El compliance o cumplimiento normativo es un componente clave del entorno empresarial actual, ya que garantiza que las organizaciones operen de manera ética y legal. Este proceso, que requiere del cumplimiento de diferentes regulaciones y normativas tanto internas como externas, abarca varias áreas y actividades de la empresa: la protección de datos, la ciberseguridad, las finanzas, el marketing, …
Debido a su importancia, es crucial que las empresas sepan cómo implementar las mejores prácticas de compliance, pero adaptándolo a un entorno donde la digitalización es una parte intrínseca de todas estas áreas. Digitalizar las prácticas de compliance en una empresa se vuelve, de esta forma, una tarea fundamental.
¿Pero cómo avanzar en este proceso de digitalización del compliance corporativo? Te lo contamos todo en este post.
Para abordar la digitalización en el compliance, las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) juegan un papel fundamental. No solo optimizan procesos y aumentan la eficiencia, sino que también se erigen como pilares fundamentales para el cumplimiento normativo.
A continuación, se detallan algunos de los aspectos clave que evidencian la importancia de la digitalización en el cumplimiento normativo:
La convergencia entre las herramientas digitales y los objetivos de cumplimiento representa un avance notable que está transformando la dinámica operativa de muchas empresas. A continuación, se presentan 5 prácticas esenciales para la digitalización del Compliance, con un enfoque particular en la implementación de un programa de cumplimiento efectivo:
El primer paso crucial es realizar una evaluación exhaustiva de los riesgos digitales a los que está expuesta la organización. Esto implica identificar las amenazas potenciales asociadas con el uso de tecnologías.
Una vez identificados, estos riesgos deben mapearse con los requisitos de cumplimiento aplicables, permitiendo así comprender las brechas existentes y establecer prioridades para la implementación de medidas de control.
La automatización juega un papel fundamental en la digitalización del Compliance. La automatización de tareas repetitivas y manuales, como la gestión de documentos, la generación de informes y la realización de análisis de datos, libera tiempo valioso para que los profesionales del Compliance se enfoquen en actividades más estratégicas.
Existen diversas herramientas tecnológicas disponibles que facilitan la automatización de procesos, como software de gestión de documentos, plataformas de análisis de datos y soluciones de workflow. Un ejemplo de ello es Jira Software Management de Atlassian, que permite automatizar tareas repetitivas, ahorrando tiempo y recursos para que los empleados se centren en tareas más complejas.
La adopción de un sistema de gestión de compliance proporciona un marco estructurado para la gestión integral del cumplimiento normativo. Un programa efectivo debe incluir elementos como:
El Big Data y la analítica ofrecen herramientas invaluables para el Compliance. El análisis de grandes conjuntos de datos puede revelar patrones y tendencias que podrían indicar riesgos potenciales de incumplimiento.
Esta información puede utilizarse para tomar decisiones proactivas y prevenir posibles infracciones. Por ejemplo, el análisis de datos de transacciones financieras puede ayudar a identificar actividades sospechosas que podrían estar relacionadas con el lavado de dinero.
Es fundamental fomentar una cultura de compliance sólida dentro de la organización que integre plenamente la tecnología. Esto implica:
Adoptar las prácticas mencionadas en este artículo no sólo protege a las empresas contra posibles sanciones y daños reputacionales, sino que también les permite adaptarse rápidamente a un panorama regulatorio en constante evolución, garantizando una operación ética, segura y conforme a la ley en todo momento.
Una forma de unificar todas estas acciones es a través de Motor de Cumplimiento de Cibernos, una herramienta integral para la evaluación continua del cumplimiento normativo, aplicable a múltiples normas y entidades. Esta solución facilita una gestión centralizada del cumplimiento (Compliance Control) a través de una plataforma colaborativa que implementa el ciclo PDCA para la mejora continua.
Su capacidad para abarcar múltiples normas y entidades proporciona un control 360º, incluyendo normas legales, recomendadas y propias, lo que la convierte en una solución ideal para organizaciones con estructuras complejas.
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