¿Por qué disponer de herramientas de gestión en el área de recursos humanos?

Si eres propietario de una empresa, estás al mando de la gestión del personal o simplemente necesitas comunicarte con tus empleados de forma habitual, sabrás la importancia de disponer de herramientas de gestión adecuadas en el área de recursos humanos. 

Si quieres mantener un equipo exitoso, necesitas las herramientas adecuadas para implementar prácticas eficientes. En este artículo, veremos cómo algunos sistemas pueden ayudarte a mejorar la productividad, la motivación y el desempeño de tu equipo.

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Qué son las herramientas de recursos humanos

Cuando hablamos de herramientas de recursos humanos, nos referimos a un conjunto de estrategias, procesos y sistemas utilizados para administrar el personal de una organización. Estas herramientas ayudan a:

• Administrar y desarrollar su fuerza laboral para lograr objetivos estratégicos. 
• Identificar los recursos necesarios para lograr los objetivos de una organización.
• Reclutar y desarrollar personas. 
• Administrar las relaciones laborales.
• Desarrollar beneficios y compensaciones.
• Administrar programas de seguridad. 

En general, son herramientas informáticas usadas para gestionar el área de RRHH de una empresa, de manera que permiten a los gerentes administrar los procesos de reclutamiento, contratación, entrenamiento, mantenimiento de empleados y otros aspectos relacionados con el personal.

Gracias a ellas, es posible llevar un seguimiento de los informes de cumplimiento legal en materia de RRHH, el desempeño laboral y los niveles de satisfacción del empleado. En las siguientes líneas, te contaremos más detalles de estos sistemas. 

5 herramientas clave para optimizar la gestión de recursos humanos

Existen muchas razones para utilizar las herramientas que mencionamos en este apartado, tales como: mejorar la planificación de recursos, la toma de decisiones, la comunicación o la selección del personal. 

Te contamos de qué se trata a continuación:

• Suite Caleidos. Dispone de un conjunto de soluciones propias de la gestión habitual de los procesos de RRHH, desde el momento de la incorporación del personal en la empresa hasta el resto de su vida laboral en la misma. Esta plataforma dispone de los siguientes módulos:

• Caleidos base, desde donde podemos gestionar peticiones de incorporación, coordinar entrevistas, procesos de selección, altas, bajas o cambios de puesto, así como planes de acogida.
• Provisión de dispositivos y servicios TIC, un módulo que aporta inventario de los elementos cedidos al personal, organización de los derechos para el acceso a los servicios TIC, y la identificación de los mismos para su recogida en caso de baja.
• Gestión de ausencias tales como vacaciones, permisos, asuntos propios, comunicación de bajas médicas, así como por maternidad o paternidad.
• Gastos, con los circuitos de autorización necesarios en materia de pequeñas compras y gastos en hoteles, viajes, taxis, comidas o control de tarjetas, entre otros.
• Evaluación del desempleo, un módulo que permite comprobar el grado de cumplimiento que alcanzan los objetivos individuales de cada persona, así como favorecer el bienestar de los empleados, entre otras cosas.
• Ticketing SAE, una solución para gestionar incidencias y peticiones de información de los empleados relacionadas con el área de RRHH.
• Expatriados, desde donde podemos gestionar la documentación, realizar servicios de búsqueda y hacer seguimiento del estado de los servicios encargados para cada empleado, entre otras acciones.
• Portal del empleado, que proporciona un sitio único desde donde el empleado puede realizar gestiones internas, facilitar documentación corporativa, comunicarse con la empresa, etc.

No olvides solicitar una demostración gratuita de la Suite Caleidos para conocer cómo funciona. Si lo prefieres, también puedes descargar el folleto completo de esta Suite para la gestión de Recursos Humanos.

• Gestión del talento. Se trata de un conjunto de servicios que permiten identificar el mapa de talento y adecuarlo a las necesidades del negocio. Para ello, se utilizan simuladores adaptados expresamente a determinados perfiles profesionales y aplicando formación tanto técnica como organizativa. 

Dependiendo de cuáles sean las necesidades de la organización, estos servicios pueden prestarse en su conjunto o de forma independiente:

• Mapa de talento. Es un servicio de consultoría que evalúa la capacitación y el potencial de los trabajadores.
• Transformación del talento. Se crea en función de los resultados obtenidos por el mapa anterior, así como de las necesidades del negocio.
• Simuladores. Desarrollo ad-hoc de sistemas de entrenamiento para actividades profesionales y creación de escenarios reales de entrenamiento combinados con técnicas de gamificación.
• Formación técnica. Incluye un conjunto de cursos presenciales, híbridos y e-learning de formación técnica, capacitación y certificación en TIC.
• Formación organizativa. Contiene cursos de refuerzo de las capacidades de gestión y organización, como metodologías para servicios, desarrollo Agile o por procesos (Lean).

