¿Son eficaces las reuniones Scrum?

Si aún no tienes del todo claro qué son las reuniones Scrum, estás en el lugar indicado. Te lo vamos a contar de una manera sencilla. La metodología Scrum es un proceso donde se aplican regularmente buenas prácticas para trabajar de forma colaborativa en un equipo. Este método hace entregas parciales y regulares del producto final, a diferencia de los métodos tradicionales. Y precisamente por ello, esta metodología está orientada a proyectos desarrollados en entornos complejos, con requisitos cambiantes, donde se necesitan resultados rápidos (retrasos en entregas, costes excesivos, etc.).

Si trasladamos este modo de trabajar a las reuniones Scrum, podemos confirmar que sí son efectivas. En este post queremos contarte las razones.

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Cómo conseguir reuniones Scrum eficaces

Existen distintos tipos de reuniones basadas en esta metodología, desde la del ciclo de desarrollo del proyecto o sprint, donde los miembros del equipo se citan para dividir el proyecto en tareas y etapas, hasta el sprint diario —breve reunión cada día para contar lo que se ha hecho en la jornada pasada— el demo sprint, como una especie de reunión de cierre, y la retrospectiva. Esta última se realiza cuando los proyectos han finalizado y sirve para analizar lo que ha sido el proceso, así como evaluar los problemas concretos.

Estas reuniones permiten hacer seguimiento del trabajo para garantizar la calidad del producto final. Para conseguir reuniones Scrum eficaces, lo más recomendable es utilizar el Gestor de Tareas (GTD) de Cibernos, una solución con la que podrás organizar distintas actividades entre los colaboradores de una misma área o incluso de distintas, compartiendo los documentos generados o aportados. 

Sus principales características son:

• Automatización rápida de tareas y procesos de negocio.
• Facilidad de gestión y monitorización del trabajo.
• Colaboración de diseños adaptables de flujos de trabajo.
• Gestor de documentos que reúne en un sitio toda la documentación generada de los procesos y estructura en cuestión de segundos.
• Permite la organización, distribución y el seguimiento de tareas entre iguales, en organizaciones o áreas planas donde se puedan asignar tareas.
• Se cumple mejor con los plazos, ya que en el momento en el que se gestionan mejor las tareas, pueden hacerse conforme a los plazos establecidos. 
• Permite delegar actividades y controlarlas, reduciendo el estrés entre los miembros.
• Aumenta la motivación.
• Es económico y fácil de usar. Su precio ajustado y su facilidad de despliegue en casa del cliente (on-premise) o en la nube son muy satisfactorios.

En la Suite AgilePlan hemos creado un framework de trabajo que se basa en desarrollos a corto plazo denominados sprints. Se establecen distintas fases dentro de un mismo proyecto y el cliente está presente en cada una de las etapas. De esta forma, las funcionalidades incorporadas al software están siempre alineadas con las necesidades del usuario final.

Invertir en un gestor de tareas no solo te permitirá mejorar la eficacia de tus reuniones Scrum, sino evitar un posible desbordamiento, problemas con los plazos y con los clientes. 

4 consejos para tener reuniones de calidad

A lo largo de los años, lo habitual era trabajar con metodologías tradicionales, conocidas como ‘cascada’ o ‘waterfall’ que presentaban numerosas carencias:

• La especificación inicial debe ser muy detallada. 
• Falta de conexión entre el equipo de desarrollo y los usuarios o interlocutores mientras duraba el desarrollo del proyecto.
• Validación compleja previa para la entrega del desarrollo final.
• Elevados tiempos de desarrollo.

La competitividad cada vez mayor entre las organizaciones requiere de formas de trabajo que aumenten la rapidez de asunción de los cambios requeridos por el negocio, y eso implica:

• Un diálogo fluido y permanente entre el equipo encargado del desarrollo y los usuarios.
• Poder tener una idea clara de cómo funciona el sistema desde el principio, aunque tenga poco detalle funcional.
• Participación continuada del usuario, con distintas validaciones.
• Tiempo y coste como datos de partida.
• Desarrollo en base a módulos pequeños para realizar las tareas con rapidez.
• Dividir el proceso en pasos cortos y consecutivos.

En definitiva, todo esto es lo que permiten las reuniones Scrum. En base a toda esta información, te mostramos algunos trucos ideales para mejorar la calidad de tus reuniones:

• Invierte en la automatización de la gestión de asuntos, convocatorias, decisiones, tareas y actas.
• Invierte en coordinación y flexibilidad, imprescindibles hoy en día para cualquier negocio.
• Diseña un orden del día y haz que llegue a todos los convocados.
• Respeta el horario.
• Mantén actualizada la información de cada asunto.

• Convoca a las personas necesarias.

• Deja tiempo para las preguntas y respuestas.

¿Preparado para aumentar la eficacia de tus reuniones empresariales?

Conclusiones acerca de las reuniones eficaces

Ahora que hemos llegado al final de este post, queremos confirmar que sí son eficaces las reuniones Scrum. Somos conscientes de la importancia que tiene la gestión de tareas en las empresas, dado que permiten obtener mejores resultados. Y el Gestor de Tareas de Cibernos es la solución ideal para lograr la organización eficiente que llevas tiempo esperando. Por fin, podrás implementarla para disfrutar de múltiples ventajas y aplicaciones.

¡Conoce más detalles del Gestor de Tareas de Cibernos!