¿Qué es un Contact Center BPO y cómo funciona?

Según PwC, el 73 % de los clientes dan prioridad a su experiencia a la hora de tomar decisiones de compra, situándola justo por debajo del precio y la calidad del producto.

La gestión efectiva de las interacciones con los clientes es un factor crítico de éxito para cualquier organización. Sin embargo, la capacidad de satisfacer las crecientes demandas de atención al cliente, caracterizadas por tiempos de respuesta cada vez más reducidos, representa un desafío significativo para muchas empresas, especialmente aquellas de menor tamaño o en etapas iniciales de desarrollo.

Para superar estas limitaciones, la externalización de los servicios de call center a través de un proveedor de Business Process Outsourcing (BPO) ha surgido como una solución estratégica. En este artículo, profundizaremos en la importancia del Contact Center BPO para mejorar la experiencia de cliente.

Contact Center BPO: qué abarca este concepto

Un contact center BPO es una entidad externa que gestiona los servicios de atención al cliente y la gestión de llamadas en representación de una organización cliente. Dependiendo de la naturaleza de la organización, los agentes de contact center se encargan de atender consultas relacionadas con compras o servicios, así como de promover productos y servicios a través de sistemas telefónicos y otros canales de comunicación.

Las empresas optan por externalizar sus servicios de atención al cliente a proveedores externos con el objetivo de incrementar la satisfacción y retención de clientes sin incurrir en gastos elevados. Las soluciones escalables, las estrategias actualizadas de contact center y los agentes altamente capacitados de estos proveedores permiten a las empresas clientes concentrarse en sus competencias principales.

Por todo esto, es una solución ideal para aumentar la eficiencia de la empresa, reducir costes operativos y mejorar la calidad del servicio al cliente. 

¿Por qué vale la pena apostar por un Contact Center BPO?

Los Contact Centers de Externalización de Procesos Empresariales (BPO) constituyen una solución estratégica para las organizaciones que buscan optimizar la gestión de sus interacciones con los clientes. Estos centros, especializados en la prestación de servicios de comunicación, ofrecen una amplia gama de soluciones diseñadas para mejorar la eficiencia operativa, la satisfacción del cliente y la rentabilidad de las empresas.

Características clave:

• Especialización y escalabilidad: Los Contact Centers BPO cuentan con equipos de agentes altamente capacitados y con experiencia en diversas industrias. Su modelo de negocio les permite escalar rápidamente las operaciones para adaptarse a las fluctuaciones de la demanda y ofrecer un servicio de alta calidad en todo momento.
• Amplia gama de servicios: Los servicios ofrecidos por los Contact Centers BPO abarcan desde la atención al cliente entrante y saliente hasta la gestión de campañas de marketing y ventas, pasando por el soporte técnico y la resolución de incidencias.
• Tecnología de vanguardia: Estos centros utilizan tecnologías avanzadas, como la inteligencia artificial y el análisis de datos, para mejorar la eficiencia de sus operaciones, personalizar las interacciones con los clientes y obtener valiosos insights sobre el comportamiento de los consumidores.
• Enfoque en el cliente: La experiencia del cliente es una prioridad para los Contact Centers BPO. A través de la implementación de mejores prácticas y el uso de herramientas de gestión de la relación con el cliente (CRM), estos centros se esfuerzan por ofrecer una atención personalizada y de alta calidad.

Funciones estratégicas de un Contact Center

Un contact center BPO desempeña un papel fundamental en la optimización de las interacciones con los clientes, contribuyendo de manera significativa a la consecución de los objetivos comerciales de una organización. Sus funciones trascienden la mera atención al cliente, abarcando un amplio espectro de actividades que agregan valor a la cadena de suministro y a la experiencia del consumidor.

