¿Qué retos plantea la automatización de procesos en las empresas?

Si te encuentras con problemas al automatizar determinados procesos, si te interesa aprovechar las capacidades de la tecnología RPA en tu transformación, o simplemente estás considerando externalizar algunos procesos empresariales, ¡no te pierdas este post!

El constante avance tecnológico ha traído diferentes enfoques y herramientas que buscan agilizar y optimizar los procesos empresariales, tales como: la gestión de documentos, flujos de trabajo, atención al cliente, análisis de datos, gestión de recursos humanos, etc. 

Algunos de los enfoques más populares en la automatización de procesos vienen de la mano de tecnologías como el Robotic Process Automation (RPA) o automatización robótica de procesos, el Business Process Management (BPM) o gestión de procesos de negocio, el Business Process Outsourcing (BPO) o externalización de procesos de negocio, y la Intelligence Process Automation (IPA) o automatización inteligente de procesos.

Continúa leyendo este artículo para conocer en qué consiste cada una de ellas y qué retos plantea la automatización de procesos en las empresas.

Qué es la automatización de procesos

Se refiere al uso de la tecnología para realizar tareas de forma automática, sin la intervención directa de las personas. No solo reemplaza o mejora procesos manuales y repetitivos mediante la aplicación de sistemas y software que ejecutan las acciones de manera precisa y eficiente, sino que también busca eliminar tareas tediosas. De esta forma, reduce el número de errores, aumenta la eficiencia y libera recursos humanos para actividades de mayor valor.

Entre las tecnologías que involucra la automatización de procesos se encuentran los robots de software (RPA), los algoritmos de inteligencia artificial (IA), los flujos de trabajo automatizados y la integración de sistemas, entre otros. No obstante, la automatización puede incluir desde tareas simples y repetitivas hasta procesos más complejos que involucran toma de decisiones y análisis de datos.

RPA, BPM e IPA en la automatización de procesos

Desde la automatización robótica de procesos (RPA) hasta la gestión de procesos de negocio (BPM), la automatización inteligente de procesos (IPA) y la externalización de procesos de negocio (BPO), cada enfoque ofrece su propio conjunto de beneficios y desafíos.

Tecnología RPA en la automatización de procesos empresariales

Utiliza robots de software para realizar tareas repetitivas y manuales, lo que permite liberar a los empleados de esas labores tediosas y enfocarlos en actividades más estratégicas. Aunque esta tecnología puede ofrecer grandes ventajas, como la reducción de errores y la mejora de la eficiencia, su implementación exitosa requiere un análisis y diseño cuidadoso de los procesos a automatizar. A continuación, puedes descargar nuestra presentación de soluciones RPA para conocer más información

Retos que plantea la tecnología RPA en la automatización de procesos

1. Identificación de los procesos adecuados para automatizar, ya que no todos son apropiados mediante esta tecnología. 
   
   
2. Complejidad de los procesos que no están bien estructurados y estandarizados, lo que puede requerir la combinación de IA con otras tecnologías avanzadas.
   
   
3. Cambios en los procesos y actualizaciones constantes que no son bien gestionadas, lo que puede afectar a la eficacia de los robots de software y requerir ajustes.
   
   
4. Garantizar el cumplimiento normativo e implementar medidas de seguridad adecuadas para proteger la información.
   
   
5. Aceptación de los empleados al introducir esta tecnología en la empresa, lo que puede causar incertidumbre.

Tecnología BPM en la automatización de procesos empresariales

Busca optimizar y mejorar los procesos empresariales a través de la modelización, análisis y mejora continua. El BPM no solo se enfoca en la automatización, sino también en la integración de sistemas, la colaboración entre equipos y la monitorización en tiempo real. Sin embargo, implementarlo de manera efectiva implica superar algunos desafíos.

Retos que plantea la tecnología BPM en la automatización de procesos

1. Resistencia al cambio por parte de los empleados, dado que la automatización conlleva cambios en la responsabilidad y la forma de trabajo.
   
