Top 6 herramientas de organización de una empresa

¿Cómo sé si necesito herramientas de organización? 

Tareas repetitivas, malentendidos, pérdida de tiempo, errores… ¿Te resultan familiares? Son algunos de los indicios que muestran la necesidad de implementar herramientas de organización en las empresas.

Se trata de sistemas, aplicaciones y controles que permiten a una compañía registrar la información de cualquier departamento, controlar y mejorar los procesos, así como consolidar los datos y la toma de decisiones. Disponer de herramientas de organización es algo que toda empresa debe hacer en algún momento de su vida, pero no todas las soluciones son iguales, ni ofrecen los mismos resultados.

A la hora de gestionar correctamente las reuniones decisorias, la relación con los clientes y proveedores, los recursos humanos, el almacenamiento de la información y la administración de la empresa, se necesitan soluciones adaptadas.

Acompáñanos en este post y no te pierdas las herramientas de organización que necesita una empresa.

¿Cuáles son las mejores herramientas de organización en la empresa?

Aunque existen infinitas soluciones de organización para las compañías, cada una es diferente, puesto que depende del objetivo para el que vayamos a utilizarla.

Por ejemplo, cuando queremos conseguir reuniones eficaces, necesitamos un software que lo haga posible a través del acceso de las personas autorizadas y el repositorio de las actas. Si necesitas organizar las tareas para facilitar la toma de decisiones, lo más recomendable es un gestor de tareas que permita hacer seguimiento de las mismas.

Estos son solo algunos ejemplos de herramientas de organización en una empresa, pero hemos recopilado las más importantes para que las tengas a mano:

• Gestor de Comités, solución para conseguir reuniones eficaces

Saber gestionar las reuniones efectivas y los comités es muy importante, dado que en ellos se toman decisiones vitales para la empresa, donde están involucrados los perfiles de mayor coste. Cada minuto puede ser definitivo en las empresas, por lo que es importante invertir en soluciones que permitan optimizar las reuniones con el fin de incrementar la productividad laboral. El Gestor de Comités permite:

• Dar de alta los asuntos por las personas autorizadas.
• Priorizar asuntos de forma automática.
• Actuar en función del rol de cada persona.
• Lanzar avisos y notificaciones correspondientes a cada tarea pendiente.
• Realizar reuniones remotas para evitar viajes, traslados y aglomeraciones, así como respetar las distancias durante la pandemia del COVID-19.
• Hacer seguimiento de los asuntos gracias a la trazabilidad del sistema.

• Gestión de Ticketing, para el soporte a la gestión de incidencias

Es una herramienta orientada a la gestión de incidencias que está integrada en el backoffice de la compañía. No solo da soporte a los operadores para los distintos tipos de atención, como en la atención al cliente o la detección de fraude, sino que presenta grandes características:

• Es multicanal, lo que permite al usuario interactuar a través de email, SMS, chat o voz.
• Se integra en el backoffice, proporcionando los datos en los argumentarios y fluyendo la información en ambos sentidos.
• Optimiza el número de posiciones activas, lo que despliega agentes en distintas ubicaciones, así como en movilidad.
• Aporta trazabilidad de toda la actividad realizada.

Con la gestión de comités podrás automatizar la gestión de asuntos, convocatorias, decisiones, tareas y actas, para ganar eficiencia en la empresa y mejorar la toma de decisiones.

• Gestor de tareas GTD, para asignar y coordinar tareas

Esta herramienta de organización en la empresa permite asignar y coordinar tareas entre iguales, con control de cumplimiento de plazos. De esta forma, permite organizar las actividades entre los colaboradores de una misma área, o de distintas, compartir documentos generados, etc.

• Resuelve la asignación y el control del seguimiento de las tareas.
• Organiza las tareas en bandejas según GTD (Getting Things Done).

• Zero Code Quimera, para el diseño de procesos de negocio sencillos

Es una herramienta de organización de las empresas que permite automatizar procesos de negocio  sencillos y sin integraciones. Es decir, permite que el propio usuario diseñe sus procesos, con las tareas a realizar, el orden de ejecución y los participantes en ellas. Y todo ello de forma autónoma  sin contar con el Área de Desarrollo.

• Utiliza una interfaz sencilla.
• Identifica las tareas y los roles que deberían intervenir.
• Cada usuario participa en el proceso según su pertenencia a un rol.
• Se puede utilizar la web y el canal de correo electrónico como medio de notificación, así como para informar del avance de tareas.

• Email Dealer, para organizar de forma automática el tratamiento de buzones

Esta solución permite clasificar los emails entrantes según las palabras clave definidas o bien a través de asistentes entrenados con sistemas de aprendizaje automático (machine learning).

• Automatiza la respuesta e incluso la asignación de gestores, dependiendo de las tipologías definidas, optimizan su gestión.
• Es aplicable a buzones de atención de empleados y clientes, donde el volumen de recepción es alto y precisa de una respuesta rápida.

• Circuitos email, para integrar los sistemas corporativos con el correo electrónico

Permite el diseño de procesos de negocio o tecnológicos donde intervienen uno o varios sistemas corporativos que se comunican entre sí a través y exclusivamente del correo electrónico. 

El sistema hace que un sensor dispara una alerta que precisa la supervisión de la instalación del cliente por parte de un técnico. Este identifica y referencia la misma en los distintos sistemas corporativos. A priori, el proceso requería del desarrollo de distintos módulos de integración entre los sistemas participantes, pero con esta solución, se pueden orquestar las interacciones en un solo proceso.

Las soluciones colaborativas para aumentar la productividad

Claro que estas no son las únicas características de las herramientas de organización que necesitas. A través de nuestra BeeSuite, te proporcionamos toda la información de estas soluciones, con el fin de mejorar la productividad de tu negocio. Estas soluciones colaborativas de gestión por procesos facilitan el trabajo, la compartición de información y la toma de decisiones en un entorno de comunicación estructurado.

Sin embargo, estos son algunos ejemplos de las herramientas de organización que te proponemos. Todo depende de la finalidad y de los objetivos de tu negocio, por lo que te invitamos a que les eches un vistazo.

De pequeñas inversiones, grandes resultados

En ocasiones, una pequeña inversión puede desembocar en un elevado incremento de la productividad de una empresa. Las herramientas de organización de una empresa que hemos mencionado en este post cuentan con las características y funcionalidades necesarias para crecer y mantenerse firme respecto a los competidores. Son soluciones ágiles y óptimas que marcan la diferencia.

Si tienes dudas sobre cómo agilizar tus procesos organizativos, recuerda que puedes contactar con Cibernos.