Cómo agilizar el procesamiento de facturas empresariales con RPA

¿A quién no le gustaría procesar sus facturas con la velocidad de un rayo y la precisión de un reloj? Es una tarea que salpica a todas las empresas (incluida la tuya) y que puede convertirse en un verdadero dolor de cabeza si le dedicas largas horas o cometes errores. Afortunadamente, en medio de este caos, surge la Automatización Robótica de Procesos (RPA) con la que liberarnos de las cadenas de la facturación manual. Lo creas o no, la única manera de agilizar el procesamiento de tus factoras es automatizando. 

¡Acompáñanos para conocer los detalles de esta tecnología en la facturación empresarial!

¿En qué consiste el procesamiento de facturas?

El procesamiento de facturas empresariales es una parte clave de la gestión financiera de cualquier organización. Implica recepción, revisión, aprobación y registro de facturas que provienen de proveedores por bienes o servicios recibidos. Tradicionalmente, este ha sido un proceso manual y propenso a errores, lo que resultaba en retrasos, pérdidas de productividad y riesgos de cumplimiento. Si te resulta familiar esta situación, sigue leyendo.

¿Por qué RPA permite agilizar facturas?

La extracción de datos, la validación y la conciliación de facturas son tareas que conllevan tiempo. Pero también son tareas que pueden automatizarse utilizando robots de software. Esto ejecuta las tareas repetitivas basadas en reglas. Como resultado, también se reducen los errores, se aceleran los ciclos de procesamiento y se liberan recursos para tareas más estratégicas.

Pasos para agilizar el proceso de facturación empresarial con RPA

Aquí, hemos recopilado los pasos a seguir por nuestro equipo de desarrollo de soluciones de automatización para agilizar la facturación empresarial. Toma nota:

1. Recopilación de facturas

Los robots pueden ser programados para recuperar facturas de diversas fuentes, como correos electrónicos, portales de proveedores o sistemas de gestión documental. Depende de cada organización. Esta capacidad de recopilación automática ahorra tiempo y asegura la captura oportuna de todas las facturas entrantes.

2. Extracción de información relevante

Una vez recopiladas las facturas, los robots utilizan técnicas de procesamiento de lenguaje natural (PNL) y reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para extraer información clave, como números de factura, fechas y detalles del proveedor. Como resultado, logra una mayor precisión y consistencia de los datos. 

3. Validación y conciliación

A continuación, los robots comparan la información de la factura con los registros internos, como órdenes de compra y recibos de entrega, para verificar la exactitud y la legitimidad de la factura. Cualquier error queda señalado para ser revisado después por una persona, lo que mejora la integridad de los datos y reduce los riesgos de pago incorrecto.

4. Aprobación y procesamiento de pagos

Una vez validadas, las facturas son enviadas automáticamente a los responsables de aprobación según las reglas predefinidas. Los robots pueden gestionar todo el flujo de aprobación y, una vez aprobadas, procesar los pagos correspondientes en el sistema financiero de la organización.

5. Registro y seguimiento

Cada etapa del proceso de facturación, desde la recepción hasta el pago, se registra y documenta automáticamente en un sistema de seguimiento. Esto facilita la trazabilidad completa de todas las transacciones, así como una auditoría interna y externa sin errores.

Beneficios de la automatización de facturas con RPA

La implementación de RPA en el procesamiento de facturas empresariales ofrece una serie de beneficios que resumimos a continuación:

• Mayor eficiencia y velocidad: Reduce los tiempos de procesamiento, permitiendo que las facturas sean gestionadas y pagadas de manera más rápida y eficiente.
  
  
• Reducción de errores: Al eliminar la intervención manual, se reducen los errores en el procesamiento de facturas, lo que mejora la precisión y la calidad de los datos.
  
  
• Ahorro de costes: La automatización de procesos libera recursos humanos y reduce los costes asociados con el procesamiento manual de facturas.
  
  
• Mejora del cumplimiento: La trazabilidad y la documentación automatizada garantizan el cumplimiento de los requisitos regulatorios y las políticas internas de la empresa, reduciendo los riesgos de sanciones y multas.

Si crees que este momento es una oportunidad única para optimizar los flujos de trabajo financieros, mejorar la precisión y la eficiencia, así como liberar el potencial humano para tareas con gran valor añadido, contacta y obtén más información de nuestras soluciones RPA. Si prefieres tener una idea previa de nuestra oferta antes de reunirnos, en la siguiente presentación puedes ver los detalles.

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