Principios de la gestión documental y la organización de archivos

La cooperación es la convicción plena de que nadie puede llegar a la meta si no llegamos todos. 

La mayoría de las personas está preparada para implementar el trabajo colaborativo. Por eso, el objetivo es que, cuando tu empresa lo esté, la solución de Gestión de Tareas GTD esté en tu cabeza. La fuerza del equipo está en cada miembro. Y al igual, la fuerza de cada miembro está en el equipo. 

Hoy queremos hablarte de la solución de trabajo colaborativo Gestión de Tareas (GTD) de Cibernos, por tratarse de una herramienta ideal para organizar diferentes tareas entre los colaboradores de una misma área, o de distintas, compartiendo los documentos generados o los aportados. Antes, durante y después del teletrabajo.

¿Estás preparado para sumergirte en este viaje? 

La importancia de gestionar correctamente las tareas en el trabajo colaborativo 

Como sabes, el modelo colaborativo consiste en el trabajo conjunto de dos o más personas a través del intercambio de ideas y de pensamientos y la coordinación de actividades para alcanzar un objetivo común. Wikipedia podría ser un claro ejemplo de trabajo colaborativo, ya que tiene como fin la difusión libre de conocimiento a través de la colaboración de millones de usuarios que lo actualizan y mejoran constantemente. En las empresas, sin embargo, existen numerosos proyectos, así como software libre y de código abierto, que sirven de ejemplo del trabajo colaborativo.

No solo estimula las interacciones personales, con una comunicación eficaz, coordinación y cooperación capaces de fortalecer las relaciones sociales dentro de la empresa, sino que reduce la sensación de aislamiento. 

En la unión está la fuerza.

Diferencias entre trabajo en equipo y trabajo colaborativo, ¿las conocías?

Trabajar en equipo es importante, pero lo es aún más la capacidad de aprender a hacerlo de forma colaborativa para dar lugar a equipos más productivos, comunicativos y eficaces. A menudo, tendemos a referirnos al trabajo colaborativo como trabajo en equipo, y aunque tienen cierta relación, no son exactamente lo mismo.

Te contamos cuáles son sus diferencias:

• El trabajo en equipo persigue el objetivo de optimizar un resultado, mientras que el colaborativo pretende producir conocimiento. 
• A su vez, mientras el trabajo en equipo tiene una responsabilidad compartida, en el colaborativo existe la responsabilidad individual. 
• En el trabajo en equipo existe el rol de coordinador, pero en el colaborativo no.
• Además, el trabajo en equipo presenta grupos organizados para desempeñar la tarea, mientras que en el colaborativo las personas comparten directamente el conocimiento. 

Existen numerosas características que hacen que el trabajo colaborativo y el trabajo en equipo se parezcan. Como consecuencia de los rasgos distintivos que hemos mencionado, podemos afirmar que no son modelos de trabajo opuestos, sino totalmente complementarios. 

¡Trabaja en equipo y colabora!

Gestión de Tareas (GTD) de Cibernos: ¿qué es y para qué sirve?

Si en la unión está la fuerza, la fuerza está en la Gestión de Tareas GTD por tratarse de la herramienta idónea para organizar la actividad entre los colaboradores de una misma área, así como compartir documentos. 

No solo resuelve la asignación y el control del seguimiento de las tareas asignadas, sino también la organización de tareas en bandejas según la filosofía GTD (Getting Things Done). Se trata de un método de gestión de las actividades que permite organizar las tareas de una empresa con eficacia. Además, es un método ideal para gestionar el tiempo y la productividad.

El método GTD suele atravesar las siguientes etapas:

• Recopilación en bandejas de entrada. 

• Procesamiento de las entradas para ordenarlas en el sistema.

• Organización y almacenamiento. 

• Evaluación y revisión de las listas con regularidad. 

Esta solución organizativa permite acabar con todas las carencias estructurales de la empresa durante el teletrabajo y sirve para coordinar y hacer seguimiento de la actividad.

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4 cosas que deberías saber del trabajo colaborativo 

Toma nota de los siguientes aspectos clave del trabajo colaborativo: 

• Implica la formación de un grupo de personas coordinadas e implicadas en la realización de las tareas necesarias.
• Se necesita un sistema socio-técnico previo con el que todos los individuos puedan conectar sus actividades. Como consecuencia, se alcanza el nivel de cooperación necesario.
• No hay una formalidad estricta entre los colaboradores y el proyecto.
• El resultado final es parte de todos los miembros que han intervenido en el proyecto aportando su granito de arena. 

Se dice que este mecanismo de trabajo colaborativo es similar al de una colmena, dado que entre las abejas no existe el individuo como tal, sino la comunidad. De esta manera, todas las tareas forman parte de una meta común. 

Para finalizar…

La interdependencia, la responsabilidad personal, los objetivos comunes y la heterogeneidad son parte de las principales características del trabajo colaborativo. Es más, debería ser indispensable en todas las empresas, no solo por los valores que transmite (humildad, asertividad, responsabilidad grupal e individual), sino por las ventajas que aporta a los empleados y al conjunto de la compañía en general. 

Ahora, es posible con la metodología GTD. ¿Ya sabes cómo y por qué implementarla en tu empresa? ¿Tienes dudas? ¿Hablamos?

En Cibernos, podemos ayudarte.