Herramienta imprescindible para teletrabajar: Gestor de tareas

“Teletrabajar o desaparecer”.

Quizás, hace un año, el teletrabajo era una realidad impuesta de golpe, pero en pleno 2021, son muchas las empresas que están implantado esta modalidad laboral como prioridad. Como consecuencia, han mejorado la retención del talento, ampliado las oportunidades de selección de personal, ahorrado en desplazamientos con reuniones virtuales, reducido costes fijos de alquiler y mantenimiento de equipos de trabajo, e incrementado la productividad.

¿Te parecen pocos motivos para poner en marcha el trabajo en remoto? Sin embargo, no es suficiente con la iniciativa, hace falta algo más para garantizar un teletrabajo de calidad. 

¡Necesitas un gestor de tareas!

¿Qué es el gestor de tareas y por qué es una herramienta imprescindible para teletrabajar?

Es una solución organizativa que permite acabar con todas las carencias estructurales de tu empresa, incluso durante el teletrabajo. Esta herramienta sirve para coordinar y hacer seguimiento de la actividad que se realiza a través de un sistema de gestión que incluye prioridades, plazos y responsabilidades, entre otras cosas.

Aumenta la agilidad y evita retrasos, permite hacer seguimiento de las actividades y facilita el trabajo colaborativo entre los miembros de la organización. 

Ahora que el teletrabajo está en auge, muchas empresas lo han recibido de sopetón y lo han integrado en tiempo record. Es normal que surjan las dudas acerca de cómo se van a gestionar las actividades, cómo se van a desarrollar las tareas en equipo, si se cumplen con los estándares de ciberseguridad, etcétera.

La respuesta está en el gestor de tareas, una solución que permite a los empleados organizar y priorizar proyectos de forma flexible, crear subtareas, etc. Seguramente, has escuchado (o incluso utilizado) herramientas como Todoist o Trello, dos ejemplos de gestores de tareas.

¿Todavía no dispones del tuyo? En Cibernos, hemos creado el nuestro propio.

Tareas GTD de Cibernos

Permite organizar distintas actividades entre colaboradores de una misma área o de diferentes, compartiendo documentos generados. Además, resuelve la asignación y el control del seguimiento de las actividades asignadas, así como su organización en bandejas según la filosofía (Getting Things Done).

Estos son los pasos a seguir:

• Identifica los resultados que esperas y los pasos para conseguirlo.

• Identifica a la persona indicada para ejecutarlo.

• Organiza recordatorios para no generar incumplimientos.

• Revisa el avance de las tareas de forma periódica.

• Ten claros los plazos solicitados y si se pueden asumir o no.

La automatización del gestor es posible gracias a los principios metodológicos del GTD, quienes permiten la auto-organización por medio de las siguientes actividades:

• Recopilación de labores para organizarlas en una lista y procesarlas posteriormente.
• Procesar las tareas indicando si se requiere alguna acción o no.
• Organizar y clasificar las actividades en función del tipo y el tiempo de respuesta.
• Revisarlas diariamente.
• Realizarlas correctamente en los plazos fijados.

Esta es una manera muy efectiva de conseguir la automatización de las tareas, teniendo todo a tu disposición siempre que lo necesites, ahorrando tiempo y dinero.

¿Cuáles son las ventajas del gestor de Cibernos?

Gestionar tus tareas individuales o colaborativas sin morir en el intento es posible gracias a las ventajas que ofrece esta herramienta:

• Facilita la organización de todas las tareas de la empresa, permitiendo un reparto claro y una lista de prioridades. 

• Permite la delegación y la asunción de las tareas o actividades por medio de roles. Esto permite que los usuarios autorizados puedan gestionarlas.

• Facilita el control de los plazos y las alarmas gracias al soporte de correo electrónico para recibir notificaciones. 

• Se puede integrar en el back office de la empresa.

• Gracias a la trazabilidad del sistema, las tareas de los usuarios quedan registradas para tener la certeza de cómo se ha realizado la gestión.

• Mayor flexibilidad, pudiendo organizar también las tareas de otros colaboradores o participantes que no tienen por qué ser necesariamente de la empresa.

• Construcción de cuadros de mando para analizar cargas de trabajo elevadas, optimizar y almacenar la traza de las acciones hechas y las decisiones tomadas.

¿Cómo evoluciona el proyecto? ¿Quiénes interactúan con cada parte? Al tener a mano una herramienta de organización de tares entre colaboradores, el control será más fácil. Esta herramienta no solo es recomendable para las empresas que trabajan desde casa, sino también para todas aquellas que quieran organizar de forma eficiente distintos entornos (Administración Pública, autónomos, empresas, etc.).

Si necesitas gestionar tareas no estructuradas, organizar proyectos, acciones comerciales, coordinar actividades para autónomos, colaboradores, etc., ¡bienvenido!

Con esta herramienta podrás automatizar las tareas en distintos niveles, organizar y distribuir las actividades en función de su complejidad y facilitar el seguimiento de las mismas.

Solicita una demo y resuelve todas tus dudas.