• Prevención y salud. Las herramientas de este campo están orientadas a la gestión del cumplimiento en las áreas de Prevención de Riesgos Laborales, Medicina del Trabajo, Medioambiente y Coordinación de actividades empresariales:

• SySprocessPRL es una solución para coordinar, de forma integral, la prevención de riesgos laborales de una empresa mediante una gestión por procesos. Está diseñada para dar fluidez en el cumplimiento de la ley y contempla requisitos de la especificación OHSAS 18.001 para la gestión documental de toda la información sobre prevención.
• SySprocessMA permite la gestión medioambiental según la norma ISO 14001 del tratamiento de los residuos, que incluye transporte, destrucción o almacenaje definitivo. Además, nos indica si cumplimos los requisitos exigidos por la norma, o no.
• SySprocessMT es una solución diseñada para gestionar el área de Medicina del Trabajo. Integra la información de laboratorio para poder correlacionar los estados de salud con las actividades realizadas, así como obtener conclusiones. 
• SySprocessCAE permite coordinar actividades empresariales y está orientada a empresas con un gran número de proveedores o que subcontraten actividades. En ellas, el control de los procesos de homologación, el control laboral de los trabajadores y de los medios de producción usados requiere una labor intensa. Además, esta herramienta se integra con el back office de la empresa. 

Si quieres saber más detalles de la Suite SySprocess, entra en este enlace. 

• Gecko: vídeo identificación remota de empleados. Esta herramienta realiza el proceso de identificación remota con las garantías exigidas por SEPBLAC. Establece una comparación biométrica de la foto del documento presentado con la imagen recogida por la cámara. 

Se trata de una herramienta especialmente útil si en tu organización tienes que realizar contrataciones de empleados en diferentes ubicaciones o si realizas contrataciones temporales o altas rotaciones.

• Es un servicio versátil y adaptable.
• Puede personalizarse según estos parámetros: volumetrías, chequeo de listas negras, custodia segura de evidencias, back office y nivel de servicio. 

Como resultado, ahorrarás tiempo y costes de desplazamiento a la hora de contratar personal que se encuentre en diferentes ubicaciones. ¿Quieres que te contemos más información sobre Gecko? Escríbenos y te contestaremos a la mayor brevedad posible. También puedes descargar este vídeo sobre el funcionamiento de la herramienta de forma gratuita.

• Suite Vital sobre la salud ocupacional. Esta herramienta es clave para fomentar la salud ocupacional de los trabajadores con técnicas de gamificación motivacional. En ella, encontrarás las siguientes funcionalidades:

• ActiVITAL. Son ejercicios que incluyen un test con preguntas relacionadas con las actividades físicas que los usuarios llevan a cabo a lo largo del día, como la práctica de alguna disciplina deportiva. El resultado quedará reflejado en tu VITALCARD.
• NutriVITAL. Es un juego interactivo con el que los usuarios sabrán si se están alimentando de forma adecuada a la vez que se divierten.
• HaVITAL. Se apoya en la idea de que cada pequeño paso cuenta y que, por medio de acciones muy sencillas, la calidad de vida puede mejorar considerablemente. Por eso, incluye un test orientado a preguntas tales como “¿cuántas horas duermes al día?”.
• MenteVITAL. Incluye diferentes juegos tipo brain para que los trabajadores mejoren su memoria, su capacidad de cálculo o su concentración de una forma lúdica y entretenida.
• VITALcard. Cada empleado podrá tener su VITALCARD, donde se verán reflejadas las distintas variables que componen su estado de salud. Esta VITALCARD cambiará a medida que el trabajador evolucione en el juego y alcance sus metas.
• ZonaVITAL. Es una zona diseñada para motivar a los trabajadores a cuidarse y está formada por distintas campañas de sensibilización. En el caso de que ya se disponga de un VITALCARD, estarán orientadas a las necesidades del usuario (dieta baja en purinas para esta semana, tutoriales para saber cómo sentarse de forma apropiada, etc.).
• TablonVITAL. Es un espacio dentro de la plataforma donde los trabajadores pueden anunciar actividades dentro del ámbito físico y deportivo que quieran realizar con sus compañeros.

Si deseas obtener más información de esta herramienta, recuerda descargar el folleto de la Suite Vital.

La formación en competencias clave del negocio

Por último, es importante no perder de vista que la formación en competencias clave de negocio es fundamental para garantizar la eficiencia del personal que forma parte de la compañía. 

Por eso, en Cibernos te ayudamos a elaborar, desarrollar y seguir tu plan de formación. También podemos ayudarte a formar personas en determinadas competencias, ya sean de negocio o técnicas, con o sin certificación. Solicita más información sobre la formación de tus RRHH.

Para finalizar

Si tienes algún proyecto en mente, quieres conocer más detalles de alguna de las herramientas mencionadas en este artículo, o simplemente te gustaría mejorar la gestión de tus recursos humanos en 2023, solicita una reunión con nuestros expertos sin compromiso. Se pondrán en contacto contigo lo antes posible.

Te esperamos en nuestros próximos artículos sobre gestión de recursos humanos. ¡No te los pierdas!