Razones por las que invertir en la Gestión de Comités

Aunque muchas empresas utilizan los Comités para tomar decisiones, a menudo se producen numerosos errores que podrían evitarse y de los que, en muchas ocasiones, ni siquiera somos conscientes. Por poner algunos ejemplos: no usar documentación homogénea o con el mismo nivel de versión entre los participantes, gestionar manualmente los circuitos de aprobación, falta de agilidad en la toma de decisiones, falta de sistemática en la redacción de las actas, etc.

Evitar estos errores es fundamental para la buena marcha de la compañía. Por eso, vamos a contarte cuáles son las razones por las que invertir en la gestión de comités.

¡Comenzamos!

La gestión de comités en las compañías

La gestión de comités cumple un papel importante dentro de las empresas, sobre todo para aquellas que quieran facilitar la gestión de los órganos colegiados y presenten carencias como estas: exceso de tiempo invertido en elaborar y repartir los documentos de los asuntos, tienen dificultades para conocer el estado exacto de cada uno de ellos, les supone un gran esfuerzo hacer el seguimiento de las tareas precedentes o consecuentes, pierden mucho tiempo en viajes y traslados, no cuentan con un libro de actas electrónico que pueda facilitar la búsqueda y la consulta de asuntos, etc.

¿Te encuentras en alguna de estas situaciones? Piénsalo…

Invertir en la gestión de comités ¿PORQUÉ?

Muchos gestores o secretarios de comités se preguntan qué pueden hacer para que su trabajo sea realizado de forma más cómoda y ágil. Es un planteamiento comprensible si tenemos en cuenta la cantidad de tareas que desarrollan, desde el envío masivo previo de toda la documentación hasta las reuniones y las convocatorias de las distintas personas.

Así que, queremos compartir contigo las razones por las que ya puedes empezar a apostar por una herramienta sistemática de gestión de comités:

• Si no lo utilizas, estás perdiendo dinero. Y no creas que exageramos, pues cuando prescindimos de ellos tendemos a caer en errores que nos llevan a una mala gestión.
• Con él puedes eliminar la dependencia de determinadas personas y agilizar los procesos de trabajo.
• Lograrás la máxima organización de la documentación y las actas, pudiendo localizarlas y consultarlas fácilmente. Olvídate de invertir más tiempo del debido buscando papeles.
• Automatización del flujo de asuntos entre comités, ahorro de costes y tiempos.
• Control de las acciones solicitadas por los comités al resto de la organización.

¿Buscas una solución para este tema?. Consúltanos sobre nuestro Gestor de Comités.

¿Por qué el Gestor de Comités de Cibernos?

Su metodología establece un entorno estructurado de trabajo colaborativo con grandes ventajas, una solución que ha sido pensada para tomar decisiones en grandes empresas, de manera que ya este sistema es una solución colaborativa enfocada en resolver los problemas de las compañías. En Cibernos somos líderes en la implantación de este tipo de alternativas con soluciones concretas que busca evitar los errores comunes que cometemos en nuestro día a día.

Los objetivos que hemos fijado en nuestro producto de Gestión de Comités son los siguientes:

1. Gestionar la competencia. Lo que conlleva la aceptación o el rechazo de los ítems recibidos en las bandejas de cada uno de los Comités.
2. Distribuir la documentación. Y, por supuesto, facilitarla de forma actualizada.
3. Organizar y agendar. Establecer la relación ente los ítems sobre los que se deben tomar decisiones en cada reunión.
4. Facilitar las reuniones. Teniendo en cuenta la dispersión geográfica y horaria de los participantes o asistentes.
5. Estado de los asuntos. Facilitar la consulta el estado de tramitación de los mismos.
6. Estado de las tareas. Hacer el seguimiento de su estado.
7. Dejar constancias de las decisiones que se han tomado.
8. Integración con otros sistemas: Aportación automática de asuntos a gestionar o alimentación automática de inventarios como destino final de asuntos aprobados (por ejemplo Nuevos Productos).

Hoy en día, nuestro producto es el único en garantizar todas estas funcionalidades y ventajas que te hemos contado a lo largo del post. Así que, si estás pensando en mejorar el control, ahorrar en viajes, tiempo y esfuerzo, mejor con Gestor de Comités... ¡PODEMOS AYUDARTE!