Top 3 herramientas para la automatización de procesos en las empresas

Después de tanto compromiso, tiempo y esfuerzo, ¿qué menos que empezar el año buscandomejorar los resultados de tu empresa?

La automatización en las empresas de gestión o industriales es el uso de las tecnologías para el control y la monitorización de procesos, dispositivos, máquinas, robots e inclusoaplicaciones/productos. En general, suelen ser intervenciones repetitivas donde es escasa laaportación de valor por el empleado en esas tareas. Por tanto, se realizan de forma automáticay repetitiva, pero ¿en qué entornos puede aplicarse esta automatización?

En este post, vamos a explicar cuáles son esos entornos, así como algunas herramientas que permiten automatizar los procesos en las empresas. ¡Empezamos! 

3 herramientas de automatización de procesos empresariales

A medida que las empresas crecen y van procesando mayores volúmenes de datos, resulta más difícil reducir los márgenes de error y los retrasos, lo que puede desembocar en una actividad poco eficiente. No obstante, existen algunas herramientas que hacen posible la automatización de procesos empresariales y que vamos a presentarte a continuación. ¡Toma nota!

• BPM (Business Process Management)

Sus siglas en español significan Gestión de Procesos de Negocio, y hacen referencia a la disciplina orientada a mejorar la productividad y el desempeño de las empresas a través de la automatización y la optimización de los procesos dondecolaboran diferentes personas en función de su rol.

En la suite AgilePlan de Cibernos,generamos aplicaciones procesos con los requisitos personalizados para cada empresa. Esta herramienta facilitar el diseño, optimización y automatización de los procesos del negocio y su integración con los sistemas existentes. Disponemos de experiencia en el desarrollo rápido de software de gestión por procesos para empresas de diversos sectores.

Algunas características del software BPM a medida de Cibernos son:

• Automatización. Automatiza rápidamente tareas y procesos de negocio, así como facilita las auditorías continuas de la empresa.
• Diseño de interfaces y formularios. Creación de interfaces con facilidad, personalizadas para cada usuario y sin necesidad de programación. Los formularios son inteligentes e interactivos. 
• Colaboración. Funcionalidades de colaboración en la empresa para tomar decisiones colegiadas; diseños adaptables de flujos de trabajo; listas de tareas con los comentarios de cada usuario a la vista.
• Informes. Datos en tiempo real visualizados en informes enriquecidos con elementos gráficos; y segmentación de KPIs para tomar decisiones documentadas.
• Movilidad. Diseñoadaptado a la interacción desde dispositivos móviles; aplicaciones que deslocalizan a tus empleados que se puede extender a otros colaboradores (clientes, proveedores,...).
• Gestión documental.Repositorio de documentos que reúne en un sitio toda la documentación asociada a los procesos y a la creación de documentos,que pueden ser almacenados en la propia BBDD de AgilePlan o en gestores documentales externos.
• Flujos de procesos.Diseño y prueba de flujos con un click de ratón.
• Plantillas funcionales. Plantillas para crear gráficos y tablas con datos de diferentes fuentes.
• Integración. Compatibilidad e integración con diversosproductos y aplicaciones de terceros.

• CRM (Customer Relationship Management)

Un sistema CRM es un conjunto de estrategias y tecnologías orientadas a la gestión de la relación con el cliente, como su propio nombre indica. Permite centralizar las interacciones de las empresas con sus clientes en una única base de datos, lo que permite tomar mejores decisiones, así como mejorar la interacción con la audiencia. 

Sirva de ejemplo Microsoft Dynamics CRM, una solución que permite optimizar las acciones comerciales, logrando nuevos clientes y fidelizando a los ya existentes. Al mismo tiempo, permite aglutinar en una misma base de datos toda la información referente a campañas, facturación, objetivos de venta, conversiones, etc. Esto facilita las acciones de seguimiento y control de resultados.

Entre sus principales características están:

• La optimización de recursos, lo que permite contar con un único repositorio de datos desde donde se administran los procesos empresariales.
• El incremento de las ventas, con paneles informativos, avisos automáticos, etc., con los que se facilita el trabajo del equipo de ventas.
• La coordinación de las operaciones, con equipos y procesos totalmente coordinados.
• El mayor control y la analítica completa, pudiendo tener el control de la situación con información fiable e inmediata sobre clientes, conversiones, etc.
• La personalización total, con CRM´s modulares y escalables, así como amplias posibilidades de configuración.
• El alojamiento a tu medida, con amplias posibilidades de instalación en la nube, en tu propia red, etc.

• ERP (Enterprise Resource Planning)

Es un sistema de gestión empresarial cuyo objetivo es integrar y automatizar los principales datos y procesos de una empresa en una sola plataforma. De esta manera, se facilita la gestión de la información y la propia organización del negocio.

Conasa distribuye un software ERP ideal para impulsar tu empresa al máximo y al menor coste posible. Además, te acompaña durante todo el proceso de consultoría de negocio, selección de ERP, diagnóstico de la situación, implantación de ERP, plan director de sistemas, integraciones, desarrollos a medida y adaptaciones, entre otras cosas.

Sus principales características son:

• Asesoría y consultoría de negocio. El expertise de Conasa y sus numerosos casos de éxito previos puestos a disposición de cada cliente.
• Implantación de ERP. Desarrollo de todas las tareas necesarias para su puesta en funcionamiento: implementación, configuración, personalización, etc.
• Integraciones. Conexión del software ERP con otras aplicaciones de gestión y plataformas del cliente: correo, software propio, gestión documental, etc. Conexión del software ERP con software de terceros: Google, Office, Outlook, MailChimp…
• Desarrollo a medida. Programación de módulos propios o adaptación de los existentes a las necesidades concretas del cliente.
• Formación. Traslado del conocimiento de uso del software ERP al cliente, para que pueda explotar sus posibilidades con autonomía.
• SII. Adaptación de Microsoft Dynamics NAV al Suministro Inmediato de Información del IVA (SII)  a la AEAT.

¿Y cómo se relacionan estos tres grandes grupos?

Tanto los ERP como los CRM están más orientados a la captura de datos que   a soportar el proceso que los genera, que habitualmente se queda en el limbo de varias reuniones, mensajes y llamadas entre los participantes. El BPM entra a saco en el proceso de negocio repartiendo trabajo en función de sus respectivos roles, yendo así las tareas  de forma automática  a la bandeja de cada usuario, ahorrándole el tener que buscar donde debe intervenir. Y como los datos resultantes tienen que volcarse en el ERP/CRM que se haya implantado, es requisito imprescindible disponer de las integraciones pertinentes para impedir la replicación manual de datos, contribuyendo de esta forma a construir un sistema gestión integrada.

Deberemos escoger el software que se adapte al máximo a las necesidades actuales y futuras, así como su adecuación al presupuesto disponible. ¡Difícil tarea! Si lo necesitas, te podemos ayudar.

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