Entre sus funciones principales destacamos:

• Gestión integral de la relación con el cliente (CRM): Los contact centers actúan como el epicentro de la interacción con los clientes, gestionando de manera proactiva y eficiente todos los puntos de contacto. Esto incluye:
  • Atención al cliente: Resolución de consultas, incidencias y reclamaciones, tanto en modalidad reactiva (llamadas entrantes) como proactiva (llamadas salientes).
  • Ventas y telemarketing: Captación de nuevos clientes, promoción de productos y servicios, realización de campañas de upselling y cross-selling.
  • Soporte técnico: Asistencia técnica a los clientes, resolución de problemas y troubleshooting.
  • Back office: Gestión de tareas administrativas relacionadas con la atención al cliente, como la actualización de bases de datos y la generación de reportes.
• Generación y análisis de datos: Los contact centers recopilan y analizan grandes volúmenes de datos sobre las interacciones con los clientes, lo que permite obtener valiosos insights para la toma de decisiones estratégicas. Estos datos pueden ser utilizados para:
  • Segmentación de clientes: Identificar segmentos de clientes con características y necesidades similares.
  • Personalización de la experiencia del cliente: Ofrecer experiencias personalizadas basadas en las preferencias y el historial de cada cliente.
  • Optimización de procesos: Identificar áreas de mejora en los procesos de atención al cliente.
• Automatización de procesos: La implementación de tecnologías de automatización, como chatbots e IVR, permite optimizar la eficiencia de los procesos de atención al cliente, reducir los costes y mejorar la satisfacción de los clientes.
• Soporte omnicanal: Los contact centers modernos ofrecen una experiencia omnicanal, permitiendo a los clientes interactuar a través de múltiples canales, como teléfono, correo electrónico, chat en vivo y redes sociales.

Tipos de Contact Center

Los contact center se clasifican principalmente en función de la dirección de las comunicaciones:

• Inbound: Centrados exclusivamente en la recepción de comunicaciones (llamadas, emails, chats, redes sociales) provenientes de los clientes. Son ideales para servicios de atención al cliente, soporte técnico y gestión de incidencias.
• Outbound: Dedicados a realizar comunicaciones salientes hacia los clientes o potenciales clientes. Se utilizan principalmente para telemarketing, ventas, encuestas, recordatorios y campañas de fidelización.
• Blended: Combinan las funcionalidades de los contact centers inbound y outbound, ofreciendo una solución más flexible y adaptable a las necesidades de las empresas.

Adicionalmente, los contact centers pueden clasificarse según su infraestructura:

• On-premise: Instalados en las propias instalaciones de la empresa, ofreciendo mayor control pero requiriendo una inversión inicial más elevada.
• Cloud: Basados en la nube, proporcionando mayor escalabilidad y flexibilidad, y reduciendo los costes de infraestructura.

¿Por qué optar por un contact center en la nube?

La elección entre instalar un contact center on-premise o uno alojado en la nube puede generar diversas inquietudes. La principal distinción radica en que un contact center on-premise requiere una infraestructura física en las instalaciones de la empresa, siendo su administración y mantenimiento responsabilidad del equipo interno de TI. En contraste, un contact center en la nube externaliza estas tareas al proveedor del servicio, eliminando la necesidad de destinar tiempo y recursos a la instalación, mantenimiento y actualizaciones.

Soluciones como Tech2call de Cibernos ejemplifican las ventajas de los contact centers en la nube. Con una red de más de 600 agentes distribuidos en España y Latinoamérica, esta plataforma ofrece:

• Escalabilidad: Capacidad para cubrir picos de demanda y gestionar volúmenes variables de llamadas.
• Especialización: Servicios de nivel 2 para tareas complejas que requieren conocimientos especializados.
• Omnicanalidad: Atención al cliente a través de múltiples canales (teléfono, email, chat, redes sociales).
• Automatización: Optimización de procesos mediante el uso de tecnologías como el IVR y los chatbots.

¿Listo para impulsar tu estrategia de atención al cliente? Contacta con Cibernos y empieza el camino hacia una experiencia de cliente inigualable.