Tener reuniones efectivas es una de las tareas pendientes de muchas empresas en la actualidad. Sin embargo, si quieres descubrir cómo organizar reuniones eficaces, a continuación te mostramos el camino para que así sea.
Tips para organizar reuniones eficaces
En las empresas, cada minuto desperdiciado nos cuesta dinero. Por ello, a medida que se tiene personal en plantilla y se organizan reuniones, es importante empezar a optimizarlas para incrementar la productividad laboral.
Con el paso de los años, nos vamos topando soluciones informáticas que nos ayudan a automatizar multitud de procesos que antes sólo podíamos hacer de manera manual.
¿Qué te aporta la solución Gestor de Comités?
El Gestor de Comités facilita la gestión de reuniones decisorias por su aportación en organización y control, que se basa en las siguientes ayudas que aporta:
- Los asuntos son dados de alta solo por las personas autorizadas según la tipología del asunto. Esto evita tener que realizar filtros previos para identificar si realmente es un asunto para una reunión decisoria o no. Así además queda claramente identificado el proponente de cara a posteriores peticiones complementarias.
- Priorización automática de asuntos. Cada tipo de asunto puede llevar implícita una prioridad para que la generación de órdenes del día lo tenga en cuenta.
- Generación automática de órdenes del día. Se genera en función de las prioridades o antigüedad de los asuntos que se hayan dado de alta o bien que hayan venido derivados de otro comité.
- Cada persona actúa en función tiene su rol. Los roles aplicables son: Promotor, Secretario, Decisor, Participante e Informado y recibirán la información adecuada en el momento preciso para poder participar o para recibir sus conclusiones.
- Notificaciones y avisos. A través de correo electrónico se lanzan los avisos correspondientes de la labor que tiene que hacer cada usuario.
- Reuniones remotas síncronas (es una manera de evitar traslados y viajes). En este caso, cada decisor recibirá para cada convocatoria, una ventana horaria de toma de decisión de cada uno de los items del orden del día. La decisión final de cada item será calculada en función de los pesos de cada decisor.
- Tareas asociadas a asuntos: Cuando la información aportada no es suficiente o se reclama algún estudio o trabajo complementario para poder tomar una decisión o como consecuencia de haberla tomado.
- Actas automáticas: El sistema genera el acta de reunión con las decisiones y comentarios recibidos en cada asunto.
- Firma de actas. Si la reunión ha sido presencial se puede realizar la firma física en una impresión del acta. En reuniones no presenciales se envía el acta a cada Decisor para que a través del propio sistema firme su conforme.
- Completa trazabilidad de las intervenciones y del estado. Los asuntos tienen siempre un estado conocido por todos, así como la participación de las personas.
- Ficha extendida (*). Si la aprobación del asunto lleva aparejado su publicación automática en otro sistema, se hace relevante añadir una pestaña al asunto que contenga aquellos campos que sean relevantes para el catálogo que se desea alimentar.
- Alimentación automática de asuntos (*). Algunos clientes disponen de productos o desarrollos a medida que tratan asuntos que al final van a parar a reuniones decisorias. Esta alimentación se podría realizar de forma automática.
(*) Nota: Esta información por no ser estándar, se desarrolla a medida para cada cliente.
Con todo este apoyo, conseguirás organizar reuniones efectivas y además dispondrás de un repositorio con las actas de todas las convocatorias celebradas y un fácil acceso al estado de cada asunto.
¿Qué ventajas ofrece la gestión de comités de Cibernos?
- Plus de eficiencia debido a la automatización de la gestión de los asuntos, convocatorias, toma de decisiones, tareas y actas.
- Flexibilidad y trazabilidad para gestionar distintos tipos de asuntos y comités. Así como informar del estado a los responsables.
- Coordinación del trabajo entre todos los participantes sin necesidad de que se encuentren físicamente en la reunión.
- Ahorros en viajes y desplazamientos.
Si no estás seguro de si necesitas nuestra solución como Gestor de Comités, contacta para más información. Será un placer ayudarte a que las reuniones de tu empresa sean de una vez por todas efectivas y consigas obtener mejores resultados.