Actualizar software: ¿cuál es el mejor momento?

¿Cuándo actualizar un software en mi empresa?

Esta es una pregunta que quizás pase por tu mente en estos días. Es octubre: tiempo de hacer presupuestos y planificar los hitos para el 2017.

Lector, no sé exactamente cuál es tu situación y me atrevo a intuir…

• Puede que los programas que ahora utilizas se te queden cortos para la renovación que desea hacer la empresa de su modelo de negocio.
• Tal vez tienes que renovar las licencias de tus programas y antes de atarte por muchos años a una solución deseas explorar otras nuevas.
• Percibes que tus sistemas están envejeciendo y que puedes obtener soluciones mejores a un precio competitivo.

Razones para actualizar software en tu empresa

Son muchas las razones que pueden motivar un cambio de programas en una empresa. Sin embargo, hay momentos en los que coinciden varios elementos y que hacen idónea la actualización de los programas, razones que no son precisamente un incremento en el presupuesto de IT (aunque esto también influye).

Hablo de que quizás ahora mismo en tu empresa:

1. El coste de mantener el sistema y los programas operativos es mayor que el de adquirir uno nuevo.
2. De los programas actuales muchas funcionalidades no son utilizadas por lo que podrían cambiar a plataformas más sencillas.
3. La empresa realiza un cambio en el modelo de negocio, y requiere unos costes flexibles ligados al uso, más en línea con propuestas tipo SaaS.

Si estás ante alguna de las situaciones mencionadas, entonces la sustitución del ERP, CRM o lo que utilizas es oportuna.

Hablemos del impacto del coste en la actualización de programas informáticos

A nivel de costes para calcular la pertinencia de mantener o actualizar programas deberíamos tener en cuenta lo siguiente:

• El mantenimiento: ¿cuánto tiempo y dinero destinamos cada año al mantenimiento? ¿cuál es la tendencia? En muchos casos los costes de mantenimiento llegan al 80% de la inversión inicial de implementación.

• Costes productivos: todos los cambios en los sistemas de IT afectan a la productividad. ¿El sistema actual es difícil de aprender o manejar? ¿Son necesarios parones con frecuencia para hacer actualizaciones? ¿Qué riesgos para la empresa y la seguridad de la información comporta el uso de estos sistemas? ¿Falla el sistema con frecuencia? ¿Cuánto afecta el sistema a la credibilidad y la confianza del equipo interno en las soluciones de IT?

• Pérdidas de oportunidades de negocio y beneficios: ¿cuántas veces los trabajadores no consiguen cerrar transacciones correctamente por problemas con los programas? ¿Cuál es el impacto en el usuario final y los clientes de los errores?

• Otros costes: ¿necesitas contratar a consultores para el mantenimiento? ¿Cuántos consultores? ¿Qué precios tienen sus servicios? ¿Cuánto tiempo y dinero es necesario para la formación con relación a las mejoras y las actualizaciones?

Responder a estas preguntas te mostrará el coste real de mantener viejos programas.

Coincidirás conmigo en que el momento exacto para reemplazar programas y sistemas responde a factores que son complejos y a veces intangibles. Generalmente prevalece el análisis de todos los datos que se recopilan en IT fruto de las diversas actividades; así como criterios de clasificación del CIO o responsable de IT y otros factores humanos (tan interesantes como la lucha de egos) o porque quizás eres el nuevo en la empresa y deseas dejar una huella con soluciones tecnológicas nuevas.  

Lo que debes saber sobre el desarrollo agile y la actualización de software

Imagina que ya estás decidido.

Actualizarás los softwares que tienes en tu empresa y encontrarás nuevas soluciones que te den mejores resultados.

Es importante que tengas en cuenta que con empresas consultoras tradicionales los tiempos de desarrollo de programas personalizados se extienden con una elasticidad pasmosa.

Desde que encargas el desarrollo del software hasta que concluye la implantación pueden pasar varios meses -incluso años-, aún si tus requerimientos no son complejos.

Para ahorrar tiempo, pensar en una solución estándar y no personalizada es un disparate. Y si tu empresa es una multinacional y requieren permisos y consensuar alternativas todo irá aún más despacio.

Si tú también consideras que el tiempo es dinero, entonces valora los servicios de un partner tecnológico que te entregue resultados en poco tiempo.

En Agile Plan, por ejemplo, hacemos desarrollo rápido de software. Reducimos a la mitad el tiempo de los desarrollos más complejos gracias al uso de metodologías Agile. Aemás trabajamos con profesionales en diversas partes del mundo que utilizan el prototipado evolutivo para ir de la básico a lo que tú necesitas, totalmente a medida y de forma progresiva.

¿Quieres saber más sobre cómo lo hacemos en Agile Plan?

Lee este artículo: “¡Ha llegado la hora del desarrollo de software rápido!”

Me gustaría ayudarte.
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