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Sistema de gestión de proveedores: casos de uso

Sistema de gestión de proveedores

La gestión de proveedores es una actividad crítica para cualquier organización que dependa de terceros para la prestación de servicios, suministro de materiales, o incluso, la ejecución de operaciones estratégicas. En un entorno empresarial cada vez más complejo y globalizado, contar con un sistema eficiente para el manejo de la documentación y el control de estos proveedores se ha vuelto indispensable.

En este artículo, exploraremos cómo diversas organizaciones,  de sectores clave como finanzas y seguros, han implementado sistemas de gestión de proveedores para mitigar riesgos, garantizar el cumplimiento normativo y mejorar la eficiencia operativa. Además, destacaremos cómo GessDATA, una solución avanzada en este ámbito, puede optimizar estos procesos.

Sector banca y finanzas: Gestión de bancos corresponsales

En el sector bancario y financiero, la gestión de proveedores puede extenderse más allá de los servicios tradicionales y abarcar relaciones críticas como las mantenidas con bancos corresponsales a nivel global. La gestión de estas relaciones es esencial para minimizar los riesgos asociados con la calificación del riesgo país y asegurar que todas las entidades con las que se interactúa cumplen con los requisitos establecidos.

Estratificación del Riesgo País

Algunas instituciones financieras han desarrollado sistemas que estratifican el riesgo país según la calificación de cada entidad, ajustando los requerimientos documentales y la periodicidad de las revisiones en función de este riesgo. Esto implica que, para los países con mayor riesgo, las búsquedas y análisis de la documentación se realizan con mayor frecuencia y bajo criterios más estrictos.

Esta metodología no solo garantiza el cumplimiento de las normativas internacionales, sino que también permite a las entidades reaccionar de manera proactiva ante cualquier cambio en el panorama geopolítico o económico que pueda afectar sus operaciones. La gestión automatizada y periódica de estos documentos es crucial para mantener la estabilidad y confianza en las operaciones internacionales del sector bancario.

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Sector seguros: Diversificación en la gestión de proveedores

En el sector de los seguros, la gestión de proveedores enfrenta desafíos particulares debido a la diversidad de servicios que pueden dar las organizaciones de esta industria, que van desde reparadores autónomos hasta grandes compañías de servicios funerarios y centros médicos internacionales. La necesidad de un sistema de gestión eficiente es evidente para manejar esta complejidad.

Tres focos estratégicos

Teniendo en cuenta los servicios mencionados anteriormente, podemos identificar tres focos principales para la gestión de sus proveedores:

  1. Reparadores, autónomos y empresas pequeñas: Aquí la gestión se centra en asegurar que estos proveedores cumplen con los requisitos de formación, seguridad y normativas locales, lo cual es fundamental para garantizar la calidad y seguridad de los servicios prestados.
  2. Compañías grandes o medianas: Este grupo incluye tanatorios y servicios funerarios, donde el cumplimiento de contratos y la gestión de riesgos son esenciales para mantener la confianza y seguridad en los servicios ofrecidos a los clientes.
  3. Centros médicos internacionales: Estos proveedores requieren una atención especial debido a las diferentes regulaciones y estándares en cada país. La firma electrónica y la gestión documental son herramientas clave para asegurar que estos centros cumplen con todas las obligaciones legales y contractuales.

Firma electrónica y automatización

Para gestionar la documentación de manera eficiente, muchas organizaciones dentro del sector de los seguros han implementado la firma electrónica para sus proveedores. Esto no solo agiliza el proceso de contratación y validación, sino que también reduce los errores y garantiza el cumplimiento normativo de manera más eficaz. La automatización de estos procesos es crucial para manejar el volumen de proveedores y la diversidad de servicios que muchas de estas entidades ofrecen a sus asegurados.

 

GessDATA: Solución integral para la gestión de proveedores

Las industrias que mencionamos anteriormente representan casos de uso reales en los que la gestión de proveedores es crítica para la operación diaria y la mitigación de riesgos. GessDATA se presenta como una solución robusta y flexible que puede satisfacer las necesidades de organizaciones de cualquier tamaño y sector.

¿Qué es GessDATA?

GessDATA es un servicio integral que facilita el control de la documentación requerida a los proveedores. Diseñado como un "puzzle de servicios", GessDATA integra componentes tecnológicos, de comunicación, y recursos humanos especializados para ofrecer una solución completa de gestión documental y cumplimiento normativo.

Componentes clave de GessDATA

  1. Automatización del proceso documental: El tratamiento digital de la documentación permite que los procesos se realicen de forma desatendida, minimizando errores humanos y reduciendo el tiempo de procesamiento.
  2. Control documental: GessDATA permite una clara identificación de los requerimientos documentales para cada caso, asegurando que los proveedores cumplan con todas las normativas y contratos establecidos.
  3. Garantía de cumplimiento: El sistema gestiona alertas y avisos en caso de incumplimiento, como la falta de documentación o la caducidad de certificados, lo que permite una respuesta proactiva ante posibles riesgos.
  4. Normalización de procesos: GessDATA ofrece una gestión uniforme y reglada, lo que facilita el cumplimiento de normativas y estándares tanto a nivel nacional como internacional.
  5. Personalización: El sistema es adaptable a las necesidades específicas de cada cliente, permitiendo una implementación que se ajusta a los requisitos únicos de cada organización.
  6. Gestión de incidencias: GessDATA cuenta con un servicio de resolución de incidencias operativas o de procedimiento, asegurando que cualquier problema que surja en la relación con los proveedores se resuelva de manera eficiente.

¿A quién va dirigido GessDATA?

GessDATA está diseñado para empresas de todos los tamaños y sectores que buscan optimizar su gestión de proveedores. Entre los principales usuarios se encuentran:

  • Grandes corporaciones: Bancos, aseguradoras, empresas de telecomunicaciones, etc.
  • PYMEs: Empresas de todos los sectores que buscan mejorar su eficiencia y reducir costes.

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Una gestión de proveedores más sencilla, segura y de calidad con Cibernos

No cabe duda de que casos como los estudiados en este artículo demuestran la importancia de contar con un sistema de gestión de proveedores robusto y eficiente. Encontrar la opción ideal que se ajuste a tus necesidades específicas y se integre bien con el resto de herramientas que utilizas puede ser una tarea compleja, pero desde Cibernos queremos hacerte este camino mucho más fácil.

GessDATA se ha posicionado como una solución integral y personalizada que permite a las empresas optimizar sus procesos, reducir riesgos y mejorar la colaboración con sus proveedores. Y no sólo para entidades del sector financiero y seguros: son muchas las empresas que están aprovechando las ventajas de GessDATA para transformar su cadena de suministro y alcanzar sus objetivos de negocio.

Y tú, ¿a qué esperas para convertirte en una de ellas? Contacta con nuestro equipo y descubre el poder de un sistema de gestión de proveedores eficiente y robusto.

Sobre el autor: Cibernos Comunicación

Cibernos Comunicación

En Cibernos llevamos más de 50 años ayudando a nuestros clientes. Somos una empresa de consultoría, servicios y nuevas tecnologías de capital 100% español y con vocación internacional, estando presentes en México, Perú, Ecuador, Arabia Saudí y Azerbaiyán. La diversidad de productos y servicios permite configurar soluciones integradas y específicas adaptadas a las necesidades particulares de nuestros clientes.