¿Cómo acelerar la adopción de un nuevo programa informático?

Estamos de acuerdo en que la adopción de un nuevo producto o software a medida, CRM, BPM o una solución de Business Intelligence puede incrementar la productividad.

El reto más arduo es conseguir que lo utilicen los trabajadores. De hecho, la pobre adopción de un nuevo programa informático ocupa el 70% de las razones de fracaso en un programa nuevo, pues no se implementan metodologías que incentiven su uso.

Si te estás preguntando de qué manera romper el ciclo de “retraso” en tu empresa y estimular el cambio, la curiosidad y el uso de un nuevo programa informático, entonces sigue leyendo. Te doy pautas claras a seguir.

Una lucha contra la cultura empresarial

Así de duro puede ser. No hace falta decir que España no es Palo Alto. Nuestra mentalidad ante lo nuevo generalmente no ayuda: miedo a los riesgos, comodidad, adaptación a lo viejo aunque no sea óptimo...

En muchas empresas no forma parte de su cultura el innovar y la mejora continua. Si algo funciona, “mejor no tocarlo”, prefieren algunos.

Por otro lado, todos conocemos empresas donde la comunicación interna está llena de silencios, murmullos y misterios que hacen difícil un diálogo abierto sobre las nuevas necesidades, en este caso un programa a medida.

Se da el caso de que algunas empresas familiares, tienen una cultura que hereda dinámicas privadas del seno familiar y no ayudan a evolucionar (rencillas entre parientes, autoridades dadas por sangre y no ganadas, etc.).

Para “vencer” a la cultura empresarial, necesitas años de trabajo contra la corriente.

Sin embargo, aún en una cultura corporativa más bien conservadora hay pequeñas iniciativas que podrían dar resultado.

Te las explico.

Entender la necesidad del cambio

Dinamizar la adopción de nuevos programas a medida requiere:

1. Que los empleados conozcan los beneficios de la nueva tecnología.
2. Que se les ofrezca formación para utilizarla.
3. Que se les ofrezcan incentivos en los primeros momentos.
4. Que se creen roles (evangelizadores o embajadores líderes de opinión y con conocimientos Que apoyen el cambio).
5. Que el nuevo programa seleccionado sea intuitivo, usable y se hayan hecho pruebas del mismo.

Amplio con precisión los aspectos anteriores

1. Persuadir contando los beneficios

¿Y esto cómo me afecta? ¿Qué pierdo o gano con el uso de x? Son las preguntas clásicas ante un nuevo software.

Todos necesitamos una visión para movilizarnos. Debemos explicar a cada usuario la repercusión positiva en su performance que tendrá el programa:

• “Este es un CRM que ayudará a los comerciales a conseguir su objetivo de ventas más rápido”.
• “El nuevo BPM permitirá al área de finanzas controlar mejor los procesos”.
• “El nuevo gestor documental reducirá el uso de papel y facilitará su compartición entre departamentos”.
• “Esta solución a medida es una plataforma que optimiza la gestión de recursos humanos” .

El cambio tiene que mostrar con claridad la promesa: “trabajarás mejor y de forma más inteligente”.

Una vez se consigan los primeros beneficios por su uso, ya sean logros personales como de departamentos debemos hacer difusión de ellos. Refuerza la sensación de que es una alternativa idónea que ya está dando resultados.

2. Enséñame a usarlo

«Si escucho, olvido; si veo, aprendo; pero si lo hago, lo entiendo».

¿Qué tipo de programas de formación has diseñado? ¿Solo una charla aburrida? ¿Has pasado un manual pesado e ilegible?

Incluso la herramienta más intuitiva puede ser difícil para personas con pocas habilidades tecnológicas. En lugar de hacer a todos los trabajadores que asistan a aburridas conferencias:

• Crea sesiones temáticas y con énfasis en lo práctico;
  Segmenta el training con usuarios de nivel avanzado, intermedio y básico;
• Diversifica el material formativo y da opciones de formación (video online de las clases, pdf, píldoras por emailing, plantillas, guías y wikis)
• Haz concursos y otros eventos alrededor de la herramienta que promuevan el entusiasmo.
• Genera experiencias novedosas de gamificación para formar y mantener los conocimientos.

Y lo más importante: pregunta…

Pregunta a los colaboradores sus dudas y en qué se sienten inseguros al usar la herramienta. No desperdicies su tiempo en formaciones de cosas que ya saben. Tampoco les hagas bostezar en formaciones ultra-teóricas desligadas de sus problemas y necesidades cotidianas en el uso de la herramienta.

3. La recompensa por el uso

Funciona mejor la recompensa por el uso que el castigo.

Puedes dar incentivos como; por ejemplo, listas de usuarios más activos, hacer recursos de gamificación con puntos/estrellas, dinero o regalos -si es posible-, un anuncio con el usuario estrella del mes…

Las palmaditas, el afán de reconocimiento y la gratificación material funcionan para ganar la complicidad incluso de los más reticentes; en especial, al principio del proceso de adopción de un programa.

Junto con la recompensa implementa la más rigurosa institucionalización del uso. Crea reglas, protocolos y una rutina productiva que ubique al nuevo programa en su sitio.

¡Haz que sea indispensable su uso para el funcionamiento de cada día!

Es la creación de una mentalidad de utilidad y propósito alrededor de la herramienta lo que hará que los usuarios la adopten. Las zanahorias, las palmaditas en la espalda y los castigos, no funcionan a largo plazo para movilizar a equipos analíticos.

4. “Lo dice Paco”

En todas las empresas tenemos esos trabajadores cuyas palabras ejercen una profunda influencia en los demás. Ellos son los primeros que debes conquistar para que no saboteen el proceso. Son los embajadores del cambio, los que convencerán a los otros, los que guiarán el proceso y educarán al resto.

Elige a esas personas con más influencia, reputación, credibilidad y prestigio en la empresa (no tienen que ser necesariamente los jefes jerárquicos, ni los que son early adopters) para que sean los comunicadores de las nuevas habilidades.

En muchos casos, conviene hacer un plan de comunicación estratégica y marketing interno. ¡Controla qué se dice, cuándo, quiénes dicen, cómo y por cuál canal sobre la nueva herramienta!

Y aunque lo he dejado para el final, es también importante lo siguiente…

5. Selecciona tu solución tecnológica con inteligencia

Busca programas que sean realmente soluciones y no dolores de cabeza.

Busca que tu partner tecnológico te ofrezca participación y visibilidad de los procesos de desarrollo, tal y como hacemos en AgilePlan con nuestro prototipado evolutivo. Alguien que entienda bien tus necesidades y que para empezar no te pida una lista súper detallada de requerimientos.

Estos son algunos de mis consejos después de ver cómo en algunas empresas, nuestras mejores soluciones tecnológicas fallaban no por la herramienta sino por el entorno y la mala gestión del cambio.

A fin de cuentas, somos “animales de costumbres”.

¿Cuestión de cultura?

No permitas que un nuevo programa que puede multiplicar tus beneficios sea percibido como una interrupción no bienvenida.

¿Qué opinas al respecto?