¿Tienes problemas para hacer seguimiento de los proyectos que desarrollan tus equipos? ¿Cómo puedes controlar las tareas realizadas y garantizar su entrega a tiempo?
La respuesta está en las herramientas de gestión de proyectos, ya que no solo garantizan su éxito, sino que facilitan la gestión de los recursos, la rentabilidad de cualquier actividad productiva, la correcta asignación de tareas, el cumplimiento de plazos y el ajuste de esfuerzos.
En este artículo, hablaremos de qué es la gestión de proyectos y cómo llevar a cabo un seguimiento de tareas eficaz.
¡Acompáñanos!
Qué es la gestión de proyectos
Es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar los recursos necesarios para llevar a cabo un proyecto o una tarea con éxito. Estos pueden ser administrativos, tecnológicos, de investigación, de desarrollo de producto u otros.
En cualquier caso, es necesario estudiar la estabilidad de su alcance, el grado de incertidumbre, el nivel de riesgo, el plazo de entrega, las necesidades del personal, los recursos necesarios, los requerimientos del cliente, las etapas de desarrollo, el personal a cargo, etcétera.
En definitiva, todo proyecto empresarial, por pequeño que sea, necesita seguimiento para determinar el presupuesto con facilidad, la rentabilidad, así como permitir al equipo hacer mejor su trabajo. Sin una buena gestión, el equipo se moverá sin dirección, como un barco sin timón.
Sabemos que gestionar un proyecto no es nada fácil, dado que implica una planificación de recursos y un seguimiento en metodologías en cascada o agile para los que no siempre estamos preparados.
Qué es el seguimiento de tareas
Es el proceso de supervisión y evaluación de las tareas asignadas a los empleados para asegurarse de que se están realizando de acuerdo con los plazos y las expectativas. El seguimiento de tareas también puede incluir la identificación de problemas y el establecimiento de medidas correctivas para mejorar el rendimiento.
En el siguiente párrafo, hemos recopilado los principales imprevistos en la gestión de proyectos y el seguimiento de tareas.
Problemas que puedes evitar con una gestión eficaz de proyectos y tareas
Los inconvenientes son inevitables en cualquier proyecto. Y aunque pueda parecer que son una mala noticia, en realidad son todo lo contrario: es una oportunidad para mejorar el proyecto que tenemos entre manos.
El primer paso para ello es conocer los más habituales en toda ejecución de tareas:
- Falta de planificación. Muchos trabajos fracasan porque no se han establecido objetivos claros, ni se ha elaborado un plan detallado de cómo alcanzarlos.
- Escasa coordinación. Otro problema común es la falta de coordinación entre los equipos y departamentos implicados. Deben estar alineadas y trabajar de forma coordinada para evitar errores y retrasos.
- Cambio de requisitos. El cambio de opinión del cliente sobre lo que quiere o necesita puede suponer un retraso y un aumento de los costes. Sin embargo, es uno de los mayores problemas en la gestión de proyectos.
- Falta de control. Es esencial contar con mecanismos de control del progreso, así como detectar problemas a tiempo.
- Costes elevados. Muchos proyectos se ven afectados por costes elevados e imprevistos, lo que puede llevar a una situación de pérdidas.
¿Sabes cómo evitar estos problemas? Sigue leyendo.
Consejos para gestionar proyectos con éxito
¿Tienes dificultades para controlar los recursos que requieren los proyectos de la empresa? ¿Sientes que no tienes suficiente conocimiento de lo que sucede con las tareas de tus equipos? ¿Estás destinando parte de tu inversión a proyectos que a la larga resultan poco rentables?
Estos consejos te ayudarán a afrontar la ejecución y el seguimiento de tus tareas empresariales con una perspectiva eficiente, así como evitar los imprevistos que afectan a tus proyectos de negocio:
- Planifica en detalle. Ten en cuenta que el desarrollo del proyecto depende, en gran medida, de su planificación, por lo que debes dejar claros los plazos, objetivos y pasos desde el principio. Aquí te dejamos una serie de preguntas que te ayudarán a planificar: ¿En qué consiste el proyecto? ¿Qué metas quieres alcanzar? ¿Qué equipo lo va a desarrollar? ¿Qué tareas se van a realizar? ¿Quiénes serán los responsables de cada una? ¿Cuánto tiempo tardarás en hacer cada cosa? ¿Cuándo recibirás feedback del plan?
