La falta de una estrategia sólida de gestión de proveedores puede tener un impacto significativo en la rentabilidad, calidad y reputación de una compañía. Independientemente de su tamaño o sector, es común encontrar problemáticas como la falta de visibilidad sobre los procesos y el rendimiento de los proveedores. A esto le unimos que la comunicación y colaboración se ven obstaculizadas por sistemas aislados y la gestión de costes, plazos, calidad, seguridad y cumplimiento normativo se han convertido en una tarea verdaderamente compleja.
Para hacer frente a estos desafíos, han surgido herramientas como el software de gestión de proveedores. Entre sus principales funcionalidades, permite gestionar y controlar el riesgo de tus proveedores en procesos clave del negocio.
Hoy, te contamos qué es un software de gestión de proveedores y cómo puede simplificar y automatizar tareas clave de tu organización.
¿Para qué sirve un software de gestión de proveedores?
El software especializado en la gestión de proveedores es una herramienta clave para las empresas que buscan optimizar la evaluación y administración de sus relaciones con proveedores o terceros. Estas plataformas en la nube facilitan la evaluación objetiva de la idoneidad de los proveedores y la gestión eficiente de los contratos asociados.
Al automatizar y centralizar los procesos, esta tecnología permite a las organizaciones:
- Aumentar la visibilidad de la cadena de suministro: Ofreciendo una visión integral de los proveedores, sus desempeños y riesgos asociados.
- Mejorar la toma de decisiones: Facilitando la selección de proveedores estratégicos que cumplan con los criterios de calidad, coste y cumplimiento normativo.
- Reducir riesgos: Identificando y mitigando riesgos potenciales asociados a los proveedores, como incumplimientos contractuales, problemas de calidad o interrupciones en el suministro.
- Optimizar costes: Negociando mejores condiciones comerciales y reduciendo los costes operativos a través de la consolidación de compras.
- Aumentar la eficiencia: Automatizando tareas repetitivas y reduciendo el tiempo dedicado a procesos manuales.
- Garantizar el cumplimiento normativo: Asegurando que los proveedores cumplan con las regulaciones y estándares de la industria.
Evaluación de proveedores: un proceso estratégico
La evaluación de proveedores es un proceso sistemático y riguroso que permite a las organizaciones seleccionar a los partners más adecuados. Mediante el establecimiento de criterios claros y objetivos, las empresas pueden evaluar aspectos como:
- Capacidad financiera: Estabilidad económica y solvencia.
- Calidad: Cumplimiento de estándares de calidad y certificaciones.
- Capacidad de entrega: Cumplimiento de plazos y niveles de servicio.
- Innovación: Capacidad para desarrollar nuevos productos o servicios.
- Cumplimiento normativo: Adhesión a las regulaciones legales y éticas.
Al recurrir a un software especializado, las empresas pueden automatizar el proceso de evaluación, asignar puntuaciones a los proveedores y generar informes detallados que faciliten la toma de decisiones.
Beneficios del software de gestión de proveedores
La implementación de un software especializado para la gestión de proveedores y contratos aporta a las organizaciones una serie de ventajas estratégicas que se traducen en una mayor eficiencia, reducción de riesgos y optimización de los procesos de cumplimiento.
- Optimización del trabajo manual: La estandarización de los procesos de análisis y selección de proveedores reduce significativamente la necesidad de trabajo manual. Este enfoque minimiza los errores humanos y las ineficiencias, facilitando una toma de decisiones más precisa y rápida.
- Ahorro de tiempo en la gestión de contratos: La automatización de tareas relacionadas con la creación y renovación de contratos aligera la carga administrativa. El software simplifica la adaptación de los contratos, la revisión de los datos de las contrapartes y el almacenamiento documental, lo que permite una gestión más eficiente y menos propensa a errores.
- Garantía de cumplimiento normativo: El software asegura el cumplimiento de las normativas al registrar meticulosamente todas las actividades relacionadas con los proveedores durante su selección y gestión. La implementación de controles y procesos de auditoría garantiza el cumplimiento de los requisitos legales y contractuales, reduciendo el riesgo de incumplimientos y sanciones.
Software para la gestión eficiente de proveedores y contratos: GessDATA
GessDATA es un servicio integral que facilita el control de la documentación requerida a los proveedores. Diseñado como un "puzzle de servicios", GessDATA integra componentes tecnológicos, de comunicación, y recursos humanos especializados para ofrecer una solución completa de gestión documental y cumplimiento normativo.
¿Cómo funciona?
- Centralización de la información: GessDATA crea un espacio web seguro donde se almacena y gestiona toda la documentación requerida para evaluar el cumplimiento de tus proveedores.
- Validación y auditoría automatizada: Sus algoritmos avanzados analizan y validan automáticamente la documentación proporcionada por los terceros, identificando posibles incumplimientos y generando alertas.
- Revisión experta: Un equipo de profesionales especializados revisa y valida manualmente los documentos más complejos, asegurando un nivel de precisión y detalle máximo.
- Certificación de cumplimiento: Una vez que se verifica que un proveedor cumple con todos los requisitos, se emite una certificación que garantiza su idoneidad para trabajar contigo.
Características clave de GessDATA
- Automatización del proceso documental: El tratamiento digital de la documentación permite que los procesos se realicen de forma desatendida, minimizando errores humanos y reduciendo el tiempo de procesamiento.
- Control documental: GessDATA permite una clara identificación de los requerimientos documentales para cada caso, asegurando que los proveedores cumplan con todas las normativas y contratos establecidos.
- Garantía de cumplimiento: El sistema gestiona alertas y avisos en caso de incumplimiento, como la falta de documentación o la caducidad de certificados, lo que permite una respuesta proactiva ante posibles riesgos.
- Normalización de procesos: GessDATA ofrece una gestión uniforme y reglada, lo que facilita el cumplimiento de normativas y estándares tanto a nivel nacional como internacional.
- Personalización: El sistema es adaptable a las necesidades específicas de cada cliente, permitiendo una implementación que se ajusta a los requisitos únicos de cada organización.
- Gestión de incidencias: GessDATA cuenta con un servicio de resolución de incidencias operativas o de procedimiento, asegurando que cualquier problema que surja en la relación con los proveedores se resuelva de manera eficiente.
Garantiza el cumplimiento normativo de toda tu red de proveedores con Cibernos
Cada negocio es único. Por eso, en Cibernos te ofrecemos una herramienta personalizada que se adapta a tus necesidades específicas. GessDATA se posiciona como una solución integral que no solo facilita la gestión del riesgo asociado a los proveedores, sino que también garantiza un cumplimiento normativo riguroso y consistente.
Nuestra solución te brinda:
- Automatización: Simplifica la gestión de documentos y tareas repetitivas.
- Visibilidad: Observa en tiempo real el estado de cumplimiento de tus proveedores.
- Seguridad: Protege tu negocio frente a posibles incumplimientos normativos.
- Tranquilidad: Confía en que tus proveedores cumplen con los más altos estándares.
Con GessDATA, no solo aseguras el cumplimiento normativo, sino que también fortaleces la fiabilidad y la integridad de tu red de proveedores, consolidando así la posición de tu empresa en el mercado. Confía en Cibernos para una gestión de proveedores sin sorpresas y completamente alineada con las normativas vigentes. Contacta con nosotros para más información.