¿Cuántas empresas prescinden de un software de documentos y registros?, ¿cómo afecta a las actividades de cumplimiento y seguridad?, ¿qué imprevistos puede acarrear la pérdida de control sobre los proveedores?
Hoy, queremos hablarte de una solución orientada al cumplimiento de la documentación exigida a los proveedores, tanto por la normativa vigente como por los procesos de homologación de proveedores que cada entidad tenga implantados, tanto asociados al propio proveedor, a sus trabajadores y al equipamiento empleado.
Os contamos esto porque, en la actualidad, existe una auténtica problemática sobre el control de todas las cláusulas de los contratos de servicios de clientes con un alto nivel de subcontratación. No queremos que esto ocurra, pues las empresas cuentan con una alta responsabilidad en el cumplimiento y en la seguridad. Por eso, hoy estamos dispuestos a ayudarte.
Lo que se necesita resolver
Cada día somos testigos de nuevas actualizaciones y aplicaciones de normas y reglamentos que buscan establecer un camino o un patrón a seguir para garantizar las buenas conductas. Imponen deberes y confieren derechos.
En materia de gestión de proveedores, algunos expertos en desarrollo de soluciones y medidas han centrado su atención en el cumplimiento de todos los requisitos de la ley referente a la prevención de riesgos laborales (Art. 16 de la Ley 31/1995).
Sabemos que, en muchas ocasiones, se trata de una tarea difícil, y en empresas de gran envergadura, el tema puede complicarse aún más. Por ello, el objetivo principal es lograr una gestión integral de la prevención de riesgos laborales en las organizaciones mediante la gestión de procesos.
Del mismo modo, es fundamental prestar atención a la fluidez en el cumplimiento de la ley y de las normas aplicadas a los proveedores, así como liberar a las empresas al facilitar que los recursos se enfoquen en su negocio.
Las compañías necesitan herramientas con las que contemplar estos y otros requisitos, como los de la especificación OHSAS 18.001 para la gestión documental de toda la información sobre prevención.
Los instrumentos han sido desarrollados por algo, por lo que cada vez resulta más necesario contar con sistemas que nos permitan mantener el control de cara a los proveedores, así como de otros sujetos.
¿Qué debo buscar en una herramienta de control de proveedores?
Algunos expertos en materia de cumplimiento son conscientes de que muchas compañías carecen de un buen software de control de la documentación. Sin embargo, pasar desapercibidos ante esta cuestión podría ocasionar graves imprevistos. ¿Eres consciente de la cantidad de empresas que se encuentran en esta situación?
Queremos que minimices el riesgo con los proveedores, por lo que queremos contarte 5 cosas que debe tener este servicio para conseguirlo:
- Parametrización de la documentación necesaria.
- Control y alertas ante incumplimiento por caducidad o por no aportación.
- Servicio de atención y de gestión de incidencias de los proveedores.
- Integración con control de accesos
- Portal del cliente para la consulta del estado de la documentación y de las incidencias.
Y tú, ¿qué opinas?, ¿crees que nos hemos dejado algo en el tintero?
La reducción del riesgo está en tus manos
En la vida, hay tantas cosas que llegan sin aviso previo, que parece casi obligatorio estar preparados para lo que pueda pasar. Se llaman imprevistos, y todas las empresas, sin excepción, tienen cita con ellos. Prevenirlos puede resultar una tarea complicada, pero las organizaciones tienen en sus manos el poder de mitigar o reducir los riesgos y su impacto. Para conseguirlo, es necesario determinar el nivel de importancia que tiene cada proveedor, los controles a aplicarle y realizar el seguimiento adecuado.
¿Sabes cómo hacerlo?. Si tienes alguna pregunta en mente, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Estaremos encantados de escucharte.
El tiempo es demasiado largo para el que espera y corto para el que actúa. No lo olvides.
Sobre el autor: Eliseo Martín
