4 claves para realizar una simulación de flujos que genere resultados

La simulación de los flujos de trabajo puede contribuir a incrementar la eficiencia de los procesos sin necesidad de asumir riesgos innecesarios durante el proceso de mejora.

Al fin y al cabo, antes de poner en marcha un nuevo flujo de trabajo o realizar cambios drásticos en aquellos que ya están en funcionamiento, vale la pena contar con un campo de pruebas en el que comprobar el impacto que un hipotético cambio podría tener en el negocio.

Las soluciones de Business Process Management o BPM que proporcionan este tipo de funcionalidades cuentan así con un importante valor añadido, dado que dotan a la empresa de una mayor flexibilidad a la hora de afrontar posibles cambios en los flujos de trabajo y los procesos.

Esto tiene repercusiones directas en la capacidad de los equipos para tomar todo tipo de decisiones, ya se trate de ámbitos operativos o puramente estratégicos.

Evita crear una simulación al margen del flujo existente

Comenzar a crear un flujo de trabajo simulado desde cero puede resultar muy tentador. Sin embargo, esto supone ignorar una gran cantidad de variables que sólo pueden ser percibidas si se conoce la realidad práctica de los procesos.

Llevar a cabo una simulación dejando de lado la realidad de la organización tan sólo supondrá más trabajo, una vez dicha simulación sea puesta en práctica o sea cotejada con los flujos de trabajo que ya están en funcionamiento.

Este requerimiento nos lleva a la siguiente clave.

Incluye la información necesaria

Si se quiere realizar una simulación de flujos que ofrezca la máxima fiabilidad posible, es necesario disponer de los datos y la información adecuada.

Datos concernientes al diseño

La simulación necesita tomar como punto de partida el flujo de trabajo activo en ese momento, así como todo lo referente a los puestos involucrados dentro del organigrama, los flujos de información y tareas de control llevadas a cabo, etc.

Datos históricos

Todo flujo de trabajo activo debe haber acumulado una gran cantidad de información y documentación acerca de aspectos tales como, los rangos de tiempo de ejecución de las tareas y cualquier otro dato semejante. Para realizar una simulación con un alto nivel de predictibilidad, se necesitan todos los antecedentes históricos disponibles.

Datos estáticos

Por último, se requiere la información que afecta al flujo de trabajo en un determinado punto o momento de ejecución. De lo contrario, no será posible conocer el progreso de dicho flujo paso a paso.

Utiliza un simulador versátil

El software utilizado para llevar a cabo las simulaciones de flujos de trabajo debe proporcionar la suficiente variedad de plantillas, como para adaptarse a las características singulares de cada departamento, ya se trate de IT, recursos humanos, comercial, finanzas, etc.

Así mismo, las plantillas y demás campos deben poder ser personalizados para adaptarse a la idiosincrasia de los procesos internos de cada organización.

Utiliza métodos de visualización de flujos de trabajo

Con el fin de que la simulación pueda ser examinada por la mayor cantidad de empleados posible y así disponer de más opiniones y puntos de vista, es prioritario que el flujo sea presentado de una forma visual.

Por un lado, esto permite que todos los aspectos y etapas del proceso puedan ser examinados con una perspectiva global, lo cual facilita la identificación de incongruencias o cuellos de botella.

Por otro, posibilita el examen rápido por parte de quienes no hayan formado parte activa de la creación de la simulación pero cuyo punto de vista pueda resultar relevante a posteriori.

La simulación de flujos de trabajo pueden contribuir notablemente a mejorar los procesos de tu negocio, siempre y cuando sea realizada desde una perspectiva realista y contando con la información y los recursos adecuados.

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