Por qué contar con un gestor de tareas para las áreas de tu empresa

¿Estás buscando la manera de mejorar la productividad en tu empresa? ¿Tienes dificultades para asignar y coordinar tareas? ¿Cómo haces para controlar el cumplimiento de los plazos?

La solución a todos estos objetivos podría ser un gestor de tareas, una herramienta útil para ayudar a administrar y organizar proyectos y tareas en todas las áreas de una organización. También es capaz de monitorizar el progreso de cada uno de tus proyectos y mantener a todos los miembros del equipo al día con los cambios.

En este artículo, explicaremos con lujo de detalles en qué consiste y las razones por las que contar con esta herramienta. 

¡Prepárate para empezar!

¿Qué es un gestor de tareas?

Es una solución para asignar y coordinar tareas entre iguales, con control de cumplimiento de plazos. Gracias al gestor de tareas, las empresas pueden organizar diferentes actividades entre colaboradores de una misma área o de distintos departamentos, compartiendo los documentos generados o los aportados. 

En el siguiente apartado, profundizaremos en las razones por las que contar con esta solución en tu empresa.

¿Por qué contar con un gestor de tareas en tu empresa?

En las siguientes líneas, te contamos detalladamente los motivos por los que contar con un gestor de tareas en tu organización:

• Mejora la productividad. Ayuda a las distintas áreas a organizar y gestionar mejor los proyectos, lo que facilita el seguimiento de estos, así como administrar mejor el tiempo y los recursos empleados. 

Por ejemplo, imaginemos un departamento de contabilidad que hace uso de este sistema y que necesita registrar las actividades relacionadas con la contabilidad de la empresa. El proceso sería similar al siguiente:

• El contador abre el gestor de tareas, ingresando sus credenciales, y el sistema verifica su identidad.
• Una vez dentro, crea una tarea, agrega los detalles relacionados, asigna a los responsables de su desarrollo y establece una fecha de vencimiento.
• Guarda la tarea, que puede gestionarla cuando desee entrando de nuevo en el sistema, editarla, guardar los cambios y hacer seguimiento de su avance. 

• Ayuda a administrar mejor el personal. Esto se debe a que les permite asignar tareas y responsabilidades a los empleados, facilitando el proceso de mantenerse al tanto de la productividad de sus empleados y asegurarse de que todos estén trabajando al mismo ritmo.

• Mantiene al personal al tanto de los cambios en los proyectos. Permite realizar un seguimiento de los cambios realizados en un proyecto y mantener a todos los involucrados al tanto de los mismos. Esto mejora la comunicación entre los miembros de la empresa y ayuda a asegurar que todos estén trabajando en la misma dirección.

• Mejora la organización. Permite a los empleados mantenerse organizados al tener un registro de todas las tareas asignadas, lo que ayuda a mejorar la eficiencia. Los empleados pueden hacer seguimiento de sus tareas sin tener que preguntar constantemente a otros miembros del equipo.

• Facilita la comunicación. Un gestor de tareas ayuda a mejorar la comunicación entre los diferentes miembros del equipo. Esto es especialmente útil para proyectos que involucran a varias personas, ya que les permite colaborar en tiempo real y compartir información, documentos, imágenes, etc.

• Mejora la gestión del tiempo. Ayuda a los empleados a mejorar su gestión del tiempo al proporcionarles una visibilidad clara de cuáles son sus tareas y cuándo deben ser completadas. Esto ayuda a los empleados a priorizar y asegurarse de que estén completadas a tiempo.

• Mejora la eficiencia. Un gestor de tareas ayuda a mejorar la eficiencia al proporcionar una forma centralizada para administrar las tareas asignadas. Esto permite a los miembros del equipo ver qué tareas se están trabajando o completando y cuáles están atrasadas.

• Resuelve la asignación y el control del seguimiento. Existen numerosos retos en la asignación de tareas que pueden ser resueltos con un gestor, así como la organización de tareas en bandejas según GTD (Getting Things Done).

• Permite el control del estado y la caducidad de las tareas. El gestor de tareas facilita la asignación y el seguimiento de las actividades asignadas a terceros, permitiendo el control de su estado y caducidad, organiza las tareas personales y corporativas, además de facilitar el control de plazos y alarmas. 

En resumen, el gestor de tareas es una herramienta útil para ayudar a las distintas áreas de una empresa a administrar y organizar proyectos y tareas. ¿Has experimentado algún problema en el seguimiento, la coordinación o el reparto de tareas y proyectos en tu equipo?

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¿Quieres conocer más detalles del gestor de tareas y proyectos?

Esta herramienta puede mejorar la productividad al permitir asignar tareas, monitorizar el progreso de los proyectos y mantener a todos al día con los cambios. Finalmente, esto se traduce en una mayor productividad y rendimiento, por lo que puede ser una gran inversión óptima. 

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