Serie: Guía Compliance laboral

¿Es posible un cumplimiento normativo, ético y responsable en el entorno laboral? ¿Cómo prevenir  y gestionar los riesgos asociados al incumplimiento laboral en el seno de una empresa?

Muchas personas siguen asociando el término Compliance o Cumplimiento a la prevención de delitos en el ámbito empresarial. Y aunque tienen sus razones, lo cierto es que sus orígenes se encuadran en la reforma del Código Penal 2105 y en la responsabilidad de las personas jurídicas.

Si bien el Código Penal recogía desde el año 2010 la responsabilidad penal de las personas jurídicas, no fue hasta cinco años después cuando se impulsaría la figura del Compliance penal con la Ley Orgánica 2/2015, de 30 de marzo.

Pero ¿qué es el Compliance laboral? ¿Cómo garantizar el cumplimiento en las empresas? ¿Cuáles son los riesgos de incumplimiento?

¡Vamos a descubrirlo!

Compliance laboral: la definición

Es la función de la empresa basada en prevenir y gestionar los riesgos asociados al incumplimiento laboral en el seno de su compañía. Estos riesgos pueden acarrear graves consecuencias, desde multas hasta pérdidas económicas y de reputación externa e interna. Sin embargo, podrían evitarse si la empresa es capaz de lograr el cumplimiento de todas las leyes, códigos de conducta y normas propias que afectan a su materia.

El compliance laboral se ha convertido en una herramienta novedosa que permite hacer frente a dos objetivos tradicionales en el entorno empresarial: dar buena imagen a los proveedores, clientes y miembros internos de la empresa, y evitar responsabilidades penales y administrativas. Habría añadir un tercer objetivo no menos relevante: el cliente interno, es decir los propios empleados.

Con la figura del compliance officer se pueden alcanzar fácilmente estos objetivos, ya que no solo intentará evitar y prevenir cualquier incumplimiento, incluyendo los laborales y sociales, sino que también garantizará buenas conductas a través de un procedimiento en constante chequeo y corrección (procesos de mejora continua del cumplimiento).

Con la puesta en marcha de un recorrido integral y práctico, las empresas pueden establecer su modelo de cumplimiento, verificar el grado de cumplimiento, así como detectar ágilmente desviaciones que deberán ser evitadas o corregidas antes de que se produzcan daños mayores.

En definitiva, el compliance laboral consiste en asentar un conjunto de procedimientos y buenas prácticas con el fin de prevenir y gestionar los riesgos asociados a un incumplimiento en el ámbito empresarial (responsabilidad social corporativa, propiedad intelectual y protección de datos, igualdad, etc.) tanto como a la normativa interna que se haya establecido para la existencia de un buen clima laboral.

Llevar a cabo un recorrido integral de cumplimiento te permitirá conocer con alta frecuencia el estado actual de tu empresa, dar respuestas eficaces y rápidas ante cualquier problema y alcanzar un grado de cumplimiento cada vez mayor.

Pero ¿por dónde empezar?

1, 2, 3 pasos en el recorrido integral del compliance laboral

Ahora que ya sabes en qué consiste el compliance laboral, es el momento de saber cómo llevar a cabo un recorrido integral de cumplimiento en la empresa, que aunque aplicado a un contexto más pequeño, sigue los siguientes pasos.

• CONSULTORÍA GRC

El GRC (Gobierno, Riesgos y Cumplimiento) es un modelo de gestión en el que se integran las actividades y funciones de gobierno corporativo, la gestión del desempeño, la administración de riesgos y las responsabilidades de cumplimiento. El objetivo es mejorar la capacidad de las empresas para alcanzar sus metas. En el proceso de consultoría, uno o varios expertos muestran sus servicios profesionales orientados al asesoramiento a clientes para desarrollar soluciones específicas. 

En esta fase interviene un plan (para determinar cuál es la legislación aplicable, el tipo de organización, las actividades que desarrolla y sus jurisdicciones) y una acción, por la que se identifican e implantan controles de mitigación.

• EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO

La automatización ha cobrado mucha importancia en esta fase, por tratarse de una herramienta capaz de mantener los datos y documentos disponibles y organizados en cualquier momento. Gracias a la automatización, el compliance laboral puede crear su propio informe de cumplimiento. 

Para conseguirlo, en Cibernos contamos con el Motor de Cumplimiento, un sistema automatizado que facilita una alta frecuencia de evaluación de normas con la ayuda de procesos colaborativos de recogida de información, detección automática de los incumplimientos, su visualización en cuadros de mando y la declaración y gestión de las consiguientes acciones de corrección.

• CONTROL DE SEGUIMIENTO

Hemos llegado a la última fase de tu recorrido integral de cumplimiento, donde cobran especial importancia las auditorías del sistema, la identificación de los errores y la puesta en marcha de un plan de acción. El control de seguimiento nos permitirá parametrizar cualquier norma, sus riesgos asociados, y la medida de la eficacia de los controles. Te mostramos 6 características propias de esta tercera fase:

• Colaboración. Toda la empresa participa en el cumplimiento.
• Trazabilidad. Todas las aportaciones se registran y se conoce el estado de las tareas.
• Autoalimentación. Recogida y almacenamiento de datos y sus evidencias para la medida objetiva de la eficacia de los controles.
• GRC completo. Da cabida para todos los aspectos que engloba el GRC.
• Multiempresa y, si desea, desde un modelo centralizado de cumplimiento.
• Ciclo PDCA. Sistema basado en Plan, Do, Check, Act que hace posible la mejora continua del cumplimiento.

Solo necesitas tomar conciencia y poner en marcha tu recorrido hacia el cumplimiento de las normas y las leyes vigentes en el sector de tu empresa.

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