Los desafíos en la implantación de Business Intelligence y su solución

La popularidad de los procesos y tecnologías propias del Business Intelligence está experimentando un considerable crecimiento a lo largo de los últimos años.

Sin embargo, los CIOs y demás responsables de IT tienen serias dificultades para lograr que los proyectos relacionados con este ámbito lleguen a consolidarse con éxito.

Según cifras proporcionadas por Gartner, cerca del 70% de los proyectos de Business Intelligence presentan incoherencias internas que los hacen inviables.

Existen muchos motivos para explicar los altos índices de fracaso. En este artículo, analizaremos 5 de los más importantes desafíos del proceso de implantación de Business Intelligence.

Lograr el apoyo de todo el equipo ejecutivo

Lograr que todo el cuerpo ejecutivo apruebe y apoye la instauración de tecnologías relacionadas con la Inteligencia del Negocio es un paso imprescindible si se quiere disponer de ciertas garantías de éxito.

Salvo que se haya una previsión excepcionalmente escrupulosa de los requerimientos técnicos, económicos y humanos, lo más probable es que surjan problemas durante el proceso de ejecución. Esto puede implicar ciertos retrasos o incluso un aumento de los costes respecto al presupuesto originalmente estimado.

En el momento en que esos problemas afloren, aquellos miembros del equipo ejecutivo que no estén de acuerdo con el proyecto, aprovecharán la ocasión para criticarlo y sabotear cualquier intento de superar las dificultades.

Solución:

Para conseguir el apoyo de todo el cuerpo ejecutivo, es necesario identificar de forma pormenorizada los aspectos en los que sus respectivos departamentos se verán beneficiados.

Una vez el proceso comienza, es fundamental garantizar la obtención de resultados tangibles y medibles en el corto plazo. De esa manera, será mucho más fácil reforzar el apoyo recibido y mitigar las críticas prematuras.

Prever los cambios en los requerimientos previos

Los retrasos e incremento de costes durante la ejecución de un proyecto de Business Intelligence no sólo son consecuencia de una estimación incorrecta de los requerimientos.

A menudo, las necesidades y prioridades del cliente interno cambian durante el proceso. Esto puede deberse a múltiples motivos:

• Falta de concreción de algunos requerimientos.
• Desacuerdos en torno a la definición de determinados conceptos y KPIs.
• Desconocimiento inicial del verdadero potencial del proyecto.

Si no se tiene en cuenta esta realidad cambiante, es muy probable que se generen retrasos o no se pueda llegar a completar el proyecto, debido a un estancamiento en la toma de decisiones.

Solución:

En primer lugar, es imprescindible que los responsables de los departamentos, así como los usuarios finales de la tecnología implementada conozcan el potencial de la misma y puedan solicitar las prestaciones adecuadas.

No obstante, ni siquiera la más clara de las explicaciones técnicas puede evitar un cambio de parecer durante el proceso de implantación. Es por ello que también deben utilizarse metodologías de desarrollo ágil, las cuales garanticen la realización de las diversas fases del proyecto, impidiendo la interrupción en momento críticos.

Gestionar el volumen y multiplicidad de los datos

A menudo se tiene la errónea creencia de que las herramientas de Business Intelligence son capaces de recibir y asimilar cualquier tipo de datos provenientes de los sistemas de IT, y transformarlos directamente en informes y conclusiones útiles. Desgraciadamente, el proceso no es tan sencillo.

De acuerdo con Forrester, el 64% de los tomadores de decisiones de las empresas tienen dificultades para extraer conclusiones de sus dashboards o tableros de mediciones.

Las herramientas de Business Intelligence sólo lograrán extraer información concluyente y práctica cuando los datos proporcionados estén en el formato y localización adecuados.

Solución:

La realidad se caracteriza por una multiplicidad de fuentes y formatos distintos, los cuales requieren de un previo formateo y almacenamiento o, más concretamente, un proceso de extracción, transformación y carga, denominado ETL.

Por supuesto, existen herramientas de Business Intelligence con funcionalidades ETL integradas, pero el proceso sigue requiriendo un conocimiento y configuración previa de las mismas.

Lograr la implementación por parte de los usuarios finales

De acuerdo con Rita Sallam, vicepresidenta del departamento de investigación de la consultora Gartner, el descubrimiento de datos o “smart data discovery” tiene la capacidad para ampliar el acceso a análisis complejos a usuarios que no cuentan con una formación exhaustiva en analítica, lo cual representa cerca del 70% de los miembros de una organización.

Sin embargo, uno de los grandes desafíos a la hora de implantar una solución de Business Intelligence es, precisamente, lograr que los usuarios de la misma la utilicen.

Las cifras publicadas por BI Scorecard indican que la adopción de este tipo de tecnologías por parte de los empleados se mantiene en torno al 22%. En aquellos casos en los que se han adoptado soluciones móviles, el nivel de adopción alcanza el 42%.

Solución:

La aceptación y utilización de las herramientas de Business Intelligence por parte de los empleados responde tanto al nivel de formación que estos reciban, como a las facilidades que se les brinden para hacer uso de las mismas.

Mantener el foco en la misión del negocio no en la tecnología implementada

La utilización de una determinada tecnología o herramienta de Business Intelligence siempre debe estar al servicio de los objetivos del negocio, nunca al revés.

Sin embargo, son frecuentes los casos en los que la toma de decisiones por parte de las organizaciones se ve ralentizada debido a impedimentos técnicos, ya sea por imposiciones desde el departamento de IT o por las propias limitaciones de la herramienta escogida.

Solución:

Es necesario que cada organización cuente con un interlocutor capaz de comunicar de forma práctica y coherente al departamento de IT con el resto de departamentos.