- Establece un plan de proyecto detallado. Asegúrate de que todos los miembros del equipo lo comprenden y lo siguen. El plan debe incluir todas las tareas necesarias, las fechas límite y los responsables de cada una.
- Haz seguimiento continuo de tareas. Para ello, es recomendable establecer puntos de control periódicos, mantener una comunicación fluida con el equipo de desarrollo, identificar posibles problemas y hacer cambios en el proyecto cuando sea necesario, sin perder de vista los recursos y el presupuesto.
- Comunícate con el equipo del proyecto de forma clara y constante. Asegúrate de que todos los participantes están al tanto de los avances y de los problemas que se puedan presentar.
- Utiliza una herramienta de gestión de proyectos y seguimiento de tareas. Hazte con un software que te facilite el control de tareas diarias, gastos, horas, evolución, consumos, cuellos de botella, ruta crítica, métricas de consumo, etc.
- Gestiona tu tiempo y el de tu equipo. El líder del proyecto debe estar capacitado para gestionar el tiempo para garantizar que el trabajo esté hecho en la fecha acordada. Esto implica priorizar tareas, realizar reuniones eficientes y planificar las tareas diarias, entre otras cosas.
- Ten una visión clara y compartida del proyecto. Todos los miembros del equipo deben estar alineados con los objetivos y el alcance del proyecto, así como conocer la evolución del mismo en todo momento.
- Asegúrate de que todas las tareas se han completado. Antes de acabar el proyecto, es importante garantizar que todas las tareas se han realizado correctamente y que el producto o servicio cumple con los requisitos establecidos. Para ello, debes evaluar el proyecto, así como identificar los éxitos y áreas de mejora.
- Analiza resultados. Una vez acabado el proyecto, es importante hacer una reunión de retrospectiva para analizar las lecciones aprendidas y compartirlas con el equipo que ha llevado a cabo el desarrollo (lo que se ha hecho bien, lo que se ha hecho mal, lo que se puede mejorar, etc.).
Ahora bien, llevar a cabo todas estas acciones por separado puede dificultar el desarrollo de un proyecto, por lo que te recomendamos usar herramientas de gestión y seguimiento que faciliten la integración de todo el trabajo.
Funcionalidades clave de una herramienta de gestión y seguimiento de tareas
El auge de las nuevas tecnologías de la información y la constante evolución informática han hecho que muchos negocios no tengan el sistema de gestión de proyectos que realmente necesitan. Pero ¿cuáles son las funcionalidades que debemos buscar en este tipo de soluciones?
Te las contamos:
- Organización de proyectos y tareas relacionadas.
- Registro de horas realizadas y pendientes para cada tarea.
- Gestión de tareas planificables y asignación a grupos técnicos de aquellas actividades no planificadas.
- Aprobación de consumos realizados.
- Disponibilidad de métricas de consumo por tarea o actividad.
- Cálculo de la ruta crítica.
- Disposición de tablero Kanban.
- Identificación de cuellos de botella.
- Reportes de la actividad basados en el seguimiento del proyecto, los recursos y la carga media por empleado.
Entra en este enlace para conocer más detalles de las funcionalidades con una herramienta real. Como resultado de usar este tipo de herramientas de gestión de proyectos, tu empresa podrá facilitar la planificación de recursos y hacer seguimiento de las tareas.
Mejora tu gestión, aumenta tus ingresos
Las herramientas son más potentes cuanto más integradas están con tus aplicaciones y sistemas. Ahora, no solo puedes disponer de tu propio gestor de proyectos, sino también integrarlo con las herramientas que ya utilizas en tu empresa.
Si quieres saber cómo funciona una herramienta de gestión de proyectos, ¡solicita una demo en Cibernos!