Claves para el éxito de una implantación BPM o de gestión por procesos

Determinación de requisitos y análisis de procesos

He incluido ambos aspectos en el mismo apartado no porque se trate del mismo concepto, sino porque el análisis de procesos suele omitirse tras la definición de los requisitos.

Tanto el equipo de IT, como los responsables de cada departamento deberían estar en condiciones de elaborar conjuntamente un documento de requisitos básicos. Has de tener en cuenta que la puesta en práctica siempre revela ciertos aspectos imprevistos. Motivo por el cual, la adaptabilidad de la herramienta escogida es crítica.

No obstante, la causa de los retrasos en la puesta en marcha de una solución BPM eficaz tiene más que ver con la ausencia del análisis de los procesos.

Desgraciadamente, muchas empresas se dejan llevar por el impulso de implantar rápidamente procesos que nada tienen que ver con la realidad de la organización.

Se definen “procesos de laboratorio” al margen de las prácticas habituales de los empleados, creyendo que éstos los asimilarán sin objeción alguna.

Permíteme que sea muy claro al respecto.La implantación de una plataforma BPM tiene como propósitos el seguimiento y la optimización de los procesos existentes en una organización a través de un sistema automatizado. Si éstos no son analizados previamente, estarás intentando vestirte un traje que no te sirve.Llevar a cabo un correcto mapeo de los procesos tiene, además, otros beneficios ocultos.

Elección del BPM adecuado

Puede parecer tópico, pero muchos proyectos de BPM están condenados a fracasar desde el momento en que se escoge el software a utilizar.

Con el paso del tiempo, el mercado se ha saturado de una oferta de herramientas que no siempre reúnen las funcionalidades apropiadas o no se adaptan a las necesidades específicas de cada organización. A este respecto, te recomiendo la lectura de mi anterior artículo: 10 características fundamentales en tu sistema BPM.

Por supuesto, mi recomendación personal es que cuentes con un desarrollo a medida como los que proporcionamos en AgilePlan.

Involucración 360º de todas las partes afectadas

• Personal usuario, que debe considerar los aspectos de ergonomía e interfaz.
• Departamento de IT encargado de su mantenimiento, que tiene en cuenta las plataformas técnicas existentes y el expertise de sus técnicos.
• Responsables de departamento y cuerpo ejecutivo, en cuanto a las necesidades funcionales y de negocio que debe satisfacer y en especial el “time to market”.
• Demás implicados que, de una u otra manera, puedan verse afectados por el sistema.

No estoy sugiriéndote que la decisión se deba tomar de forma democrática. Al fin y al cabo, lograr un consenso entre los diversos departamentos y silos de poder dentro de una organización es, con frecuencia, una quimera. Sin embargo, consultar la opinión, criterio y preferencias de todos estos colectivos garantizará una asimilación más ágil y menor resistencia al cambio.

Te recomiendo la lectura del artículo: Cómo gestionar el cambio de los usuarios a nuevos sistemas.

Experimenta primero con un test piloto

El impacto real de un programa de gestión por procesos sólo puede comprobarse una vez se ha llevado a cabo el despliegue completo y se han realizado sucesivas rondas de optimización. Es decir, lleva tiempo.Sin embargo, te recomiendo probar la nueva herramienta de forma progresiva y en entornos controlados de alta visibilidad donde destaquen claramente y en poco tiempo los beneficios obtenidos. En la literatura lo encontrarás bajo la denominación “quick-win”.

Escoge un proceso que no resulte crítico para la operatividad de tu empresa. Es más, asegúrate de que su gestión es lo más sencilla y clara posible.Esto tiene múltiples ventajas:

• Es la mejor manera de reducir los riesgos y garantizar un éxito rápido.
• Dicho éxito te permitirá vencer las objeciones que aún pudieran quedar dentro de la empresa.
• Se facilita la curva de aprendizaje de usuarios y responsables técnicos.

Analiza los resultados y ajusta los procesos

Todo proyecto de implantación de una solución BPM debe guiarse por la aportación de valor que se genere para el negocio.Si no se articula un sistema que permita medir y verificar la generación de ROI positivo, todos los esfuerzos habrán resultado en vano ya que no se podrán justificar posteriores inversiones.

Obviamente, el impacto económico real tiene lugar de forma progresiva pero eso no es excusa para no llevar a cabo un seguimiento desde el primer momento.

Fija una serie de KPIs estratégicos y comprueba los resultados de la optimización de los procesos. Una vez hayas confirmado el progreso, adopta un enfoque de “mejora continua” que te guiará en el logro de una mayor eficiencia en la gestión.

Reúne al equipo adecuado

No se puede ignorar el impacto positivo que puede tener la selección correcta de los profesionales encargados de desplegar la solución BPM y contribuir a su asimilación por parte del resto de miembros de la organización.

• Identifica al principal responsable de procesos que habrá de convertirse en líder del proyecto, ya que es una persona clave.
• Selecciona a aquellos miembros de tu equipo que ya estén previamente familiarizados con la gestión por procesos y dispongan de capacidad analítica.