Pierdes dinero y clientes por no controlar contratos con proveedores

Los proveedores son una de las partes más importantes de todo negocio. Es por ello por lo que es de vital importancia controlar los contratos con los proveedores. Pero ¿cómo hacerlo? ¿Cuáles son los pasos a seguir?

La importancia de controlar los contratos con los proveedores

Son muchos los puestos de trabajo que están estrictamente relacionados con la gestión de proveedores. Nos referimos a los directores de compras, de operaciones y los responsables de gestionar y controlar a los proveedores en general. 

Controlar los contratos con los proveedores está demostrado que ayuda a mejorar la satisfacción de los clientes; porque en el fondo estaremos midiendo la calidad de los servicios y/o productos asociados. 

Toda cláusula puede contener penalizaciones por incumplimiento de acuerdo con unas reglas pactadas que se puede llegar a calcular de forma automática. Pero no se trata tanto de obtener una factura más reducida porque ha habido una serie de incumplimientos, sino en el fondo de saber cuáles han sido,  compartirlos con el proveedor y que este los corrija lo antes posible.  Esta plataforma colaborativa de medida de calidad de servicio entre clientes y proveedores es lo que ofrece nuestra solución Control de Contratos.

¿Cómo puede ayudar una solución de Control de Contratos?

Las empresas que colaboran con un proveedor puede que no necesiten controlar los contratos. Claro que, a medida que trabajamos con distintos proveedores, el no hacerlo podría suponer un problema a corto o a largo plazo. Por eso es importante ponerse manos a la obra cuanto antes.

¿Cuándo es buen momento para hacerlo? Cuando se tiene un buen número de proveedores y a su vez contratos con diferentes niveles de servicio que se han de cumplir y complejos esquemas de penalización por falta de cumplimiento.

En este contexto, realizar un correcto seguimiento consume muchas horas de personal propio, alimentando las habituales hojas de cálculo que se desarrollan a tal efecto.

Qué 6 inconvenientes presenta hacerlo con este Excel

• Definir una hoja de cálculo por cada contrato y la formulación de todas las clausulas.
• La recogida de los datos necesarios de los proveedores es manual (llamadas de teléfono, correos electrónicos, correspondencia postal).
• Hay que dedicar tiempo a la introducción de estos datos, con la posibilidad de introducir errores de transcripción.
• El trabajo de control no puede ser simultáneo entre varios usuarios contra el mismo Excel.
• Después de identificar los incumplimientos, no hay soporte para la gestión del seguimiento de las acciones solicitadas ni de su reporte automático.
• Ninguna integración con el sistema de pago a proveedores

La mejor solución: Control de Contratos de Cibernos

En Cibernos tenemos la clave para que gestiones de la mejor manera posible las relaciones con tus proveedores. Ponemos a tu disposición la solución de Control de Contratos que te proporciona las siguientes ventajas:

• Facilita la parametrización del clausulado de los contratos
• Identifica qué datos son requeridos y quién los debe suministrar (normalmente y directamente será el propio proveedor) evitando tareas de intermediación.
• Una evaluación automática de cada contrato, proporcionando la volumetría asociada a cada cláusula y las penalizaciones incurridas.
• Aumentando la frecuencia de estas evaluaciones para detectar y corregir lo antes posible los posibles incumplimientos.
• Facilitando mecanismos para comunicar al proveedor los incumplimientos incurridos y proponiéndole acciones de corrección que tendrá que reportar por el mismo medio, con lo que generamos un sistema autodocumentado.

Ventajas de realizar un control de contratos

Esta solución de ‘Control de Contratos’ supone todo ventajas para las empresas: aumentar la frecuencia de los controles sobre los contratos, detección precoz de incumplimientos, evaluar con mayor precisión la calidad de los proveedores u organizar mejor el trabajo y todo ello según el modelo de mejora continua. 

Es imprescindible para las empresas que trabajen con distintos proveedores y quieran gestionarlo de una manera adecuada, para que nada se escape de nuestro control y requiriendo una mínima dedicación a esta tarea.

Si quieres obtener más información sobre el Control de Contratos de Cibernos, recuerda que podemos asesorarte sin compromiso.

¿Qué opinas acerca de la solución que ofrecemos? ¿En qué casos crees que puede ser altamente beneficiosa?

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