   
2. Alineación con los objetivos estratégicos, dado que es fundamental identificar y priorizar los procesos que tienen impacto directo en los objetivos empresariales.
   
   
3. Gestión del cambio organizacional, no solo en los procesos, sino también en la estructura y cultura de la organización.
   
   
4. Integración con los sistemas existentes para garantizar que la transferencia de datos y acciones entre ellos sea fluida.
   
   
5. Mantenimiento y mejora continua, lo que implica monitorizar y evaluar con regularidad los procesos automatizados.
   
   

Tecnología BPO en la automatización de procesos empresariales

También juega un papel importante en la automatización de procesos. Mediante el BPO, las empresas pueden externalizar ciertas funciones o procesos (atención al cliente, help desk, gestión documental)  a proveedores especializados, lo que les permite aprovechar su experiencia y eficiencia en la automatización. Sin embargo, es fundamental establecer una sólida gestión de la relación con el proveedor y garantizar la seguridad de los datos y la confidencialidad. Descarga el siguiente caso de uso de BPO en Real Estate y conoce todos los detalles.

Retos que plantea la tecnología BPO en la automatización de procesos

1. Gestión del proveedor de BPO confiable y competente, lo que implica hacer una exhaustiva evaluación de distintos proveedores potenciales. 
   
   
2. Seguridad de los datos y confidencialidad, ya que la externalización de procesos implica el intercambio de datos confidenciales de la empresa.
   
   
3. Control y visibilidad de los procesos externalizados, así como preocupación por la pérdida de control y visibilidad de las operaciones.
   
   
4. Gestión de la calidad en los procesos externalizados, estableciendo acuerdos de nivel de servicio (SLA) claros y medibles con el proveedor.
   
   
5. Gestión del cambio interno, resistencia y preocupación entre los empleados sobre la pérdida de empleos o cambios en sus responsabilidades laborales.

Tecnología IPA en la automatización de procesos empresariales

Combina la RPA con otras tecnologías como la inteligencia artificial y el aprendizaje automático. La IPA permite automatizar tareas más complejas que involucran toma de decisiones, reconocimiento de patrones y análisis de datos. Sin embargo, aunque promete un potencial considerable, es importante abordar desafíos relacionados con la ética, la transparencia y la responsabilidad en la toma de decisiones automatizada.

Retos que plantea la tecnología IPA en la automatización de procesos

1. Identificación de procesos adecuados, ya que no todos son aptos para llevar a cabo una automatización inteligente.
   
   
2. Capacidad de aprendizaje y adaptación para realizar tareas complejas y tomar decisiones basadas en datos.
   
   
3. Interpretación y procesamiento de datos no estructurados, como documentos, correos, archivos multimedia, entre otros.
   
   
4. Ética y responsabilidad sobre la privacidad de los datos, el sesgo algorítmico y el impacto en el empleo.
   
   
5. Integración con sistemas y procesos existentes, ya que la tecnología debe interactuar y colaborar con otras aplicaciones y flujos para lograr una automatización completa.

Superar estos desafíos requiere una planificación estratégica, una gestión adecuada del cambio y una colaboración estrecha entre los equipos de negocio, de IT y de IA. Contacta con nuestros expertos en automatización de procesos y resuelve las dudas que te hayan surgido hasta el momento.

¿Necesitas optimizar tus procesos pero te encuentras con numerosas dificultades en tu transformación digital?

En resumen, la amplia gama de enfoques y herramientas disponibles para la automatización de procesos brinda a las empresas oportunidades significativas para mejorar su eficiencia, agilidad y competitividad. Sin embargo, es fundamental comprender los desafíos asociados con cada enfoque y tomar decisiones informadas sobre su implementación. Al hacerlo, las empresas pueden capitalizar al máximo el potencial de la automatización y lograr resultados positivos en sus operaciones empresariales.

Llegados a este punto, ten en cuenta que la automatización de procesos no implica necesariamente la eliminación de las personas en los procesos empresariales en su totalidad, sino más bien la optimización y el apoyo a las actividades que requieren intervención humana. 

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