Herramientas para hacer reuniones eficaces virtuales

¿Aún gastas tiempo en viajes y desplazamientos? Con el paso de los años, las costumbres cambian. Por ello, las empresas deben estar al tanto de las nuevas tecnologías y utilizarlas para ser más efectivas y ofrecer unos mejores resultados. ¿Te suenan las herramientas de videoconferencia? En ese caso, te invitamos a que conozcas las mejores herramientas para hacer reuniones virtuales.

Herramientas para tener reuniones virtuales

Cuando hablamos de herramientas para hacer reuniones efectivas virtuales, tenemos muchas opciones. Cada vez más. Y es que, antes de la irrupción de la tecnología, la única forma que teníamos de hacer reuniones era físicamente. Sin embargo, en la actualidad se pueden hacer con un ordenador, una cámara e Internet.

Las reuniones 2.0 o las reuniones virtuales presentan muchas ventajas. Cada vez más empresas las eligen tanto por necesidad como pensando en la productividad. Por ello, necesitas tener a mano productos que te permitan llevarlas a cabo.

Y para ello vamos a distinguir dos tipos de herramientas:

• Las que soportan técnicamente la comunicación audiovisual.
• Y las que gestionan el “backoffice” de la reunión, con la gestión de asuntos, los documentos a compartir, las personas que tienen que participar y la recogida de las decisiones tomadas.

Respecto al primer grupo, es relevante que sean multidispositivo (PC, móvil, teléfono) y que el audio y vídeo sean de calidad. Ello requiere una buena y no saturada infraestructura de comunicaciones, ya que aunque los cortes de vídeo son tolerables, los de audio son muy desagradables y frenan el hilo de la reunión.  Algunos ejemplos son:

• Skype: es una de las herramientas pioneras y más populares a la hora de hacer videollamadas grupales, que también permite compartir una pantalla con los demás usuarios conectados.
• Slack, Webex, Google Hangouts: son también productos populares para videollamadas entre grupos de trabajo.
• Equipos preinstalados (Polycom, Cisco,…): Incluimos también esta tipología por ser utilizada en algunas empresas, pero tiene el inconveniente de requerir unas salas habilitadas y acondicionadas con el equipamiento adecuado y comunicaciones suficientes para ello.

Hay una opción complementaria, que alguna de estas herramientas dispone, y es la grabación de la sesión. Esta grabación podrá asociarse como documento audiovisual a cada convocatoria realizada.

Respecto al segundo grupo de herramientas y si buscas una solución avanzada, disponemos de nuestro Gestor de Comités. Es la solución que recomendamos a nuestros clientes y que cuenta con una funcionalidad para recoger los resultados de las reuniones físicas, virtuales y también de las asíncronas (1). Además, dispondrás de las actas, realizadas de forma homogénea, asociadas a cada convocatoria y accesibles a aquel que lo necesite y esté autorizado para ello.

¿Que proporciona el resultado de combinar estos dos grupos de herramientas?

Vamos a identificar las tres grandes ventajas que aporta esta combinación:

• Mayor agilidad: El cierre de cada convocatoria, si además incluye desplazamientos, es todo un desafío para encontrar días y hora adecuados, lo que implica normalmente una dilatación en el tiempo de las convocatorias.
• Menor coste: Los tiempos perdidos en desplazamientos y los costes de los viajes no son despreciables cuando se mueve a un gran número de personas y a veces desde largas distancias.
• Menor molestia: Disminuye notablemente la necesidad de viajar y desplazarse y con ello mejora la calidad de vida de los participantes.

Toma nota de estas ventajas, que son aplicables a tu compañía. Ponte en contacto con nosotros y vemos la mejor forma de ayudar a tu organización a tener reuniones eficaces y con las menores molestias posibles a los participantes.