Sistema de control de cumplimiento de proveedores

El papel de los proveedores es vital en la producción de cualquier empresa, incluida la tuya.

Gracias a ellos, las compañías pueden generar bienes y servicios para venderlos después. Con ellos, intervienen multitud de aspectos, desde las cláusulas contractuales, hasta la gestión de abastecimiento, de compras, de logística… Por no hablar de los documentos indispensables por parte del proveedor, como su perfil, las garantías, la relevancia estratégica de su producto, los precios, la calidad, etc. En definitiva, son muchos los aspectos que influyen en su relación con las empresas.

Las preguntas que hoy nos hacemos son: ¿cómo puedes controlar el cumplimiento de los proveedores en tu organización? ¿Conoces su importancia?

¿Qué significa el cumplimiento de proveedores?

Hace referencia al seguimiento y el control de su actividad para garantizar el cumplimiento en la empresa. Esto implica: organizar e identificar a los proveedores que satisfacen su necesidad con soluciones, tener una línea bien definida y evitar situaciones de tensión innecesarias, etc. El cumplimiento va más allá de cualquier conducta e implica controlar las cláusulas contractuales.

De alguna manera, el control de proveedores es el núcleo facilitador del control en la empresa, ya que permite hacer un seguimiento y evaluación continua de los mismos en un doble sentido:

• Administrativo. Es el clásico cumplimiento normativo (servicio GessCAE).

• Operativo. Se refiere a las cláusulas contractuales (solución Control de Cláusulas SLA).

Las soluciones de control y gestión de proveedores se traducen en un control que se identifica con evaluar eficazmente el cumplimiento de las cláusulas contractuales. Es decir, las disposiciones que integran el contrato. Muchas empresas están perdiendo dinero a causa de los proveedores, bien porque no realizan el control necesario o bien porque no prestan suficiente atención a su actividad.

Sin embargo, no queremos que ocurra lo mismo con tu compañía. En Cibernos, somos conscientes de que el control de estas cláusulas con un alto nivel de subcontratación es un auténtico reto, pero existen muchas maneras de hacerlo eficaz. Por ejemplo, tomando conciencia de la importancia de disponer de un sistema de control específico para los proveedores.

¿Por dónde empezar la gestión de proveedores en tu empresa?

Primeros pasos en el control del cumplimiento en proveedores

Ahora que ya sabes en qué consiste el cumplimiento, vamos a definir por cara proveedor:

• Una estructura de control administrativo

Debe responder con prioridad a los procesos de homologación de proveedores de cada empresa, entre las que forman parte las denominadas tareas de Coordinación de Actividades Empresariales (CAE). Es fundamental en el marco de la prevención de riesgos laborales. Como resultado, se termina si existen incumplimientos en algunos riesgos que limitan o impiden la actividad del proveedor o levanta algún tipo de alerta a considerar.

• Varias estructuras de control operativo, una por cada contrato de servicio firmado

Estos controles no tienen que ver tanto con un cumplimiento en sentido orgánico, sino con el cumplimiento concreto de las cláusulas de un contrato. Sus principales objetivos son: determinar las penalizaciones/bonificaciones por incumplimientos o mejoras en el servicio realizado de cada una de las cláusulas contractuales y determinar los pagos a realizar por los volúmenes gestionados.

¿En qué consiste la evaluación de los proveedores?

En cada evaluación del proveedor, generalmente una vez al mes, se evalúa el cumplimiento administrativo y se obtiene un resultado económico por contrato, que será una cantidad a pagar en función del trabajo realizado, más los pluses y menos las penalizaciones incurridas.

Además, si la situación lo requiere, el sistema servirá de vehículo para asignar tareas de corrección ante incumplimientos, de tal manera que el proveedor tome las medidas de corrección oportunas que acreditará en el propio sistema.

Por si tenías alguna duda, no existen motivos suficientes para impedir aprovechar los avances y las oportunidades que tenemos disponibles en lo que al cumplimiento se refiere. La dirección de las empresas tiene una alta responsabilidad en la gestión eficaz de los contratos, así como en cualquier otro ámbito del cumplimiento.

¡Síguenos cada semana en nuestro blog y descubre el servicio GessCAE, nuestro sistema de control documental de proveedores!

Problemas de las empresas en el control documental de proveedores

Los expertos en materia de cumplimiento sabemos que muchas empresas carecen de software de control de documentación.

A grandes rasgos, las empresas se encuentran con numerosos problemas en el control y la gestión de sus proveedores:

• Parametrización de la documentación.

• Servicio de atención y gestión de incidencias.

• Integración con control de accesos.

• Portal del cliente para consultar el estado de la documentación.

• Control y alertas ante incumplimiento por caducidad o no aportación.

¿Tienes algo más que añadir?

Cómo llevar a cabo el control del cumplimiento de los contratos

Necesitas una solución. Y no una solución cualquiera. Necesitas controlar, identificar y evaluar eficazmente el cumplimiento de las cláusulas contractuales. ¿Sabías que muchos negocios están perdiendo dinero a causa de la falta de control de los proveedores?

En Cibernos, te ayudamos a comprobar que cada proveedor cumple con los niveles de servicio que tiene en cada uno de sus contratos. Además puede calcular las penalizaciones incurridas y el cálculo de la factura aparente por la volumetría declarada. ¿Cómo llevarlo a cabo? ¿Por dónde empezar? ¿Qué pasos seguir? Son dudas que te podemos ayudar a resolver.

¡Podemos ayudarte! ¿Tienes alguna pregunta? Estamos a tu disposición.