¿Sabías que la eficiencia de una organización depende de una correcta Gestión de Procesos?
Sin embargo, no vale con elegir una herramienta cualquiera, pues se necesitan aplicaciones de Gestión por Procesos desarrolladas con rapidez, ajustadas y ajustables a las necesidades específicas de cada compañía.
En la suite AgilePlan de Cibernos, generamos Business Process Management Software (BPM) con los requisitos necesarios para diseñar, optimizar y automatizar los procesos de la empresa y sus documentos asociados.
¿Quieres saber para qué sirve y cómo funciona? Sigue leyendo este post, no te llevará más de 5 minutos aprender algo que puede cambiar el rumbo de la productividad de tu empresa para siempre.
¿En qué consiste la Gestión por Procesos?
La Gestión por Procesos o Business Process Management (BPM) es una manera de organizar poniendo como foco la visión del cliente sobre las actividades de la empresa. Es muy diferente a la organización clásica y funcional que ha prevalecido en las compañías a lo largo de los años.
El enfoque BPM se fundamenta en el uso de la tecnología para eliminar aquellas actividades que no aportan valor, la evolución hacia una estructura organizativa plana, la mayor atención de los empleados hacia las necesidades de los clientes por encima de los estándares fijados por su jefe y la existencia de grupos multidisciplinares que trabajan por procesos.
7 cosas necesarias para implementar la Gestión por Procesos en tu empresa
A poco que hayas escuchado hablar de la Gestión por Procesos, sabrás que su implementación requiere una serie de pasos:
- Compromiso de la dirección. El compromiso es lo que transforma una promesa en realidad, por lo que la dirección debe tomar conciencia de la necesidad de implantar un BPM, así como formarse y estar capacitado para dirigir el cambio.
- Formación. La empresa debe recibir la formación relativa a la Gestión por Procesos, así como hacer que el resto de la compañía se sienta comprometida con el cambio.
- Identificación de procesos. Cuando se realiza el análisis de todas las tareas y comunicaciones realizadas entre los departamentos de la empresa, así como con los clientes, se obtiene el inventario de los procesos y se procede a su clasificación.
- Relación de procesos. Entre todos los procesos realizados dentro de la empresa pueden compartirse recursos, instrucciones, información, etc. El objetivo es establecer una matriz de relaciones.
- Mapa. Realizar un mapa de procesos permitirá a la empresa visualizar rápidamente la relación que existe entre los distintos procesos.
- Alineación a la estrategia. Las tareas o procesos clave permiten la implementación sistemática de la estrategia.
- Obtención de indicadores de resultados. Las mejores decisiones son aquellas que se toman en base a información de los resultados obtenidos y las metas a alcanzar. Por este motivo, es necesario definir KPIs.
¿Cuál es el BPM adecuado para ti?
Business Process Management (BPM) de Cibernos
En AgilePlan, generamos Business Process Management Software con todos los requisitos que las empresas necesitan. En Cibernos, ofrecemos un software Business Process Management que incluye todo lo que las organizaciones requieren:
- Automatización. Disponemos de soluciones de automatización rápida de tareas, procesos de negocio y auditorías continuas en la empresa.
- Diseño de interfaces y formularios. Creamos interfaces con facilidad, personalizadas para cada usuario y sin necesidad de programar, además de formularios inteligentes e interactivos.
- Colaboración. Contamos con funcionalidades de colaboración en la empresa para tomar decisiones colegiadas, diseños adaptables de flujos de trabajo, listas de tareas con los comentarios de cada usuario a la vista, etc.
- Informes. Podrás obtener datos en tiempo real y visualizarlos en informes enriquecidos con elementos virtuales. También facilitamos la segmentación de KPIs para tomar decisiones basadas en datos.
- Movilidad. Diseño adaptado a la interacción desde dispositivos móviles, aplicaciones que deslocalizan la oficina y sus colaboradores sin reducir la productividad.
- Gestión documental. Disponemos de un gestor de documentos que reúne en un único sitio toda la documentación que se genera asociada a los procesos. Creación de documentos bien estructurados en cuestión de segundos a partir de plantillas.
- Mapas de procesos. Diseño, gestión y divulgación de los mapas de procesos con apenas copiar y pegar un código.
- Plantillas funcionales. Disponemos de plantillas para crear gráficos y tablas con datos de diferentes fuentes.
- Integración. El BPM de Cibernos es compatible e integrable con diversos programas y aplicaciones de terceros.
Contacta con nuestro equipo de expertos y consigue el BPM que tu empresa necesita.
Suite AgilePlan de Cibernos
La evolución de los mercados y las empresas nos estimula a trabajar con metodologías ágiles. En la suite AgilePlan de Cibernos, ofrecemos un conjunto de soluciones para las diferentes áreas de la empresa:
- Área de Organización. Gestión de Comités, circuitos de aprobación, gestión de iniciativas, control de proveedores, auto-process, gestor de tareas y evaluación continua del cumplimiento.
- Área de Administración y SSGG. CAE Proveedores, gestión de compras, mantenimiento de locales y oficinas, traslados, control de accesos, etc.
- Área de Sistemas. Gestión medioambiental, órdenes de trabajo, gestión de proyectos, incurridos y riesgos.
- Área de RRHH. Atención al empleado, Caleidos gestión RRHH, SySprocess PRL, Medicina del Trabajo.
- Área de Marketing y Ventas. PlanTalk, plataforma multicanal de atención al cliente; gestión de ofertas; gestión de oportunidades y nuevos productos.
Disponemos de las mejores herramientas para gestionar tu empresa por procesos, solo necesitas elegir una de nuestras soluciones de la suite AgilePlan.
Conclusiones acerca de la Gestión por Procesos para tu empresa
¿Sabías que las empresas que implantan la Gestión por Procesos se caracterizan por ser más productivas y flexibles? Detectar fallos rápidamente, optimizar recursos y obtener una visión global de la empresa son solo algunas de sus principales ventajas. La Gestión por Procesos es una metodología, una forma de enfocar el trabajo donde se persigue la mejora continua de las actividades a través de la identificación, la selección y la documentación de los procesos.
Ahora bien, para saber cuándo necesitas invertir en una solución BPM que haga posible esta visión, debes fijarte en aspectos como:
- El número de incidencias con los empleados.
- El tiempo que tardas en atender y corregir los problemas.
- La falta de seguimiento de los incidentes.
Es innegable afirmar que las empresas están inmersas en mercados globalizados de alta competencia donde todas quieren alcanzar el éxito. Para ello, es necesario gestionar sus actividades a través de herramientas y metodologías tipo workflow o Gestión de Procesos. Estos procesos pueden ser de negocio (aportan valor al cliente, como la fabricación de productos) o de soporte (son necesarios para el funcionamiento del negocio, pero no aportan valor al cliente, como los Recursos Humanos).
La suite AgilePlan de Cibernos incluye la tecnología BPM y los desarrollos a medida. Somos expertos en el desarrollo de BPMs que reúnen las aplicaciones nativas y bases de datos, un software capaz de acoplarse en cualquier plataforma. Todas las funcionalidades que tu empresa necesita son desarrolladas a medida a partir de un prototipo. Nuestro objetivo es garantizar la mejor comunicación y fluidez en los procesos entre las audiencias de la organización.
Si tienes dudas, en Cibernos podemos ayudarte.