Herramientas digitales para el cumplimiento normativo

El cumplimiento normativo se ha convertido en un imperativo para las empresas que quieren fomentar una cultura segura, ética y sostenible en un entorno cada vez más competitivo. Sin embargo, implementar una estrategia de compliance efectiva puede ser una tarea compleja, ya que requiere mucho tiempo, recursos e involucra en gran medida a los miembros de la organización. Por ello, una opción ideal es optar por un software de gestión de compliance.

En este artículo, hemos recogido una lista de algunas de las herramientas digitales más populares y efectivas para el cumplimiento normativo en las empresas. Así que sigue leyendo para no perderte nada.

¿Por qué es importante invertir en un software de compliance?

Antes de entrar de lleno en las herramientas de compliance disponibles en el mercado actual, es crucial entender en qué consiste un software de compliance y, en líneas generales, descubrir por qué es importante y qué puede hacer por ti.

Como mencionábamos al principio de este artículo, la gestión del cumplimiento normativo puede ser una tarea compleja y absorbente, especialmente en ausencia de un sistema que optimice los procesos de búsqueda, gestión y verificación de información.

En este sentido, la implementación de software de gestión de compliance se presenta como una solución estratégica que permite ahorrar tiempo y recursos al centralizar todas las tareas y funciones relacionadas con el cumplimiento normativo en una única herramienta.

Con una solución digital para gestionar el tratamiento de datos, las empresas pueden realizar diversas tareas:

• Gestionar el consentimiento
• Controlar el acceso a la información
• Realizar evaluaciones de impacto
• Identificar posibles riesgos
• Unificar toda la documentación
• Generar informes sobre el cumplimiento

Beneficios de contar con un software de compliance

La implementación de una herramienta de cumplimiento normativo constituye una tarea fundamental para organizaciones de todos los tamaños y sectores.  Mediante la aplicación de políticas legales y reglamentarias eficaces, las organizaciones pueden lograr una multitud de beneficios, entre los que se incluyen:

• Reducción de riesgos legales y financieros: Un software bien diseñado garantiza el cumplimiento de los requisitos normativos, mitigando así el riesgo de costosas sanciones y responsabilidades legales asociadas al incumplimiento.
• Mayor eficacia operativa: este tipo de solución puede automatizar y agilizar las tareas de cumplimiento, liberando valiosos recursos para centrarse en los objetivos empresariales más complejos que impulsan el crecimiento y la rentabilidad.
• Mayor confianza y credibilidad: La gestión eficaz del cumplimiento fomenta la confianza y la credibilidad ante las partes interesadas, incluidos los clientes, los inversores y los organismos reguladores. Esto se consigue demostrando un compromiso con las prácticas empresariales éticas.
• Mejora de la moral de los empleados: Un sistema de cumplimiento robusto fomenta una cultura de cumplimiento y ética dentro de la organización. Esto crea un entorno de trabajo positivo en el que los empleados se sienten valorados, apoyados y capacitados para operar dentro del marco establecido.
• Gestión racionalizada de la información:  Las soluciones de compliance eliminan las ineficiencias asociadas a la elaboración manual de políticas y documentación.  Los sistemas basados en papel son engorrosos, su actualización lleva mucho tiempo y crean problemas de accesibilidad.  Por el contrario, el software de compliance proporciona un repositorio centralizado de políticas de cumplimiento actualizadas y fácilmente accesibles.
• Gestión proactiva de riesgos:  Un sistema eficaz facilita un enfoque holístico del cumplimiento.  Un sistema dinámico y completo garantiza la cobertura en todos los entornos operativos, incluidos los basados en la nube.  Este enfoque proactivo permite a las organizaciones identificar y abordar posibles problemas de cumplimiento antes de que se conviertan en problemas graves.
• Cumplimiento normativo continuo:  Con una buena herramienta de compliance, las organizaciones se mantienen informadas y al día sobre la evolución de la normativa actual. Gracias a la supervisión y los informes en tiempo real, los posibles problemas de cumplimiento pueden identificarse y abordarse rápidamente antes de que se conviertan en problemas importantes. Además, la capacidad de llevar a cabo evaluaciones periódicas de riesgos y supervisar las métricas de cumplimiento clave garantiza la adhesión a los últimos requisitos legales dentro de una industria específica.

