Importancia de comprender los flujos de trabajo existentes para implementar RPA

Un aspecto indispensable para que tu empresa funcione bien es la organización de las tareas.  En el transcurso de su actividad diaria, hay muchos procesos que se deben completar si quieres que el producto o servicio que ofreces salga adelante cumpliendo con las expectativas del cliente y se entregue de manera oportuna. Aquí, no pueden faltar la organización, la coherencia y la eficacia para que todo tenga orden y funcione.

Para conseguirlo, debes seguir alguna metodología que permita coordinar al personal implicado en el proceso. Hay varias técnicas destinadas a este fin, como los flujos de trabajo o workflows, porque, bien aplicados, son una de las formas de conseguir buenos resultados. Ahora bien, para sacar el máximo provecho de estos flujos de trabajo, optimizarlos y mejorar la eficiencia operativa, hay que ir más allá.

Aquí es donde aparece la implementación de la Automatización Robótica de Procesos o Robotic Process Automation (RPA). Antes de embarcarte en esta travesía, es necesario comprender y evaluar detalladamente los flujos de trabajo que existen en tu empresa. ¿Quieres saber por qué? Te lo contamos en las siguientes líneas.

¿Por comprender tu workflow empresarial te ayudará a implementar RPA?

Antes de sumergirte en la implementación de esta tecnología, todo CTO, CIO, CEO u otro cargo con responsabilidad en esta decisión, debe comprender los flujos de trabajo existentes en las empresas. Aquí te contamos algunas razones:

• Optimizar recursos. Conocer los procesos actuales ayuda a identificar áreas donde la automatización puede tener mayor impacto. Al analizar qué tareas consumen más tiempo y recursos, es posible priorizar la implementación de RPA en aquellas áreas que generen un mayor retorno de la inversión (ROI).
  
  
• Evitar disrupciones. Implementar RPA sin comprometer los flujos de trabajo existentes puede conducir a interrupciones significativas en las operaciones. Comprender cómo se realizan las tareas manualmente ayuda a diseñar soluciones que se integren sin problemas en los procesos. 
  
  
• Identificar obstáculos. Los flujos de trabajo, a menudo, revelan cuellos de botella y procesos ineficientes. Al comprender estos obstáculos, puedes seleccionar soluciones que no solo automatizan tareas, sino que también mejoran la eficiencia general de los procesos.

Por tanto, comprender los flujos de trabajo existentes antes de implementar la RPA es fundamental porque la implementación exitosa no se trata simplemente de tecnología, sino de un proceso estratégico y meditado. Aunque las herramientas de RPA son más accesibles, su integración efectiva en los procesos de negocio requiere una comprensión profunda de cómo funcionan las operaciones actuales. Esto implica no solo habilidades técnicas, sino también una visión empresarial que permita alinear la tecnología con los objetivos y la estructura organizativa.

¿Te ha surgido alguna duda hasta aquí? Recuerda que puedes consultarnos a través de nuestra página de contacto o en el perfil de LinkedIn de Cibernos. 

¿Cómo implementar RPA en tu empresa sin perjudicar a tus flujos de trabajo?

Implementar RPA de manera efectiva requiere un enfoque estructurado y metódico. Te mostraremos una guía para ayudarte a implementar RPA en tu empresa sin perjudicar a tus flujos de trabajo:

Comprende tus procesos

Antes de comenzar la implementación, realiza un análisis exhaustivo de los procesos que deseas automatizar. Identifica las tareas manuales y repetitivas que son candidatas ideales para la automatización.

Establece objetivos claros

Define claramente los objetivos que deseas lograr con la implementación de RPA. Ya sea la reducción de costes, el aumento de la productividad o la mejora de la calidad de los datos, establece metas claras que te ayuden a medir el éxito de la implementación.

Elige la herramienta de RPA adecuada

Investiga y compara las diferentes herramientas de RPA disponibles en el mercado. Considera factores como la facilidad de uso, la escalabilidad y la compatibilidad con tus sistemas existentes antes de tomar una decisión.

Diseña el flujo de trabajo automatizado

Una vez seleccionada la herramienta de RPA, diseña el flujo de trabajo automatizado. Define las etapas y las reglas que el robot de software debe seguir para completar la tarea, involucrando a usuarios clave y expertos en procesos.

Realiza pruebas y ajustes 

Antes de implementar RPA a gran escala, realiza pruebas exhaustivas del flujo de trabajo automatizado. Identifica posibles problemas y realiza ajustes según sea necesario para garantizar que la automatización funcione correctamente.

Implementa y monitoriza 

Una vez satisfecho con el flujo de trabajo automatizado, implementa RPA en tu organización. Proporciona capacitación adecuada a los empleados involucrados y establece un sistema de monitorización para evaluar el desempeño del proceso automatizado. El seguimiento constante te permitirá identificar áreas de mejora y realizar ajustes continuos a medida que avanza el tiempo.

¿Por qué hacer este proceso solo pudiendo contar con un experto?

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Si te has quedado con ganas de más sobre RPA…

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La RPA es una herramienta aliada y estratégica en este camino hacia la eficiencia y la competitividad en el mundo digital. Como hemos visto, es un proceso que requiere comprender a fondo los flujos de trabajo existentes y ofrece una oportunidad única para liberar al personal de tareas repetitivas y enfocarse en tareas de mayor valor. 

Lejos de ver la RPA como una tecnología sustituta del talento humano, la liberación de recursos humanos de estas labores rutinarias no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también fomenta un entorno de trabajo más inspirador y dinámico. Con más tiempo disponible, tus empleados pueden dedicarse a proyectos innovadores, colaborar en iniciativas estratégicas y contribuir al desarrollo de soluciones creativas que impulsen la competitividad de tu empresa en el mercado digital.

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Vídeo RPA

El RPA ofrece una serie de beneficios directos, indirectos y no cuantificables, lo cual ayuda a las empresas a aumentar la eficiencia y a liberar a los empleados para que se centren en tareas más desafiantes y valiosas.