Serie: BPM (Business Process Management), fundamentos y conceptos de implementación

¿Sabes qué es un BPM? ¿Para qué sirve? ¿Lo necesitas en tu empresa? 

¿Sabes qué es un BPM? ¿Para qué sirve? ¿Lo necesitas en tu empresa? 

Si algo se ha puesto de manifiesto en el ámbito empresarial es que la globalización demanda más y más exigencias a las organizaciones en su capacidad de reacción frente a los cambios. La capacidad para afrontarlos, así como para adaptar sus ofertas, es parte del valor que entregan a sus clientes.

El valor debe justificarse bajo la mayor agilidad de negocio y los mejores niveles de eficiencia. Ya no basta con ser una empresa eficiente, sino que debe ser capaz de adaptarse a los cambios frecuentes (flexibilidad). Y para ello, es necesario implantar y mantener correctamente los procesos de la compañía: auditorías, tareas, creación de interfaces y formularios, informes, etc.

Este post se centra en el término de Business Process Management, sus fundamentos y conceptos de implementación.

Definición de BPM (Business Process Management)

Es una metodología de trabajo orientada a la gestión de procesos que permite organizar controlar las actividades de los empleados de una empresa. El BPM implica seguir una serie de pasos o acciones que modifican la forma de trabajar para facilitar la colaboración entre ellos. Su objetivo final es mejorar el desempeño y la optimización de los procesos de una compañía. 

Las principales características de un sistema BPM son:

• Modelado de procesos de negocio. Permite utilizar un BPM para diseñar procesos de la cadena de valor end-to-end con independencia de los departamentos, tareas o proyectos involucrados, tanto internos como de otras organizaciones.
• Monitorización de procesos y usuarios (KPI´s). Aporta potencia y versatilidad al compartir información del estado de los procesos y del uso de recursos, detectando cuellos de botella e ineficiencias de los equipos de trabajo.
• Captura de datos, gestión y análisis. Debe capturar, gestionar y analizar datos relacionados con los procesos de la empresa que permiten alimentar acciones de análisis.
• Funciones colaborativas. Se dispone de funciones para gestionar ausencias, delegaciones o asunciones de tares de otros empleados, siempre y cuando el rol y jerarquía sean compatibles con ello.
• Fácil gestión documental. La gestión de procesos genera una cantidad de información documental que queda asociada y/o almacenada en el propio gestor BPM o en sistemas documentales externos.
• Movilidad. Algunos empleados requieren disponer de la flexibilidad necesaria para realizar desplazamientos habituales fuera de la oficina. Por ello, el sistema BPM debería estar disponible en movilidad (teléfono inteligente y tabletas).
• Generar un almacén de conocimiento. La memoria de las acciones realizadas, de quién ha intervenido, qué documentos se han manejado o qué decisiones se han tomado, pasan a estar en el repositorio del sistema BPM.

Ahora que conoces las principales características del Business Process Management o Gestión de Procesos Empresariales, es el momento de ahondar en sus fundamentos y su evolución. 

Fundamentos y conceptos de implementación BPM

La idea de que las actividades empresariales pueden desarrollarse como un proceso no es nueva. A principios del siglo XX, Friedrick Winslow Taylor desarrolló el concepto de Administración Científica, basado en los principios de estandarización de los procesos en la producción industrial.  

A mediados de los años 90, aparecieron los conocidos ERP (Enterprise Resource Planning) con el fin de solucionar los problemas de gestión de las empresas. Sin embargo, estos sistemas no resultaron tan eficientes como se esperaba, por lo que se siguieron incorporando mejoras. No fue hasta finales de la década y principios del 2000 cuando se desarrollaron los sistemas CRM (Customer Relationship Management) para mejorar el servicio ofrecido a los clientes.

La ingeniería de procesos siguió evolucionando hacia los BPM actuales, desde las primeras aproximaciones de Frederick Taylor en 1911 hasta la sobreproducción de 1990, la llegada del ERP y del CRM. Con la entrada en el siglo XXI, las empresas comenzaron a prestar mayor atención a la gestión por procesos de negocio.

Qué distingue estos sistemas de los BPM

Fundamentalmente una idea muy sencilla. Los ERP y CRM están orientados fundamentalmente a la captura del dato, mientras que el BPM está orientado a la gestión del proceso. Vamos a poner un ejemplo para clarificarlo. 

Supongamos que hemos hecho una compra. En el ERP introduciríamos los datos del proveedor, el producto y modelo, el precio de la adquisición y la forma acordada de abonarlo. Por el contrario, el BPM se encargaría de gestionar a los participantes del proceso de compra: alguien decide qué se necesita, otro identifica a los proveedores más cualificados, otro valora las ofertas recibidas, otro confirma la compra y otro gestiona la previsión de pagos.

Y entonces, ¿viven vidas paralelas? En cierto modo sí, pero con una importante salvedad: comparten los datos corporativos (presupuestos, proveedores, empleados,…) y según el ejemplo descrito sería el propio proceso quien introduciría de forma automática esos datos en el ERP.

La evolución de los mercados globales requiere de metodologías ágiles

La eficiencia de una empresa depende de una correcta gestión de procesos. Y para ello, se necesitan aplicaciones de gestión desarrolladas con rapidez, ajustadas y ajustables a las necesidades específicas de cada negocio.

Ahorrar tiempo sin afectar a la calidad debería ser una prioridad en todas las empresas. Los mercados evolucionan, la evolución impulsa el trabajo con metodologías ágiles, y estas metodologías mejoran la calidad, la satisfacción, el compromiso y la productividad. 

¿Qué tipo de BPM necesita tu empresa? ¿Eres de los que cree en la correcta gestión por procesos para conseguir el éxito? ¿Tienes dudas acerca de los fundamentos y conceptos de implementación BPM? En Cibernos, podemos ayudarte. Trabajamos para garantizar la mejor comunicación y fluidez en los procesos de negocio con el software que mejor se adapte a tus necesidades.