5 herramientas de compliance para tu empresa

El cumplimiento normativo, o compliance, es esencial para cualquier empresa moderna, ya que ayuda a asegurar que las operaciones se lleven a cabo de acuerdo con las leyes, regulaciones y normas aplicables. Aquí te presento una descripción detallada de cinco herramientas de compliance que pueden ser útiles para tu empresa:

• Motor de Cumplimiento

Motor de Cumplimiento, desarrollada por Cibernos, es una solución integral diseñada para automatizar y gestionar las políticas de cumplimiento en una empresa. Esta herramienta ayuda a las organizaciones a identificar, evaluar y mitigar riesgos asociados con el incumplimiento de normativas.

Características:

• Automatización de procesos: Permite la automatización de auditorías, evaluaciones de riesgos y controles de cumplimiento.
• Alertas y notificaciones: Configura alertas para notificar a los responsables cuando se detectan incumplimientos o cuando hay actualizaciones normativas.
• Reportes personalizados: Genera informes detallados sobre el estado de cumplimiento de la empresa.
• Integración con otras herramientas: Se puede integrar con sistemas ERP, CRM y otros sistemas empresariales para un flujo de información eficiente.

Además, Cibernos también ofrece un Diagnóstico de Compliance completo, gratuito y sin compromiso, para que puedas conocer a fondo en qué situación se encuentra tu empresa y cómo avanzar hacia un cumplimiento normativo sin fisuras.

• Compligest

Compligest es un software de compliance basado en la nube que ayuda a las empresas a implementar, gestionar y mantener sistemas de prevención de delitos. Su funcionalidad abarca todo el ciclo de gestión de riesgos, desde la identificación y análisis hasta la evaluación e implementación de medidas preventivas.

• CompAAs

CompAAs, desarrollado por UBT Legal & Compliance, es un software de gestión de compliance que destaca por su gran capacidad de escalabilidad y adaptación a cualquier sector o actividad empresarial, incluyendo grupos de empresas. Está diseñado para llevar un seguimiento integrado del cumplimiento normativo en todas las empresas del grupo.

Esta herramienta ofrece tres soluciones distintas, aunque integrables: una para privacidad y protección de datos, otra para la prevención del blanqueo de capitales y una dedicada al compliance en general. Además, permite la integración de un canal de denuncias en el sistema.

• E-CAS

Desarrollado por eCompliance y Borak, e-CAS es un software basado en la UNE 19600 que ayuda a mantener el control y seguimiento del cumplimiento normativo en todos los niveles de la empresa, desde directivos y empleados hasta colaboradores. Establece un programa de prevención de delitos, asegurando que se cumplan todas las normativas aplicables.

• Krio

Krio es una herramienta de gobernanza, riesgo y compliance (GRC) que permite evaluar, tratar e integrar medidas preventivas y soluciones a través de la creación de escenarios de riesgo. Sus ámbitos de aplicación incluyen tecnología, finanzas, operaciones, medio ambiente, regulación y reputación. Krio ayuda a gestionar el proceso completo de identificación, evaluación y tratamiento del riesgo según la norma ISO 31000, además de realizar un seguimiento de los objetivos y niveles de cumplimiento de los diversos sistemas de gestión implantados en la organización.

Un enfoque moderno de la gestión del cumplimiento con Motor de Cumplimiento

Implementar una herramienta de gestión de cumplimiento es crucial porque ahorra tiempo, recursos y mejora la eficiencia operativa de la organización. Sin embargo, elegir la solución adecuada y que se adapte a las necesidades de tu organización no es una tarea fácil. O tal vez sí, si decides optar por Motor de Cumplimiento.

Motor de Cumplimiento se presenta como una herramienta robusta para la evaluación continua del cumplimiento normativo, aplicable a múltiples normas y entidades. Esta solución facilita una gestión centralizada del cumplimiento (Compliance Control) y ofrece una amplia gama de beneficios que la convierten en una opción atractiva para empresas de todos los tamaños.

Desarrollada por Cibernos, esta herramienta de "full GRC Compliance" se enfoca en cubrir los Objetivos de Buen Gobierno, Control de Riesgos y Cumplimiento Normativo mediante una plataforma colaborativa de gestión por procesos que implementa el ciclo PDCA para la mejora continua. Su capacidad para abarcar múltiples normas y entidades proporciona un control 360º, incluyendo normas legales, recomendadas y propias, lo que la convierte en una solución ideal para organizaciones con estructuras complejas.

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