¿Cómo realizar con éxito la transformación digital?

La transformación digital de las empresas se ha difundido en el mundo corporativo con rapidez. Y ya no es una opción, es una necesidad. Para el 2017 será un elemento clave en todas las compañías que deseen sobrevivir y crecer.

Aunque escuchamos el término transformación digital a menudo, pocos saben con exactitud a qué hace referencia.

Definiendo la transformación digital

La transformación digital es un cambio a gran escala en la estructura y las operaciones de las organizaciones y tiene que ver sobre todo con la eliminación completa del papel y de la presencia física en las operaciones. Incumbe a todas sus áreas funcionales que además deben ajustarse a nuevos parámetros como los medios sociales, los dispositivos móviles, el trabajo en la nube, IoT, la gestión avanzada de datos...

La transformación digital genera un ecosistema de nuevos elementos que se perciben tanto dentro como fuera de la empresa y que pueden estar motivados por:

Mientras más grande es la compañía, más tiempo y recursos son necesarios para implementar toda la evolución. Por ello, el desarrollo rápido de software les ayuda a gestionar con más eficiencia el factor tiempo y la velocidad de reacción a los cambios si quieren adelantarse a la competencia o reaccionar rápidamente a sus iniciativas.

Más allá de la rapidez, también es necesario tener en cuenta ciertos factores claves de éxito que ahora comento.

Claves para una transformación digital exitosa en las empresas

La metas claras

Muchas veces existe un abismo entre las aspiraciones de los directivos de la empresa y los trabajadores. Los CEOs tienen en sus mentes metas silenciosas que no han sabido proyectar en el resto de la organización. En estos casos es imposible convertir en algo real una idea que no sea entendida y compartida por todos.

Para definir las metas que impulsan la transformación digital por el buen camino es necesario que fluya la comunicación. Es vital definir de forma grupal entre los altos niveles de dirección qué se desea alcanzar.

La ausencia de metas claras, la asunción de metas irreales y casi risibles son saboteadores de los procesos de transformación digital. Alinear la visión con la estrategia e implementar un roadmap para alcanzar los objetivos es una clave de éxito.

La correcta gestión del talento humano

Embarcarse en un proceso de transformación digital requiere la capacitación del personal. De no tener el potencial humano dentro necesario para las nuevas tareas y estilos de trabajo, debemos contratar otros profesionales. Busquemos agentes revolucionarios con habilidades complementarias a los que equipos que ya poseemos.

Y no se trata solo de las personas, sino del contexto que generamos para el desarrollo de sus funciones. Deben prevalecer los espacios de comunicación horizontales donde se escuchan las nuevas ideas; donde se estimule el conocimiento corporativo (formal e informal) frente al individual; donde los colaboradores estén incentivados para asumir nuevos retos.

Todos deberán comprometerse con el cambio, a todos los niveles. Incluso aquellos trabajadores tan alejados de los puntos de encuentro con el cliente, que no saben el impacto en el consumidor de su trabajo.

Percepción irreal de los tiempos necesarios

¿Cuánto tiempo se necesita para la transformación digital de una empresa de 500 trabajadores? Depende. Influyen los objetivos, los recursos disponibles, los presupuestos, el sector de la empresa.

Para ser realistas con los tiempos debemos poner sobre la mesa diversas variables. En la práctica, según la metodología de trabajo y el roadmap la tendencia es que el tiempo se expanda y las demandas crezcan. Si no somos capaces de hacer un timing realista de la transformación digital iremos corriendo sin aliento tras un horizonte inalcanzable.

El análisis de los datos para la toma de decisiones

La transformación digital pone patas arriba la extendida cultura de tomar las decisiones a partir de intuiciones, teorías no comprobadas y supuestos (sin hablar del típico “ordeno y es así porque sí”). Debe prevalecer la justificación y su trazabilidad frente a lo anterior.

Todos los niveles directivos deben prepararse para tomar decisiones a partir del análisis de datos. Es por ello que las nuevas herramientas de gestión corporativas facilitan interfaces con información actualizada y significativa. Datos que se puedan convertir en inputs de qué hacer para alcanzar las metas.

Dar el salto a lo digital en una empresa que no está lista para exprimir los datos, moverse hacia el Business Intelligence y el Data Mining es no aprovechar al máximo todo lo que el impulso digital nos aporta.

Saber identificar los puntos débiles

Una motivación importante para generar el cambio es aumentar los elementos diferenciadores con respecto a la competencia. Por falta de tiempo, hábitos y cultura crítica cuesta dar el paso hacia un nivel superior. Por tanto, es clave saber identificar qué nos retiene, qué nos impide aprovechar sistemas más inteligentes y eficaces para mejorar los procesos en la empresa.

¿Por qué los colaboradores continúan usando el Excel cuando deberían emplear el CRM? ¿Por qué los colaboradores no se acostumbran a imputar correctamente las horas a cada proyecto? ¿Por qué las tareas rutinarias y que se pueden automatizar aún nadie decide cambiarlas y aliviarse de ellas?

La resistencia al cambio aparece con frecuencia en cualquier proceso de transformación. Se puede mitigar con una comunicación clara, con estímulos a los colaboradores, con la participación y la toma de decisiones consensuadas.

Nunca podrás cambiar las reglas del juego en tu sector, si dentro de tu compañía no has conseguido evolucionar.  El cambio es paso a paso y empieza en casa.

Elegir las tecnologías y metodologías más adecuadas

He dejado este punto para el final porque es el que me parece más importante.

La transformación digital precisa de herramientas tech idóneas, de lo contrario no podremos acceder a todo el potencial digital.

En muchas empresas el cambio empieza por IT o marketing y estos de forma unitaria empiezan a mover toda una maquinaria que responde a sus necesidades y no a las de la organización global. El éxito solo llega en los equipos multifuncionales, donde prevalezca la cooperación en lugar de la competitividad; donde se trabaje con una visión global.

Es clave elegir bien en todo el universo de posibilidades un proveedor que se ajuste como un guante y funcione bien como un partner tecnológico a tus necesidades.

Si ya has decidido que el camino de tu empresa es la transformación digital, nosotros podemos acompañarte y, cómo no, ayudarte y guiarte para la consecución de ese objetivo.