Cómo sacar más partido del Business Intelligence

Durante los últimos años, el acceso a la tecnología ligada a la Inteligencia de Negocios o Business Intelligence (BI) se ha democratizado considerablemente.

Lo que antes sólo estaba al alcance de empresas con grandes departamentos de IT, ahora también puede ser utilizado por aquellas pymes dispuestas a realizar cierta inversión económica. Sin embargo, el provecho que cada negocios saca de las herramientas de BI aún está en entredicho.

¿Qué quiere decir eso?

Mientras que, para algunos, la Inteligencia de Negocios se resume en una serie de gráficas que los ejecutivos utilizan para la toma de decisiones, para otros se ha convertido en un elemento predictivo indispensable y totalmente integrado en cada uno de los estratos de su empresa.

Si quieres asegurarte de sacar el máximo partido de las herramientas de BI utilizadas en tu negocio, te recomendamos leer los siguientes consejos.

Democratiza las herramientas por toda la organización

A menudo, la implantación de una determinada herramienta de BI responde a una necesidad específica por parte de un departamento, que termina siendo el único usuario de la misma.

En otras ocasiones, se obliga a una gran cantidad de empleados a nutrir a la herramienta con información pero, luego, los datos e informes sólo están disponibles para determinados ejecutivos.

Una de las grandes ventajas del BI es que puede beneficiar a cada uno de los departamentos de tu empresa. Las sinergias generadas por la implantación simultánea de una misma herramienta en distintos ámbitos de la organización son incalculables.

Y lo que es mejor:

La productividad de los empleados también puede verse incrementada cuando disponen de información centralizada, filtrada y adecuadamente expuesta.

Incorpora opciones de autoservicio

En nuestro artículo acerca de las características esenciales de una solución de BI, hacemos alusión a la importancia de que los empleados puedan utilizar las herramientas de BI sin necesidad de contar con la asistencia de personal de IT.

Esta situación era muy habitual en el pasado y tan sólo contribuía añadir más carga de trabajo al equipo de IT y ralentizar la toma de decisiones por parte de otros departamentos.

Si quieres maximizar el rendimiento conseguido con las herramientas de BI, asegúrate de que incorporen funcionalidades que permitan una utilización autónoma por parte de los usuarios finales.

Utiliza datos internos y externos

Hace apenas unos años se insistía en la necesidad de incorporar toda la información de los clientes en los paneles de BI. Esto incluía los datos del CRM, el departamento de atención al cliente y demás fuentes internas.

Esta recomendación sigue totalmente vigente y, de hecho, las fuentes de información se han ampliado gracias a la llegada de herramientas de marketing automation y analítica online.

Pero, eso no es todo. El mundo del Big Data no se reduce a la información creada internamente por una organización.

Actualmente, hay una gran cantidad de información disponible en fuentes externas como, por ejemplo, predicciones meteorológicas, tendencias de consumo, etc.

Incorporar esta información en las soluciones de BI y cruzarla con los datos internos contribuirá a lograr informes mucho más valiosos y fiables.

Business Intelligence también en dispositivos móviles

De acuerdo con la consultora Clutch, el 41,5% de los usuarios de soluciones de BI acceden a los datos a través de sus smartphones y tabletas. Además, el 60% de éstos lo hacen diariamente.

Teniendo en cuenta la imparable implantación de los dispositivos móviles en nuestra vida diaria, la eficiencia en la utilización de una solución de Business Intelligence pasa porque esté disponible en la mayor cantidad posible de dispositivos electrónicos.

Programa alertas y automatiza informes

Con frecuencia, las herramientas de BI son utilizadas de una forma totalmente reactiva. Es decir, se solicita información y se reciben informes en diversos formatos gráficos.

¿Y si pudieras programar avisos en función de determinados eventos?

Este tipo de herramientas pueden funcionar de una manera mucho más proactiva, de manera que, cuando se registren determinados datos o KPIs en unos rangos concretos, el sistema emita una alerta destinada al usuario que la programó e incluso cree y envíe el informe correspondiente.

Incorpora funcionalidades predictivas

Por regla general, se hace especial hincapié en la importancia de dotar a las herramientas de BI con información lo más actualizada posible. Sin embargo, no se debe cometer el error de menospreciar la información anterior.

La acumulación de datos pertenecientes al pasado nunca debería considerarse como un ejercicio de almacenamiento de información obsoleta.

¡Todo lo contrario!

A menudo, este tipo de información constituye una importante base de conocimiento que puede ser empleado por las soluciones de BI para realizar estimaciones y predicciones sobre la evolución futura del negocio.