Los 6 indicadores de gestión de proveedores

Los proveedores son la columna vertebral de cualquier empresa. Son esenciales para garantizar la eficiencia operativa de los negocios de hoy en día, especialmente en el contexto actual, donde las relaciones entre proveedor y contratista son cada vez más frecuentes y necesarias. Esto ha resaltado la importancia de llevar a cabo una gestión colaborativa entre unos y otros, donde juega un papel fundamental la medición en lo que respecta al cumplimiento y eficacia de estas relaciones contractuales.

Los indicadores de gestión de proveedores ayudan a las organizaciones a medir el desempeño de los proveedores frente a los estándares o puntos de referencia acordados. En este artículo, veremos 6 métricas de gestión de riesgos de proveedores, indispensables para las organizaciones que dependen de terceros para llevar a cabo su actividad empresarial.

Indicadores clave de desempeño (KPIs) en la gestión de proveedores

La creciente interdependencia entre organizaciones ha posicionado a los proveedores y contratistas como actores estratégicos en el desarrollo de cualquier proyecto. La gestión eficaz de estas relaciones se ha vuelto imperativa, demandando un enfoque proactivo y basado en datos. En este contexto, la definición e implementación de Indicadores Clave de Desempeño (KPIs) específicos para la gestión de la coordinación de actividades empresariales se erige como una herramienta fundamental para medir, evaluar y mejorar el desempeño de estos colaboradores externos.

La selección de KPIs relevantes para la gestión de proveedores debe estar alineada con los objetivos estratégicos de la organización y con los requisitos específicos de cada proyecto. En el ámbito de las organizaciones actuales, estos indicadores deben permitir evaluar de manera objetiva y cuantificable el desempeño de los proveedores en relación con el cumplimiento normativo, la prevención de incidentes y la gestión de riesgos.

Riesgos de una gestión ineficaz de tu red de proveedores

La gestión ineficaz de la red de proveedores puede tener consecuencias graves para cualquier organización, que pueden verse reflejadas tanto en su operativa diaria como su reputación a largo plazo. En las siguientes líneas, detallaremos algunos de los principales riesgos asociados:

1. Inumplimiento normativo y legal: Una gestión deficiente puede llevar a incumplimientos de las normativas legales y regulatorias, especialmente en sectores altamente regulados como el financiero, alimentario, o de la salud. Esto puede resultar en sanciones, multas y litigios costosos, además de dañar la reputación de la organización.
2. Calidad del producto o servicio: La falta de un control riguroso sobre los proveedores puede afectar directamente la calidad de los productos o servicios ofrecidos por la organización. Los proveedores o terceros que no cumplen con los estándares de calidad pueden generar defectos, retrasos en la entrega, o incluso la retirada de productos del mercado, lo cual afecta la confianza del cliente y la reputación de la marca.
3. Riesgos financieros: Un proveedor ineficiente o que no cumpla con sus obligaciones contractuales puede ocasionar pérdidas financieras significativas. Estos riesgos pueden manifestarse en forma de sobrecostos, interrupciones en la cadena de suministro, o la necesidad de recurrir a proveedores alternativos más costosos.
4. Daño reputacional: Cualquier problema con los proveedores, como fallos en la calidad, incumplimientos normativos, o prácticas laborales inadecuadas, puede dañar gravemente la reputación de la organización. La gestión ineficaz de los proveedores es a menudo vista como una falta de control y responsabilidad, lo que puede causar la desconfianza de los clientes, socios y reguladores.
5. Incremento de riesgos operacionales: La ineficacia en la gestión de proveedores puede incrementar significativamente los riesgos operacionales. Esto incluye desde fallos en la entrega de insumos críticos hasta problemas con la gestión de inventarios, lo cual puede paralizar la operativa de la organización y afectar la continuidad del negocio.
6. Riesgos ambientales y sociales: Los proveedores que no cumplen con las normativas ambientales o sociales pueden exponer a la organización a críticas públicas, sanciones por incumplimientos de responsabilidad social corporativa, o a crisis de relaciones públicas. Esto es particularmente relevante en un entorno en el que los consumidores y reguladores son cada vez más conscientes y exigentes en cuanto a la sostenibilidad y la ética empresarial.
7. Pérdida de oportunidades de innovación: Una red de proveedores mal gestionada puede limitar la capacidad de la organización para innovar y adaptarse a nuevas oportunidades de mercado. La falta de una colaboración eficaz y de alineación estratégica con los proveedores puede resultar en la pérdida de ventajas competitivas y en una menor capacidad para responder a las demandas cambiantes del mercado.

Una gestión eficaz de la red de proveedores es, por tanto, esencial no sólo para minimizar estos riesgos, sino también para asegurar el éxito y la sostenibilidad a largo plazo de cualquier organización.

