¿Te gustaría tener unas reuniones más efectivas en tu empresa pero no sabes por dónde empezar? Lo cierto, es que muchos negocios se enfrentan a esta situación tarde o temprano. A medida que la empresa crece, tendemos a valorar más el tiempo y cada minuto es oro. Por ello, es importante invertir en productividad para que las reuniones “desorganizadas” no nos pasen factura.
Consejos para tener reuniones efectivas
¿No consigues que las reuniones de tu empresa sean efectivas? ¿Sientes que no son productivas o que les dedicas más tiempo del necesario? Si quieres empezar a hacer bien las cosas, es importante que prestes atención a estos trucos:
- Invierte en automatización: para que tus reuniones de trabajo sean efectivas de una vez por todas, es importante que inviertas en la automatización de la gestión de los asuntos, convocatorias, decisiones, actas y tareas. Que todo esté perfectamente automatizado para que no haya ningún inconveniente que afecte al desarrollo normal de la misma.
- Mantén la información de cada asunto actualizada, bien identificada y al alcance de los decisores y resto de participantes.
- Invierte en flexibilidad y coordinación: hoy en día, es imprescindible que la empresa pueda coordinar el trabajo de los distintos empleados sin necesidad de su presencia física. De tal forma que los convocados puedan estar informados de todo sin necesidad de acudir presencialmente.
- Diseña un orden del día y haz que llegue a los convocados: es fundamental realizar un plan de la reunión: cómo será, temas a tratar, hora, lugar, personas que asistirán y otra información que consideres de interés.
- Respeta el horario: lo ideal es que las reuniones de trabajo no excedan 1 hora de duración, salvo que haya muchos temas a tratar. Pero también es importante respetar los tiempos.
- Tiempo para preguntas y respuestas: deja algunos minutos finales para las preguntas o respuestas; es una de las partes más importantes de la reunión.
- Convoca a las personas necesarias: para que una reunión de trabajo sea eficaz, es importante que se convoquen solo a las personas directamente implicadas. Ya podrán acceder a las conclusiones y acta posteriormente si no se requiere su participación en la toma de decisiones.
- Evita desplazamientos: Organiza solo reuniones presenciales cuando sea estrictamente necesario o no implique grandes desplazamientos. Este tiempo también cuenta.
- ¿Hay que tomar decisiones o solo compartir información? Sólo si se trata del primer caso tiene sentido convocar a los participantes a una reunión. Si no es el caso, esa reunión se podrá evitar. Así que antes de convocar una reunión, asegúrate de que es imprescindible.
Solo con seguir estos consejos verás cómo tus reuniones empiezan a ser más eficaces desde el primer momento. Es una manera de poner en marcha buenas prácticas, de hacer bien las cosas para incrementar la productividad laboral.
A menudo, las empresas dedican a reuniones más horas de las que realmente necesitan. Y es un tiempo valioso especialmente debido a los altos perfiles que intervienen. Por lo que, con un software de gestión de comités podrías empezar a notar la diferencia.
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Esperamos que estos consejos para que tus reuniones sean más efectivas te sean de utilidad. Será un placer aclarar cualquier duda que te pueda surgir.