La importancia de tener reuniones eficaces en una empresa

Entendemos por reunión eficaz aquel instrumento de trabajo en equipo donde distintas personas se reúnen para tratar un tema o cuestión a través de la comunicación directa y de forma eficiente.

Sin embargo, no siempre resultan efectivas, ya que, en muchas ocasiones, las empresas no cuentan con un espacio óptimo para celebrar estos encuentros, los miembros están distribuidos en distintas zonas geográficas y no pueden acceder a dicha reunión, no existe claridad en los objetivos, no se tiene a mano la información necesaria para nutrir los argumentos expuestos, etc.

Por eso, contar con herramientas de organización es algo que todas las compañías deberían hacer en algún momento, pero ni todas las herramienta son iguales ni tampoco resuelven los mismos problemas. ¿Cuáles son los tuyos? Acompáñanos en este post, no te va a llevará más de 5 minutos y vamos a compartir contigo por qué es importante tener reuniones eficaces.

Conseguir reuniones eficaces, ¿por qué?

En las empresas, cada minuto cuenta. A medida que va aumentando el número de personal en la misma, es importante organizar reuniones, optimizarlas y aumentar la productividad laboral. Sin embargo, con el paso de los años, muchas organizaciones han ido adoptando pequeñas soluciones informáticas que les permitían salir del paso en multitud de procesos, como un simple calendario organizativo en una hoja de cálculo de Excel.

Este tipo de soluciones pueden ser efectivas a corto plazo, pero conforme vaya aumentando el número de clientes, personal y documentos, más complicado será organizar las reuniones. Así que, estas son las razones por las que debes apostar por su eficacia:

• Automatización en la gestión de los asuntos en función de su categoría.
• Mayor flexibilidad y trazabilidad para gestionar los distintos tipos de asuntos y comités.
• Ahorrar costes de desplazamientos.
• Mayor coordinación del trabajo entre los participantes.

Todas estas ventajas se están logrando gracias a herramientas organizativas apoyadas en la tecnología.

¿Qué necesitas para tener una reunión eficaz?

Aunque cada vez son más las soluciones tecnológicas que se desarrollan para mejorar la eficacia de las reuniones, no todas resuelven las mismas necesidades. Lo ideal es integrar sistemas organizativos que faciliten la gestión de todos y cada uno de los asuntos que son tratados en la empresa. En definitiva, debe servir para:

1. Priorizar de forma automática los asuntos y tenerlo en cuenta de cara a las órdenes del día, ya que cada asunto puede llevar implícita una prioridad.
2. Dar de alta los asuntos solo por aquellas personas que cuentan con autorización (promotores), lo que evita estar filtrando previamente si se trata de un asunto prioritario o no.
3. Generar automáticamente las órdenes del día en función de prioridades o antigüedad de los asuntos pendientes de resolver.
4. Garantizar que cada miembro actúe en función de su rol, por ejemplo: Secretario, Promotor, Decisor, Informado, Asesor, etc.
5. Enviar y recibir avisos y notificaciones a través de un correo electrónico a cada participante.
6. Posibilidad de hacer reuniones en remoto para evitar traslados y viajes, e incluso enviar para cada convocatoria una especie de ventana horaria de toma de decisión de cada uno de los ítems del día.
7. Automatizar y llevar a cabo la gestión de actas. En caso de que la reunión haya sido física, puede hacerse la firma en una impresión del acta, pero para aquellas reuniones no presenciales se envía a cada decisor para que pueda firmar a través del sistema.
8. Alimentar automáticamente cada asunto. Ya que algunos clientes cuentan con productos a medida que tratan asuntos que, finalmente, acaban en una reunión decisoria.

Todas estas funcionalidades propias de un buen sistema organizativo serán decisivas para conseguir reuniones eficaces en tu empresa.

Algunos consejos

¿No consigues que tus reuniones sean efectivas? Tranquilo. Estamos empezando el año y puede ser un momento fabuloso para conocer algunos trucos en tus reuniones:

• Invierte en automatización. No te arrepentirás y tus reuniones serán efectivas de una vez por todas.
• Invierte en coordinación y flexibilidad. Ya sabes que es imprescindible que las empresas puedan coordinar el trabajo de la plantilla sin tener que estar presentes en todo momento.
• Diseña órdenes del día y haz que lleguen a los convocados. De esta forma, podrás establecer un plan y señalar los temas a tratar, la hora, el lugar, los participantes, etc.
• Convoca a las personas necesarias y evita la presencia de quienes no están implicados en el asunto.
• Evita los desplazamientos, ahorrarás tiempo y costes.

Tus reuniones serán eficaces desde el primer momento. Las soluciones de software organizativos ya se han convertido en una solución relevante para el mercado, ya que permiten a las empresas incrementar su productividad, ganar tiempo y rentabilidad.

¿Estás preparado para vivir en primera persona todas sus ventajas? ¿Apuestas por las reuniones eficaces? ¡Es tu momento!

Conclusión final acerca de las herramientas organizativas de reuniones

Cuando las empresas adquieren un gran tamaño, organizar las reuniones y los comités se convierte en una labor habitual, pero muchas de ellas pasan por alto la inversión en su eficacia. Sin embargo, son la base de las buenas decisiones, y el primer paso comienza por preguntarse: ¿Son eficaces las reuniones que estamos haciendo en mi empresa? ¿Participan muchas personas en ellas? ¿Sobre cuántos asuntos se tiene que decidir?

Piénsalo...