Tu empresa podría estar en riesgo: compruébalo y actúa a tiempo
Pongámonos en situación. Imagina por un momento el caso de tu empresa. Podría estar siendo...
Es un gran reto mantener la competitividad en las empresas. La búsqueda de soluciones rápidas a los retos operativos en ocasiones trae asociadas ciertas prácticas que violan la legalidad o los procedimientos internos sin saberlo.
De esta forma, las organizaciones se exponen a sanciones, eventualmente algunos escándalos, daños a su reputación y problemas de diversa naturaleza:
- En cualquier momento alguien de tu compañía puede cometer un delito en el desempeño de sus tareas, incluso sin ser consciente de ello.
- Tu empresa podría pertenecer a un sector como por ejemplo el de energías, el bancario o farmacéutico y darse el caso de que un cambio legislativo paralice parcial o totalmente la actividad de la compañía.
- Quizás deseas mejorar la productividad y hacer un seguimiento de los resultados de tu equipo comercial porque a duras penas cada mes tus comerciales alcanzan sus objetivos.
- Quizás hayas pagado multas a la administración por incumplimientos de ciertos requisitos.
- Tienes altos costes incurridos en cada evaluación que consumen muchos recursos que impiden una mayor frecuencia.
- Cuando las cosas van mal, todo el mundo escurre el bulto y nadie es el “padre” de los datos recolectados.
- Tal vez tienes problemas en la implantación de un corporate compliance que detecte con eficacia riesgos legales u operativos sin que te cueste la vida y una ampliación de capital.
- No sabes cómo medir la eficacia de los controles.
- El seguimiento de las acciones está fuera de control.
- O no dispones de un repositorio de los datos y evidencias que demuestre su origen ante terceros de forma inequívoca.
En cualquiera de los casos anteriores conviene que tu empresa disponga de una solución tecnológica de control del cumplimiento que mida no sólo el cumplimiento normativo, sino también los objetivos corporativos y el nivel de los riesgos a los que está sometida la entidad.
Por ello, con AgilePlan hemos desarrollado el Motor de Cumplimiento.
Motor de Cumplimiento
El cumplimiento, como lo entendemos nosotros, es un marco genérico para la evaluación continua y colaborativa del cumplimiento multinorma, en sentido amplio GRC y no sólo normativo. Es una solución, desarrollada sobre nuestra plataforma de gestión por procesos AgilePlan, orientada a ayudar a las empresas a operar con un riesgo riesgo controlado y facilitar una mayor eficiencia a través de la mejora continua.
El Motor de Cumplimiento se adapta a las necesidades concretas de cada organización. Además es perfectamente integrable con SAP, Navision y cualquier otro sistema de gestión ya implantado en tu empresa.
Gracias al control del cumplimiento se facilita el seguimiento continuo de cualquier marco legal, el nivel de riesgo, y los procedimientos y objetivos internos o voluntarios asumidos (i.e. DJSI, ISO 27001,...). .
¿Qué proporciona el Motor de Cumplimiento?
El Motor de Cumplimiento es una solución que permite:
- Autogestionar las normas, riesgos/requisitos y procedimientos y normas internas.
- Parametrizar y mantener actualizados los indicadores de eficacia de las medidas implantadas en la organización, que son los elementos que se evalúan de forma individual.
- Se organizan jerárquicamente en “riesgos/requisitos/ámbitos” y estos en “normas”.
- Evaluar la normas implantadas para obtener el grado de eficacia de cada control y de forma agregada el nivel de riesgo, de cumplimiento y de conformidad.
- Recoger de manera manual, o automática, las evidencias de cumplimiento y los datos necesarios para la evaluación de la eficacia de los controles.
- Integrar automáticamente los datos de los sistemas existentes en las tareas de cumplimentación (recogida de datos y evidencias).
- Fijar los valores “objetivo” para riesgos, cumplimiento y conformidad.
- Realizar la evaluación automática y a voluntad de dichos indicadores.
- Gestionar y seguir las acciones declaradas para cada incidencia detectada (planes de acción).
- Organizar los procesos y las tareas de forma colaborativa con potencial participación de toda la organización.
- Realizar el seguimiento del estado de las tareas de cumplimentación y las derivadas de incumplimientos.
- Aportar las trazas de estas tareas (quién, cuándo, qué) ante auditores y certificadores.
¿A qué problemáticas es aplicable?
Lo necesitas para prevenir y detectar problemas en las áreas de:
- Gobierno corporativo: mantenimiento de la ética y objetivos corporativos..
- Producción: para el control de los parámetros adecuados en cuanto a rendimiento y calidad. Control los contratos de proveedores/socios y evolución corporativa.
- Financiero: control de los procesos de compras y pagos, así como de las obligaciones fiscales y sociales.
- Marketing y ventas: para el seguimiento de los objetivos de venta, ética en las acciones de publicitarias y de acciones sociales.
- Personal: control del cumplimiento de leyes y normas internas relacionadas con políticas laborales, códigos de conducta, prevención de riesgos laborales, igualdad, motivación, movilidad, derechos de los trabajadores, contratación y bajas.
- Ciberseguridad: para el control de las normas ENS, RD 43/21, ISO 27001
- Sostenibilidad: para realizar la autoevaluación de índices como DJSI
Una solución para controlar y evaluar de forma continua
Es habitual que la evaluación del estado de cumplimiento se realice con escasa frecuencia, debido a lo engorrosa que es la recopilación y el análisis de los datos. Además son tareas repetitivas que por lo general comprometen gran parte del tiempo de los directivos de nivel alto y medio,¡, o de sus equipos de apoyo. Gracias al Motor de Cumplimiento es posible hacer estos análisis con más frecuencia, con relativa agilidad y sin destinar cuantiosos recursos al eliminar las tareas repetitivas de escaso valor como recoger información o elaborar presentaciones e informes.
¿Necesitas ayuda para minimizar los riesgos en tu empresa?
El Motor de Cumplimiento aportará total autonomía al área de cumplimiento, facilitando la labor evaluar la eficacia de la inversión realizada en los controles de mitigación y facilitar ante terceros la labor realizada con una mínima dedicación del equipo de cumplimiento.
Contáctanos y cuéntanos tus necesidades. ¿Quieres saber el grado de digitalización del cumplimiento en tu empresa? ¿Te ayudamos?
Sobre el autor: Sergio Grabeljsek
