¿Cómo se integra un sistema RPA en un proceso de negocio? ¿Son compatibles en la misma frase los términos BPM, RPA y AI ? Ya os adelanto, que aunque no lo parezca, estas tres piezas están condenadas a entenderse y voy a intentar explicar el por qué.
Para ubicarlas en un contexto adecuado, me he permitido sugerir este esquema de integración entre estos elementos, salpicados de otros que hacen de pegamento.
Figura: Esquema de integración BPM-RPA-AI
¿Por qué hacen falta todos estos elementos para automatizar los procesos de negocio?
1- BPM
La automatización de los procesos de negocio típicamente se implementa con herramientas BPM, ya que facilitan todas la funciones para que diferentes usuarios, en función de sus perfiles, realicen unas u otras tareas a través de las cuales decidirán y compartirán información con otros usuarios y/o sistemas. Se suele aplicar el criterio de no duplicar información, por lo que parte de los datos que usan estos procesos se reciben o vuelcan al resto de los sistemas a través de módulos de integración..
Para ello, la tecnología informática proporciona varios métodos para compartir/intercambiar información entre sistemas, siendo mis preferidos los WS para integraciones síncronas y el intercambio de ficheros (FT) para las integraciones asíncronas.
En algunos casos resulta complicado disponer de esos métodos, bien porque no se dispone del tiempo para el desarrollo de la integración necesaria, bien porque no interesa invertir en sistemas obsoletos o en discontinuidad o bien porque son sistemas de terceros sobre los que no tenemos control.
¿Qué hacemos si nos topamos con alguno de estos casos?. Surge así la necesidad de disponer de otro método de integración denominado RPA (robotic process automation). Este método se caracteriza por reutilizar las interfaces de usuario ya desarrolladas, por lo que no hay que invertir en una integración técnica, ya que simula la interacción como si fuera una persona la que interactúa con esos sistemas.
2- RPA
Principales aspectos a favor de los RPA
- Rapidez: Esta es una de sus principales ventajas, ya que el desarrollo de la integración es muy ágil al disminuirse la programación al mínimo. Además permite su desarrollo por perfiles menos técnicos y más funcionales.
- Alta calidad: Si el robot está bien programado, la calidad de las tareas es mayor a las realizadas por una persona, ya que está exenta de errores u olvidos.
- Rigidez: Puede que éste sea el aspecto más negativo. Ligeros cambios en la interfaz, que una persona es capaz de interpretar y adaptarse, para un robot supone una muralla contra la que se estrella sin remedio.
- Escalabilidad: Se pueden activar tantos robots como sea necesario, todo el día y todos los días de la semana.
Otros aspectos a considerar sobre los RPA
- Seguridad: Este es un aspecto, que de entrada puede pasar desapercibido, pero que supone una nueva brecha de seguridad que hay que tener en cuenta:
- Utilizar usuarios específicos para los robots y no reutilizar los de otras personas.
- Un responsable debe supervisar las acciones del robot y conocer si los derechos, tiempos de ejecución y de lanzamiento son los adecuados a la labor funcional que realizan.
- Otorgarles los mínimos derechos para las tareas de deben realizar.
- Minimizar el tiempo de ejecución.
- Orquestación y Monitorización: También hay que darse cuenta de que es necesario disponer de expertos para:
- Planificar: En función de las necesidades del negocio, hay que determinar cuándo deben entrar en ejecución y cuánto tiempo.
- Orquestar: Lanza la ejecuciones de los robots según las licencias RPA disponibles (normalmente se adquiere una licencia que permite un número de robots concurrentes).
- Gestionar incidencias: El objetivo es intentar que los robots sean lo más autónomos posible y que no se paren nunca. Pero de vez en cuando surgen y hay que gestionarlas de forma manual.
- Costes ocultos: Hay que tener en cuenta además:
- Las licencias adicionales que hay que adquirir para usar los robots.
- Necesidad de nuevos perfiles de programación y supervisión.
- El mantenimiento evolutivo de los robots.
- Administrativos: Cada robot es un activo y hay que tratarlo como tal con su correspondiente contabilidad de costes frente a los ahorros supuestos. Esto es especialmente importante cuando la justificación de su implantación sea para sustituir tareas manuales de poco valor añadido realizadas por personas.
- Gestión de cambios: La comunicación entre el área de desarrollo, que mantiene las aplicaciones y pueden cambiar la interfaz de usuario, y el grupo RPA debe establecerse y mantenerse para que se minimicen las incidencias derivadas de los cambios realizados.
3- ¿Y la pieza AI?
Parece que la AI se ha colado de rondón, y en cierto modo es así, pero aporta importantes dos características relevantes para los procesos de negocio:
- Interpretación de la intención del interlocutor analizando comunicaciones en lenguaje natural (NL - natural language-): Tiene su aplicación en las fases previas de la interacción en un proceso de negocio, evitando tener que emplear forzosamente agentes humanos.
- Decisiones automáticas basadas en el conocimiento extraído de la experiencia acumulada (ML -machine learning-): Una de sus posibles aplicaciones es discriminar entre los grupos gestores para determinar cuál es el más adecuado ante un determinado problema o reclamación, incluso puede contemplar su resolución de forma autónoma según el caso.
4-¿Por qué incluimos un módulo ESB?
No me gustan las relaciones múltiples, y menos en las integraciones, sean del tipo que sea, y aún menos si son complejas. La razón de todo esto es que estoy pensando en los costes de desarrollo y de mantenimiento de estos módulos, que muchas veces afecta a diversos grupos de trabajo, internos y a veces externos, lo que complica un poco más las cosas.
Para evitar este problema se incluye en la arquitectura propuesta un módulo ESB -enterprise service bus- que aporta:
- Integraciones 1 a N en vez de N a N: Simplifica mucho la cantidad de desarrollos de integración a realizar, reduciéndose a uno por sistema, ya que cada uno solo tiene que comunicarse con el ESB.
- Comunicaciones síncronas y asíncronas: Ya no será relevante que el otro sistema esté siempre activo para enviar un mensaje, ya que puede puede procesarse este mensaje cuando el sistema destinatario recupere su operatividad.
- Auditoría: Esta fabulosa función, y tal vez la más importante en las integraciones, es la de notaría de las comunicaciones entre los sistemas, lo que facilita notablemente la gestión de las incidencias de integración, que os aseguro que las hay y muchas, y son frecuentemente fuente de grandes litigios.
Conclusiones
Los sistemas RPA aportan interesantes soluciones, bien para resolver problemas puntuales de integración en procesos de negocio o bien para automatizar tareas de escaso valor añadido, para hacerlas de forma desatendida y todo ello sin costosos desarrollos. Bien es cierto que cada nueva tecnología aporta nuevos desafíos en seguridad y la necesidad de supervisión y mantenimiento, pero en los casos donde despliega con todo su valor, su relación ahorro/coste es imbatible.
La suma de estas tres tecnologías (BPM, RPA y AI) bien combinadas aportan una capacidad de gestión flexible y escalable, muy lejos de las rigidices de los sistemas desarrollados de forma tradicional.
¿Quieres conocer más acerca de esta tecnología? ¿Quieres utilizarla en procesos de negocio? ¿Tienes alguna tarea que consuma muchos recursos y sería automatizable con RPA? ¿Sigues tendiendo dudas? ¡Estamos aquí para ayudarte!