Guía sobre RPA y su aplicación en el área de compras

La transformación digital ha llevado a la adopción de diversas tecnologías disruptivas en el ámbito empresarial, y la Automatización de Procesos Robóticos (RPA) ha emergido como una herramienta fundamental. En este contexto, exploramos cómo la RPA está revolucionando el área de compras, optimizando procesos, reduciendo costes y mejorando la eficiencia general. ¡Vamos a ello!

¿Qué es RPA y cómo funciona?

La RPA implica el desarrollo de robots capaces de acceder y trabajar en los sistemas de información y gestión de una empresa. Estos robots replican el comportamiento humano, ejecutando tareas repetitivas, como la gestión de documentos, la entrada de datos o la verificación del cumplimiento normativo, de manera precisa y trabajando 24/7. Por tanto, podemos decir que las plataformas RPA ofrecen herramientas seguras que facilitan auditorías, minimizan riesgos operativos y optimizan el tiempo, entre otras cosas.

Ventajas de la RPA en el área de compras

En el actual panorama empresarial, caracterizado por la velocidad del cambio y la demanda de eficiencia, la automatización de procesos robóticos ha surgido como una herramienta fundamental para la optimización de operaciones. En particular, el área de compras se encuentra en el epicentro de esta revolución, aprovechando las ventajas de la RPA para enfrentar desafíos tradicionales y explorar nuevas oportunidades. 

En esta exploración, recopilamos las ventajas de la RPA en el área de compras, destacando cómo esta tecnología está transformando radicalmente la gestión, eficiencia y agilidad en los procesos de adquisición empresarial. Toma nota:

Eficiencia y productividad

La RPA permite automatizar tareas repetitivas y monótonas, liberando a los empleados para centrarse en tareas más valiosas y desafiantes como la innovación de procesos o la toma de decisiones estratégicas. Esto se traduce en un aumento de la productividad.

Ahorro de costes

La automatización de procesos con RPA reduce la necesidad de contratar personal adicional, disminuyendo los costes laborales y mejorando la eficiencia en el manejo de la cola de gasto.

Precisión y reducción de errores

Los robots ejecutan las tareas de forma mucho más precisa que los humanos, reduciendo el margen de error en procesos críticos como el procesamiento de facturas.

Flexibilidad y adaptabilidad

La RPA se adapta fácilmente a cambios en los procesos de negocio, integrándose con otras herramientas y sistemas para mantener la flexibilidad operativa.

¡Y eso no es todo! Si tienes alguna duda hasta aquí, contacta con nuestros especialistas y resuélvelas.

¿Cuáles son las aplicaciones del RPA en compras?

En este punto, sabemos que la tecnología Robotic Process Automation se ha convertido en un aliado estratégico en el ámbito de las compras. Sus aplicaciones en este campo específico no solo prometen eficiencia operativa, sino que también abren la puerta a una transformación completa de cómo las organizaciones gestionan y optimizan sus procesos de adquisición. 

A lo largo de las siguientes líneas, veremos las diversas aplicaciones del RPA en compras, examinando cómo esta tecnología está revolucionando la manera en que se llevan a cabo las transacciones comerciales y la gestión de suministros:

• Gestión de datos. Limpieza, normalización y armonización automatizada de datos para mejorar la clasificación de gastos.

• Visibilidad del gasto. Uso de bots para obtener una visión integral del rendimiento de las compras, identificando oportunidades para optimizar proveedores.

• Procesamiento de facturas. Automatización del procesamiento de facturas, desde el escaneo mediante OCR hasta la contabilización en sistemas ERP.

• Inteligencia para la gestión de contratos. Utilización de metadatos de contratos para mejorar el cumplimiento, identificar riesgos y optimizar cláusulas contractuales.

• Gestión de inventarios. Supervisión automatizada de niveles de inventario, notificación de niveles bajos y generación de informes en tiempo real.

Mitos comunes sobre RPA en compras

En el fascinante mundo de la automatización de procesos, ciertos mitos han tejido una red de conceptos erróneos en torno al Robotic Process Automation aplicado a la gestión de compras. Veamos algunas de estas creencias equivocadas y arrojemos luz sobre el verdadero potencial de la RPA en el ámbito de las adquisiciones empresariales:

• Pérdida de control humano: RPA sigue reglas establecidas y siempre permite la intervención humana cuando sea necesario.

• Necesidad de muchos bots: La implementación puede comenzar con unos pocos robots y expandirse según las necesidades y el grado de automatización.

• Amenaza laboral: La RPA elimina tareas, no empleos, permitiendo a los empleados enfocarse en tareas más valiosas.

• Perfección de los bots: No hay nada 100 % perfecto; siempre hay excepciones que requieren intervención humana.

• Carga adicional para el área IT: La RPA puede implementarse como parte de un despliegue de SaaS, sin necesidad de gestionar internamente los robots.

Por tanto, RPA es una herramienta clave para revolucionar las operaciones en el área de compras. Al adoptarla de manera estratégica, las empresas pueden lograr una mayor eficiencia, reducción de costes y una mejora significativa en la satisfacción tanto de clientes como de empleados. Recuerda que en un mundo empresarial en constante evolución, la RPA en compras es un facilitador esencial de la transformación digital. Si deseas conocer más sobre soluciones RPA, no te pierdas el siguiente vídeo.

Vídeo RPA

El RPA ofrece una serie de beneficios directos, indirectos y no cuantificables, lo cual ayuda a las empresas a aumentar la eficiencia y a liberar a los empleados para que se centren en tareas más desafiantes y valiosas.