Ventajas de usar aplicaciones para gestión de tareas

Existen infinidad de razones por las que usar los gestores de tareas. Desde compartir proyectos en tiempo real, hasta la posibilidad de hacer búsquedas internas con rapidez. Seguramente, no andamos muy lejos de la realidad cuando decimos que has escuchado hablar de Trello, Asana o Google Keep. Eso si no has utilizado ya alguna de estas aplicaciones de gestión de tareas.

¿Por qué cada vez son implantadas por más empresas? ¿Cuáles son sus ventajas? Nuestro objetivo de hoy es dar respuesta a estas y otras preguntas. 

¿Qué es una aplicación para gestión de tareas?

Son herramientas que sirven para hacer seguimiento de las tareas durante todo su proceso, delegar tareas, generar subtareas y establecer plazos para asegurar su cumplimiento a tiempo. El software encargado de gestionar tareas permite trabajar de forma productiva y eficiente. Sus características dependen de cada herramienta, por lo que vamos a mostrarte algunas de ellas: 

Trello:

• Organizar tareas en modo pósit.
• Su interfaz está organizada en forma de tableros donde puedes crear tus notas y actividades.
• Organizar por fechas, asignar prioridades e incluir anotaciones.
• Crear múltiples perfiles para cada compañero de trabajo donde definir las tareas pendientes.
• Sistema de señalización para notificar prioridades.
  

  Todoist:

• Categorizar y subcategorizar tareas.
• Crear tareas y subtareas.
• Definir prioridades por tarea y asignar etiquetas.
• Establecer fechas límite y recordatorios.
• Buscar tareas y establecer filtros.
  

  Asana:

• Asignar tareas a personas.
• Añadir fechas de vencimiento.
• Escribir comentarios.
• Adjuntar archivos.
• No hay límites en el número de proyectos.

¿Has utilizado alguna de estas herramientas de gestión de tareas en tu empresa? ¿Te gustaría conocer otras opciones? ¿Cómo pueden mejorar la organización de tus proyectos? Es el momento de conocer sus beneficios y de compartir tus dudas con Cibernos.

13 ventajas de usar un gestor de tareas en la empresa

O lo que es lo mismo, ¿qué problemas resuelve esta herramienta? Todos los miembros de la misma pueden conocer el estado de las tareas en todo momento, pero este no es el único beneficio. ¡Hay vida más allá!

1. Identificar a la persona indicada para ejecutar una tarea y asignarla.
2. Organizar recordatorios para no generar incumplimientos.
3. Revisar el seguimiento de las tareas periódicamente.
4. Claridad en los plazos solicitados y si se pueden asumir o no.
5. Organizar diferentes tareas entre colaboradores de una misma área o de distintas.
6. Compartir proyectos con el resto de compañeros en tiempo real.
7. Agilizar la búsqueda de tareas gracias al motor de búsqueda interna.
8. Velocidad de carga rápida.
9. Comprobar de un vistazo el estado de cada tarea y enfocar los esfuerzos.
10. Mantener organizados los proyectos.
11. Recibir actualizaciones constantes.
12. Aumentar la productividad del equipo.
13. Integración de otras herramientas. 

Las ventajas pueden variar en función de cada herramienta de gestión de tareas, pero las que hemos compartido contigo son los beneficios habituales de su implementación. Los puntos débiles de un software son las fortalezas de otro. Por eso, estas herramientas siguen evolucionando hacia nuevos gestores basados en la filosofía GTD (Getting Things Done).

Necesito un gestor de tareas, ¿cómo las organizo?

Se puede organizar tareas sin morir en el intento. Y para ello, lo primero es eliminar los lastres que bloquean la productividad. Lo segundo, elegir la herramienta adecuada. Y lo siguiente, identificar los resultados que esperas, los pasos para conseguirlos, la persona más adecuada para ejecutarlos, tener claros los plazos solicitados, organizar recordatorios y revisar periódicamente el avance de las tareas solicitadas.

Siguiendo los pasos de la metodología GTD, la automatización de tareas ayuda a organizarlas a través de la recopilación de proyectos, el procesamiento, la organización por tipo y tiempo de respuesta, la revisión diaria y la puesta en práctica (dedicar más tiempo a hacer que a organizar).

La gestión de tareas y el trabajo colaborativo

Este tipo de trabajo se da cuando se forma un grupo y se asigna una tarea para que se desarrollen actividades diferentes pero con un objetivo común. Son acciones interdependientes, y en el marco de esas interacciones, se produce un aprendizaje. Por eso, también es habitual hablar de aprendizaje colaborativo. El saber se aumenta y mejora cuando interactuamos con los demás.

Hoy en día, sin el trabajo colaborativo, gran parte de las tareas que se realizan en las empresas no podrían llevarse a cabo. La necesidad de vivir en comunidad está cada vez más presente en nuestra sociedad y está afectando a la empresa. De hecho, algunas están sacando de esta complejidad modelos de innovación, como el trabajo colaborativo.

¿Sabías que las personas que trabajan en proyectos de co-creación afirman ser más eficientes, productivas y eficaces?

No es lo mismo trabajar en equipo que colaborar en equipo. El uso de smartphones, PCs y tablets, entre otros, son cada vez más populares para trabajar. Con la colaboración, hay espacio para expresarse, la comunicación es fluida, aumenta la productividad y se detectan nuevas oportunidades.

El trabajo colaborativo es posible desde cualquier lugar y dispositivo. Gracias a las herramientas de gestión de tareas, gestionarlas, hacer seguimiento y aumentar la productividad. De hecho, Internet surge precisamente por la necesidad de llevar a la práctica el trabajo colaborativo, compartir información, etc.

En definitiva, es trabajar en conjunto para sacar adelante el trabajo de forma más eficiente. El software como servicio y las aplicaciones de gestión han facilitado que en una misma versión del archivo se pueda verter información de manera concurrente, sin importar donde se encuentra el usuario ni el documento a editar.

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