Guía de las mejores herramientas de teletrabajo

¿Sientes que tus empleados pierden la motivación y reducen la productividad cuando trabajan desde casa? ