¿Tienes problemas con las salas de reunión?

Salas de reuniones como una gestión de recursos escasos

Es habitual en las empresas disponer de salas de reunión y recepción de visitas. La organización de las reservas y ocupación de las mismas requiere una gestión y unas infraestructuras específicas.

Características de los usuarios

Los usuarios de salas de reuniones quieren concentrarse en el tema que se va a tratar, y cualquier problema de acceso o conexión a los sistemas de la sala produce stress y nerviosismo que se resuelve llamando al técnico de guardia. Además de una pérdida de tiempo, a veces incluso no siendo recuperable, exige que en cada edificio exista esa figura de soporte.

Aspecto tecnológico y calidad percibida

No debemos descuidar que para muchas personas, actuales o futuros clientes, su primera impresión de la empresa será una sala de reuniones. Por ello, hay que cuidar los aspectos estéticos y tecnológicos para que esa experiencia sea lo más gratificante posible y con ello la imagen de la corporación resulte beneficiada.

¿Qué aspectos hay que tener en cuenta?

La gestión se puede enfocar al menos en dos alternativas:

• Alternativa 1: Disponer de una aplicación específica de gestión de reservas de salas con una posible extensión de gestión de visitas. La unión de estos dos sistemas aporta una serie de ventajas, como por ejemplo: notificar directamente a la visita la sala de reuniones asignada, o solicitar las salas como un recurso con unas características que se asignan en el momento de uso, lo que proporciona mayor flexibilidad de gestión.
• Alternativa 2: Utilizar el propio calendario de Gmail o de Outlook como sistema de reservas para no requerir una aplicación específica. Es un enfoque genérico y más sencillo, pero también con menos funcionalidad.

En cualquiera de las dos opciones anteriores, los usuarios deberán disponer de un sistema de información de su sala asignada, vía notificaciones en su PC o móvil, como delante de cada sala para confirmar la reserva realizada y toma de posesión.

Cuando se trata de salas con paredes opacas es importante saber si en ese momento está ocupada o no, independientemente de la reserva realizada. Para ello, existen diferentes pantallas que se ubican en la puerta de acceso. Son de tipo tablet, específicos de un fabricante o genéricos, con conexión o wifi, con cableado de alimentación o Ethernet, o incluso sin cableado con tabletas con pantalla de tinta.

Además, típicamente se acompaña de un panel resumen del estado de todas las salas en la zona de acceso para facilitar la ubicación de las salas y el control de su estado.

Es habitual disponer en las salas de unos cuantos cables de diferente tipo para conectar con los equipos de las visitas. Ahora empieza el show. ¡No encuentro el que puedo conectar porque me he olvidado de mi adaptador! O que simplemente los conectores van cogiendo holgura y se producen unos molestos cortes entre el dispositivo de la visita y el monitor. Entonces, ¿cuál es la solución?

4. Compartir pantalla inalámbricamente

Los equipos habituales de las visitas los podemos agrupar en cuatro tipos:

• Ordenadores Windows
• Móviles y tabletas Android
• Ordenadores iOS
• Móviles y tabletas iOS

¿Y qué sistemas podemos emplear? Afortunadamente, la estandarización ha llegado y con dos protocolos podemos resolver el envío de audio y vídeo de forma inalámbrica: AirPlay para el mundo iOS y Miracast para Android y Windows. Para ello, solo debemos disponer de un receptor compatible con estos dos protocolos, que mediante la conexión del equipo con la WiFi específica de la sala proporcione la forma de compartir el contenido en el monitor de la sala.

Aquí tendríamos que considerar dos aspectos técnicos relevantes en cuanto a la calidad percibida: la resolución y la latencia. La primera tiene que ver con el modo de resolución máxima admitida, típicamente 1K o 4K. En cuanto a la latencia, ésta afecta primordialmente al presentador y representa el tiempo que pasa entre un cambio en la pantalla de su equipo y cuando aparece en el monitor de la sala. Es muy molesto cuando ese tiempo es alto, así que idealmente debería ser los más cercano a cero.

¿Y si la visita quiere además navegar por Internet? No hay problema. Algunos de esos dispositivos admiten una conexión Ethernet para aportar esa navegación al equipo conectado.

Una opción que resulta espectacular es disponer de una pantalla táctil como monitor de la sala de forma que el presentador pueda interaccionar directamente con él como si lo estuviera haciendo directamente con su equipo.

¿Además queremos tener pleno control de la iluminación, estado de las persianas y temperatura? Si pretendemos incorporar a la sala un completo sistema de control domótico, tenemos tres alternativas:

• Integrado con el sistema de estado de puertas.
• Integrado con el sistema de compartición de pantalla.
• Independiente.

Cada una estas alternativas tienen sus propias ventajas e inconvenientes, siendo estos muy dependientes de los dispositivos elegidos y protocolos utilizados.

Los actuales asistentes personales, ya sean de Amazon, Google o Apple, han demostrado que la interacción simplemente con la voz es funcional y muy cómoda. Incorporar un dispositivo específico como asistente de las salas sería un buen complemento ya que permitiría activar y desactivar los dispositivos de la sala, actuar sobre la iluminación y climatización, poner recordatorios, dar la bienvenida a los participantes, temas como facilitar las comandas a cafetería o la solicitud de un taxi, por citar algunos ejemplos, y todo ello simplemente dictando en voz alta nuestra petición.

A modo de resumen, vemos que un tema que era aparentemente sencillo, en el fondo no lo es tanto si se quiere que las cosas funcionen de forma satisfactoria y sobre todo que su interacción sea muy sencilla, entendiendo por sencilla aquella que no requiera ninguna formación previa. Ya existen en el mercado muchos de los componentes requeridos, siendo relevante la integración entre ellos para que la experiencia de las visitas sea satisfactoria.

¡Cuéntanos tu caso y nos ponemos manos a la obra!