¿Tienes dificultades para coordinar el trabajo de equipo sobre un proyecto concreto? ¿Qué haces para asegurarte de que se cumplen los objetivos establecidos para un proyecto? ¿La organización constante de reuniones retrasa la entrega de tareas por parte de los empleados?
En las empresas, existe un constante intercambio de información entre departamentos que, en ocasiones, nos lleva a realizar reuniones sin necesidad, con el tiempo que llevan. Sin embargo, ¿cómo garantizamos que esa información fluye de forma adecuada? Recuerda que la fuga o pérdida de datos entre personas y departamentos es muy alta debido a la noc centralización de la información y al exceso de reuniones.
Para asegurarnos de que estas reuniones son eficaces y que el rendimiento no se ve afectado, es importante seguir una serie de consejos que explicaremos en este artículo sobre el gestor de comités. ¡Toma nota!
Es una solución organizativa que permite agilizar y normalizar la toma de decisiones, ahorrar desplazamientos y viajes, aportar trazabilidad eficiente en la tramitación, generar y publicar las actas, y controlar las tareas solicitadas, entre otras cosas.
En las siguientes líneas, te daremos una serie de recomendaciones necesarias para aumentar el rendimiento con un gestor de comités.
Permite que las personas autorizadas puedan dar de alta los asuntos, de manera que también asignen tareas y autoricen cambios en función de su rol (coordinador, líder de grupo de trabajo, creativo, responsable de equipo, etc.). Contar con un gestor de comités permitirá ahorrar tiempo y esfuerzo al poder coordinar el trabajo de equipo de manera ágil y automatizada.
Ten en cuenta que cada asunto puede llevar implícita una prioridad, pero si no lo identificamos correctamente, o si se inicia sin la documentación necesaria, esta tarea puede acarrear otros problemas: que se envíe al sitio equivocado, que se quede en el olvido, etc. Por eso, priorizar es clave.
Permite la actuación de cada persona en función de su rol, de manera que se facilite la toma de decisiones y el seguimiento de los asuntos. Como consecuencia, también mejorarás la eficacia de las reuniones al permitir a los participantes centrarse en los asuntos que realmente importan.
El lanzamiento de avisos y notificaciones correspondientes a la labor que debe hacerse permite a las personas responsables de llevar a cabo esa labor estar al tanto de lo que se necesita y cuándo se necesita. Esto es especialmente útil en situaciones en las que el tiempo es un factor crítico. De esta forma, se puede mantener informados y actualizados a los equipos del progreso del asunto, proyecto o tarea, obteniendo una mayor visibilidad.
La posibilidad de hacer reuniones remotas es importante porque permite a las personas que no pueden asistir físicamente a una reunión, participar de forma activa. Además, muchas empresas disponen de una plantilla geográficamente dispersa. Gracias a un gestor de comités, pueden reunirse de forma eficiente desde donde estén, así como tomar decisiones importantes sin necesidad de desplazarse.
Utilizar un sistema trazable permite que todos conozcan el estado de los asuntos, de manera que queden registrados y se pueda acceder a ellos fácilmente, lo que permite una mayor eficiencia en el trabajo. A veces, los gestores solicitan tareas para requerir información complementaria en una tramitación, pero es sin la trazabilidad necesaria es muy difícil saber en qué estado se encuentran las tareas solicitadas. Por eso, es fundamental asociar automáticamente los resultados de las tareas al asunto tratado.
¿Qué parte de tu empresa te gustaría mejorar en 2023? Es inevitable sentir el deseo de cambiar algo cuando empieza un nuevo año: maximizar el rendimiento, mejorar la productividad, mejorar la comunicación entre áreas y departamentos, especialmente cuando los participantes no están en un mismo sitio físico, o la manera en que haces seguimiento de tus asuntos.
Por eso, te presentamos el Gestor de Comités de Cibernos, la solución organizativa que resuelve la falta de agilidad, reuniones poco eficaces, falta de prioridad en asuntos, traslados habituales y gestión desestructurada de actas.
Muchas veces, invertimos gran parte de nuestro esfuerzo en elaborar y repartir documentos, conocer el estado exacto de las tareas, y no disponemos de un libro de actas electrónico que nos facilite la búsqueda.
Todos los tips recopilados en este artículo constituyen las funcionalidades principales de nuestro Gestor de Comités, una solución clave para conseguir reuniones eficaces.
Las empresas necesitan aumentar el rendimiento y mejorar la productividad, pero para conseguirlo es necesario gestionar las reuniones de manera eficaz, especialmente aquellas realizadas con altos cargos.
Nuestro principal objetivo con esta herramienta es ayudar a las empresas a gestionar sus comités eficazmente. A menudo, invierten un tiempo excesivo en sus reuniones que no termina por ser recompensado, pero esto puede cambiar si optan por soluciones que permitan tener reuniones eficaces y gestionar las actas. El Gestor de Comités de Cibernos permite:
¡No te quedes atrás!
Solicita una demo del Gestor de Comités de Cibernos para ver cómo facilita el arduo trabajo de coordinación que requieren las empresas. Las compañías de mayor éxito ya utilizan sistemas automáticos para organizar sus reuniones.
Si inviertes tiempo y dinero en procesos repetitivos que no te llevan a ningún sitio, también te recomendamos leer el eBook completo de esta herramienta.