6 indicadores clave para la gestión de proveedores

A continuación, detallamos algunos KPIs que pueden ser utilizados para medir el desempeño en la gestión de proveedores:

• Cumplimiento de roles y responsabilidades

En el marco de las relaciones empresariales, es fundamental definir claramente los roles y responsabilidades tanto del proveedor como del contratista. Un indicador relevante en la gestión de proveedores sería evaluar el grado de cumplimiento en la asignación y ejecución de estos roles y responsabilidades. Este aspecto es crucial para asegurar que las funciones delegadas se realicen conforme a lo pactado, contribuyendo así al éxito global del proyecto.

• Cumplimiento de controles operacionales

Las actividades llevadas a cabo por proveedores y contratistas pueden generar riesgos significativos para los trabajadores, tanto propios como del contratante, así como impactos ambientales. Por ello, se deben establecer controles operacionales que sean de estricto cumplimiento por parte de los empleados del contratista.

Sin embargo, dado que estos controles no siempre se respetan, resulta vital que el contratante implemente un riguroso sistema de seguimiento. El grado de cumplimiento de estos controles debe considerarse como un indicador de gestión, especialmente si su incumplimiento puede provocar retrasos, sanciones legales, pérdidas económicas o multas.

• Evaluaciones de desempeño

Las normativas internacionales como ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018 destacan la responsabilidad del contratante en la realización de evaluaciones de desempeño a proveedores y contratistas. Estas evaluaciones son esenciales para garantizar que los procesos y funciones externalizados se encuentren bajo control y que los requisitos del sistema de gestión HSE se cumplan. Por lo tanto, los resultados de estas evaluaciones, junto con los criterios evaluados, constituyen indicadores clave para la gestión efectiva de proveedores.

• Administración del riesgo

La gestión del riesgo es un aspecto crítico en la coordinación de actividades empresariales, especialmente en lo que respecta a la seguridad, salud y medio ambiente (HSE). La manera en que los proveedores y contratistas abordan y gestionan los riesgos tiene un impacto directo en los índices de accidentalidad y enfermedades laborales. Algunos indicadores relevantes en este ámbito incluyen la frecuencia y severidad de los accidentes, la proporción de accidentes laborales mortales, la prevalencia e incidencia de enfermedades laborales y el ausentismo por causas médicas.

• Auditorías

La realización de auditorías a proveedores y contratistas es una práctica esencial que permite evaluar el nivel de cumplimiento con el Sistema de Gestión HSE. Los resultados de estas auditorías, así como el desarrollo y cumplimiento de los planes de acción derivados, proporcionan información valiosa que puede ser utilizada como indicadores de gestión para monitorear el desempeño y cumplimiento de los proveedores.

• Capacitación y formación

Es responsabilidad del proveedor o contratista asegurarse de que su personal posee las competencias necesarias para cumplir con las funciones estipuladas en el contrato. La implementación y cumplimiento de planes de formación específicos es otro aspecto que puede ser medido como indicador de gestión. Este enfoque garantiza que el personal esté debidamente capacitado, lo que se traduce en un desempeño más seguro y eficiente.

Evaluar efectivamente el desempeño de tu red de proveedores a través de una serie de indicadores es una tarea que depende más específicamente de tu propia organización.

Es importante ir más allá de simplemente enumerar posibles indicadores que podrían aplicarse a proveedores, una información fácilmente accesible mediante una búsqueda en línea. El objetivo debe ser que cada empresa diseñe sus propios indicadores de gestión, alineados con su realidad y necesidades específicas. Esto garantizará que los indicadores sean efectivos y que realmente contribuyan a la mejora continua de la red de proveedores.

Evalúa el desempeño y cumplimiento de tu red de proveedores con GessDATA

Como hemos dicho en líneas anteriores, está en manos de los contratistas definir una serie de indicadores clave que pondrán de manifiesto características como el nivel de cumplimiento normativo, la prevención de incidentes y la gestión de riesgos de su red de proveedores. Esto, sin embargo, no quiere decir que no puedan apoyarse en fuerzas externas para llevar a cabo esta tarea con éxito.

En este caso, hablamos de herramientas como GessDATA. Esta solución en la nube creada por Cibernos, ofrece una serie de funcionalidades que simplifican y optimizan la gestión de proveedores, permitiendo a las organizaciones:

• Centralizar la información: Almacenar de forma segura y accesible toda la documentación relacionada con los proveedores, como contratos, certificaciones, evaluaciones de desempeño, etc.
• Automatizar procesos: Agilizar tareas repetitivas como la recopilación de datos, la generación de informes y el seguimiento de indicadores.
• Visualizar el desempeño: Presentar los datos de forma clara y concisa a través de paneles de control personalizados, facilitando la identificación de tendencias y áreas de mejora.
• Fomentar la colaboración: Facilitar la comunicación y la colaboración entre las diferentes áreas de la organización involucradas en la gestión de proveedores.
• Cumplir con los requisitos normativos: Asegurar el cumplimiento de las normas ISO y otras regulaciones aplicables.

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