¿Cómo gestionar el cambio de los usuarios a nuevos sistemas?

En este proceso generalizado de transformación digital, muchas compañías se han visto obligadas a cambiar sus sistemas de gestión empresarial para adaptarse a los nuevos tiempos. Pero la transición hacia nuevos sistemas no siempre es fácil. ¿Cómo gestionar el cambio? ¿Qué se puede hacer para mejorar la adopción de los empleados?

Creo que todo el mundo estará de acuerdo conmigo: un cambio de sistema de gestión empresarial puede convertirse en un auténtico quebradero de cabeza para los directores de departamento implicados, y muy especialmente para el CIO, si las cosas no se hacen como deben.

Una infografía publicada en ClinchPad revela que la implementación de una solución de CRM tradicional puede tardar hasta 6 meses (si se trata de una solución de movilidad, la cifra puede descender ligeramente). Cuando se trata de un ERP que abarca todas las funciones de la empresa, la cosa se complica todavía más.

«El Informe ERP 2014: Gestión del Cambio Organizacional» indica que el 100% de las organizaciones encuestadas sufrió algún tipo de interrupción operativa en el momento de la puesta en marcha de su ERP (de las cuales el 60% paralizó su implementación... ¡durante un mes o más!).

En otro tipo de software de gestión empresarial como el BPM o el BI, todos los CIOs coinciden en que la selección de funcionalidades, datos relevantes, etc., dilatan excesivamente los tiempos de implementación y obstaculizan la adopción por parte de los empleados.

Para explicar los elementos que pueden facilitar la adopción de nuevos sistemas he creado este artículo que espero te sea útil.

Empezamos por...

1. Alinear los aspectos técnicos de IT con los aspectos funcionales del negocio

Es cierto que un cambio en los sistemas de la empresa es un cambio organizativo y puede transformar ciertos procesos. Pero las características técnicas del nuevo software deben responder a los aspectos funcionales del negocio y a sus objetivos.

Un enfoque predominantemente centrado en la tecnología que olvide cuáles son las verdaderas metas empresariales es uno de los factores que conduce al fracaso en la implementación de sistemas de gestión empresarial.

Escoge las que consideres importantes desde un punto de vista empresarial, las que faciliten el trabajo de los empleados, que son los auténticos usuarios, y también aquellas que pueden integrarse con tecnologías emergentes, o que permiten la escalabilidad.

2. Escuchar las necesidades y los problemas de los directores de departamento

Del CIO moderno se espera que sea dialogante y que establezca lazos de comunicación con el resto de directores de departamento.

Es posible que realizando una gestión conjunta del cambio con el resto de directores. Pero sea cual sea su grado de implicación, escúchalos. Hazte eco de sus necesidades, sus preocupaciones, sus problemas y sus expectativas... Te ayudarán a centrar tu atención en los aspectos más vinculados al negocio y a los objetivos empresariales.

3. Explicar cuáles son las ventajas del nuevo sistema

Debes realizar una labor pedagógica en la empresa. Procura que todo el mundo, desde los ejecutivos hasta los empleados pasando por los mandos intermedios, entiendan por qué se cambia hacia otro sistema.

Los empleados suelen ofrecer resistencia a las transformaciones y es fundamental que entiendan el porqué de los cambios.

4. Ganar el apoyo de los empleados más hábiles con la tecnología

Uno de los gastos ocultos que suele tener la implementación de nuevo software en la empresa es la formación de los trabajadores.

Presta especial atención al personal más capacitado desde un punto de vista tecnológico. Pueden ser tus aliados en la gestión del cambio de los empleados a nuevos sistemas.

5. Definir la política de movilidad

Es necesario que el nuevo sistema implemente de un modo u otro la movilidad. Una encuesta realizada por The Economist Intelligence Unit indica que los jefes y directores empresariales que más fomentan el uso de tecnología móvil tienen empleados que se dan a sí mismos puntuaciones superiores a la media en:

6. Escoge bien a tu socio proveedor de tecnología

Como desarrolladores de software rápido en AgilePlan hemos visto todo tipo de problemas derivados de una mala elección del proveedor de software empresarial.

Tu socio tecnológico debe reducir al máximo los tiempos para minimizar los costes, lograr la integración unitaria de toda la tecnología y ofrecer una solución a medida que se adapte a los procesos y los objetivos de la empresa (no a la inversa; la empresa no tiene que adaptarse al software).

Pero si hay algo importante a la hora de gestionar el cambio de sistemas es ofrecer a los trabajadores una experiencia de usuario sencilla e intuitiva que proporcione una curva de aprendizaje pronunciada , y que facilite el proceso de adopción de la nueva tecnología. Olvidarse del papel que juegan los empleados como usuarios de la tecnología es uno de los grandes errores de muchas empresas, y una fuente de costes ocultos.

¿Tenéis previsto cambiar los sistemas de la empresa?

¿Necesitáis actualizaros y estáis pensando en sustituir o “maquillar” el software empresarial de la compañía?

Consúltanos. Estamos aquí para resolver todas tus dudas.