Mejores prácticas en la digitalización del compliance corporativo

El compliance o cumplimiento normativo es un componente clave del entorno empresarial actual, ya que garantiza que las organizaciones operen de manera ética y legal. Este proceso, que requiere del cumplimiento de diferentes regulaciones y normativas tanto internas como externas, abarca varias áreas y actividades de la empresa: la protección de datos, la ciberseguridad, las finanzas, el marketing, …

Debido a su importancia, es crucial que las empresas sepan cómo implementar las mejores prácticas de compliance, pero adaptándolo a un entorno donde la digitalización es una parte intrínseca de todas estas áreas. Digitalizar las prácticas de compliance en una empresa se vuelve, de esta forma, una tarea fundamental.

¿Pero cómo avanzar en este proceso de digitalización del compliance corporativo? Te lo contamos todo en este post.

¿Por qué es importante la digitalización en el compliance?

Para abordar la digitalización en el compliance, las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) juegan un papel fundamental. No solo optimizan procesos y aumentan la eficiencia, sino que también se erigen como pilares fundamentales para el cumplimiento normativo.

A continuación, se detallan algunos de los aspectos clave que evidencian la importancia de la digitalización en el cumplimiento normativo:

1. Automatización de procesos: Las TIC permiten automatizar tareas repetitivas y manuales asociadas al cumplimiento, liberando tiempo valioso para que los profesionales se enfoquen en actividades estratégicas. Esto se traduce en una mayor eficiencia, reducción de errores y optimización de recursos.
2. Mejora de la eficiencia: La digitalización facilita la gestión de grandes volúmenes de datos relevantes para el cumplimiento, como registros financieros, documentación legal y auditorías. Mediante herramientas como la inteligencia artificial y el análisis de datos, las empresas pueden obtener información valiosa de manera rápida y precisa, lo que permite una toma de decisiones más efectiva y basada en datos.
3. Identificación y gestión de riesgos: Las TIC proporcionan a las organizaciones una visión integral de su situación en materia de cumplimiento, facilitando la identificación de riesgos potenciales y la implementación de medidas preventivas. Esto permite minimizar las sanciones legales, proteger la reputación de la empresa y fomentar una cultura de cumplimiento.
4. Fortalecimiento de la cultura de cumplimiento: Las herramientas digitales facilitan la creación de canales de comunicación efectivos para que los empleados comprendan y cumplan con las políticas y regulaciones internas. Esto se puede lograr a través de plataformas de capacitación en línea, herramientas de gestión de políticas y mecanismos de denuncia anónima.
5. Adaptación a cambios regulatorios: En un entorno normativo en constante evolución, las TIC permiten a las empresas adaptarse rápidamente a nuevos requerimientos y modificaciones legales. Las herramientas de monitoreo continuo y las alertas automatizadas garantizan que las organizaciones se mantengan al día con las últimas regulaciones.

5 prácticas para la digitalización en el compliance

La convergencia entre las herramientas digitales y los objetivos de cumplimiento representa un avance notable que está transformando la dinámica operativa de muchas empresas. A continuación, se presentan 5 prácticas esenciales para la digitalización del Compliance, con un enfoque particular en la implementación de un programa de cumplimiento efectivo:

• Evaluación y mapeo de riesgos digitales

El primer paso crucial es realizar una evaluación exhaustiva de los riesgos digitales a los que está expuesta la organización. Esto implica identificar las amenazas potenciales asociadas con el uso de tecnologías.

Una vez identificados, estos riesgos deben mapearse con los requisitos de cumplimiento aplicables, permitiendo así comprender las brechas existentes y establecer prioridades para la implementación de medidas de control.

• Automatización de procesos de compliance

La automatización juega un papel fundamental en la digitalización del Compliance. La automatización de tareas repetitivas y manuales, como la gestión de documentos, la generación de informes y la realización de análisis de datos, libera tiempo valioso para que los profesionales del Compliance se enfoquen en actividades más estratégicas.

Existen diversas herramientas tecnológicas disponibles que facilitan la automatización de procesos, como software de gestión de documentos, plataformas de análisis de datos y soluciones de workflow. Un ejemplo de ello es Jira Software Management de Atlassian, que permite automatizar tareas repetitivas, ahorrando tiempo y recursos para que los empleados se centren en tareas más complejas.

• Implementación de un software de Compliance

La adopción de un sistema de gestión de compliance proporciona un marco estructurado para la gestión integral del cumplimiento normativo. Un programa efectivo debe incluir elementos como:

• Políticas y procedimientos de compliance documentados.
• Asignación de roles y responsabilidades.
• Capacitación y sensibilización en materia de compliance para todos los empleados.
• Canales de denuncia anónimos y seguros.
• Monitoreo y evaluación continua del cumplimiento.
• Auditorías internas periódicas.

• Aprovechamiento del Big Data y la analítica

El Big Data y la analítica ofrecen herramientas invaluables para el Compliance. El análisis de grandes conjuntos de datos puede revelar patrones y tendencias que podrían indicar riesgos potenciales de incumplimiento.

Esta información puede utilizarse para tomar decisiones proactivas y prevenir posibles infracciones. Por ejemplo, el análisis de datos de transacciones financieras puede ayudar a identificar actividades sospechosas que podrían estar relacionadas con el lavado de dinero.

• Cultura de Compliance centrada en la tecnología

Es fundamental fomentar una cultura de compliance sólida dentro de la organización que integre plenamente la tecnología. Esto implica:

• Brindar capacitación regular a los empleados sobre el uso responsable de las tecnologías.
• Promover la comunicación abierta y la denuncia de posibles incumplimientos.
• Reconocer y recompensar a los empleados que demuestran un comportamiento ético y responsable.

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Adoptar las prácticas mencionadas en este artículo no sólo protege a las empresas contra posibles sanciones y daños reputacionales, sino que también les permite adaptarse rápidamente a un panorama regulatorio en constante evolución, garantizando una operación ética, segura y conforme a la ley en todo momento.

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