Salesforce y Business Intelligence van de la mano

La analítica en profundidad suele quedar relegada a un segundo plano o incluso empujada al ostracismo en muchas empresas. Generamos datos a raudales, que encierran un tesoro de insights valiosos para aprovechar.

El auge de la Business Intelligence va de la mano con el desarrollo de plataformas para su aprovechamiento al máximo. Si disponemos de una herramienta adecuada, como puede ser Salesforce, crecen las ventajas de llevar a cabo una analítica y un desarrollo de BI adecuado.

La importancia de ser una “Data-Driven company”

La previsión y anticipación se han convertido en la herramienta principal para gestionar el vertiginoso ritmo y la tremenda competencia de la empresa hoy en día. Es por ello que la Business Intelligence es prácticamente imprescindible para poder entender no sólo el estado del mercado y de nuestros clientes, sino nuestra propia empresa.

Las intuiciones y el olfato comercial están bien, pero en un mundo en el que la disponibilidad de los datos es tan abrumadora, son éstos los que habrán de guiar nuestro  camino. Y ello no es fácil, pero con plataformas como Salesforce sin duda es posible. Y es que quien crea que la BI actual tiene algo que ver con lo que se hacía hace 15, 10 o incluso 5 años está muy desencaminado.

Comparación entre las herramientas clásicas y actuales de BI

La evolución que vive desde 2010 el desarrollo de herramientas de BI dejan atrás los obsoletos modelos que dejaban en manos del departamento de IT todo el desarrollo y la capacidad de gestión de los datos. Hoy el mundo del CRM o del ERP han dejado de ser coto exclusivo de departamentos de comercial/ventas y administración, el BI se acerca cada vez más a todos los departamentos de la compañía. Algo que se puede ver claramente en los siguientes conceptos:

• Fuente de datos: mientras que tradicionalmente la gestión de tablas de información se ha venido realizando a través de departamentos de IT en grandes empresas, o incluso servicios de consultoría externas; lo cierto es que ahora las bases de datos de la empresa son no sólo consultables, sino gestionables desde plataformas comunes con interfaces adaptadas al ojo no experto. Se acabó el tiempo de las listas interminables a través de sistemas internos poco claros.
• Gestión y entrada de datos: abandonamos la dependencia del experto de IT que se torna imprescindible para la simple introducción de tablas en nuestra base de datos. Por supuesto que habrá una supervisión y una serie de permisos limitantes, pero la paralización tradicional que suponía la total sumisión de la gestión de datos al experto IT queda ya obsoleta.
• Autoría: mientras tradicionalmente todo quedaba en manos de los llamados Power Users, o perfiles superiores de la empresa, la capacidad de inserción y gestión de datos vendrá solo delimitada por la capacidad de utilización del software. Y por supuesto, de las limitaciones que cada empresa desee establecer a nivel interno.
• Análisis: es aquí donde encontramos la mejoría más relevante en la gestión del Business Intelligence a día de hoy. Mientras que los informes que se generaban en el modelo antiguo no iban más allá de peticiones ad-hoc por parte del jefe de cada departamento y siempre en base a las limitaciones de un modelo establecido. En la actualidad las posibilidades las marca la imaginación no ya de cada jefe de departamento, sino prácticamente de cada empleado, pudiendo llegar a hacer los desarrollos de informes que se quiera con los datos disponibles. Buen ejemplo de esto son los informes y paneles de Salesforce.
• Insight: se acabaron los mailing semanales y la comparativa entre dos columnas de Excel. En base a la capacidad inmediata y orgánica de las soluciones actuales, en vez de fotos fijas es sencillo desarrollar una concepción de storytelling de la empresa. Nuestra compañía no es lo que vemos en un momento dado, es lo que hemos hecho para llegar hasta allí y el lugar hacia donde queremos. Los hitos marcados son simples pasos en el camino. Pasos que hay que dar de manera conjunta. Con herramientas que pongan en común todo lo hecho entre todos y lo llevado a cabo por cada departamento es como se puede lograr un desarrollo de BI acorde a las capacidades actuales.

Así, quizá lo más importante a la hora de implantar un sistema de BI sea valorar nuestra empresa en su justa medida y poder conseguir la solución más adecuada. Para ello será conveniente evaluar una serie de conceptos de manera precisa.

Claridad de objetivos

Quizá el mayor pozo de dinero y el más claro camino al fracaso es la ausencia de objetivos o la indefinición de los mismos.

Cuando hablamos de BI, en cualquier caso, no nos estamos refiriendo a una simple proyección de los KPI a futuro, tal y como se suele hacer en un departamento de marketing.

No basta con unas estimaciones grosso modo que nos den una idea global con un margen de error inevitablemente alto. La Business Intelligence nos da la posibilidad de generar si no predicciones cien por cien fiables, sí mucho más cercanas a la realidad, lo cual hace que podamos definir unos objetivos concretos y realizables de manera más certera.

Posibilidad de integración con otros sistemas

La capacidad de una herramienta de gestión de BI se ve limitada por su accesibilidad a los datos. Lo ideal, como siempre, sería que toda la empresa trabajase sobre una misma plataforma, pero en ocasiones esta posibilidad resulta complicada, cuando no imposible. Así, plataformas como Salesforce que proponen una conectividad total bien sea a través de APi, bien a través de actualizaciones diarias, generan un centro de BI más que completo.

Identificar usuarios y perfiles

Saber quién y cómo va a utilizar nuestras herramientas de Business Intelligence  marcará cómo habrá de ser el desarrollo de las mismas. La posibilidad de personalizar y desarrollar un reporting adecuado a las necesidades de cada departamento y empresa es una posibilidad más que real tal y como comentamos en el primer apartado.

Formación en BI

Que los datos sean accesibles a través de una plataforma user-friendly no significa que vayamos a ser capaces de gestionar y consultar nuestra BBDD sin ningún tipo de formación ni ayuda. En ese sentido Salesforce y sus partners disponen de infinidad de herramientas para, sin necesidad de ser un autodidacta extremo, entender de manera individual cada proceso y aplicarlo de manera natural en el sistema. Más allá de eso, no es desdeñable el típico curso de formación a los empleados.

Casos de uso

Antes de proceder a una implantación de un sistema BI, siempre será recomendable la generación de ejemplos claros de los procesos habituales. De esta manera, la mencionada formación tendrá una base sobre la que apoyarse sin necesidad de que cada usuario tenga la obligación de conocer al dedillo proceso y ramificaciones internas. Bastará con conocer el front-end del sistema para un uso adecuado a las capacidades y necesidades de cada uno de los usuarios.

Seguridad del entorno de Business Intelligence

No olvidemos que estamos tratando todos, o casi todos, los datos de la empresa. Ante el aumento que se ve anualmente en lo que se refiere al número de fallos de seguridad en la protección de datos (basta echar un vistazo al último Data Brach Investigacion Report de Verizon. Es por ello que la labor de IT en la supervisión y adecuación de permisos es vital, así como en el control de accesos. Algo que es necesario supervisar con un software que nos ofrezca un sistema de almacenamiento con las suficientes garantías tal y como ocurre con Salesforce.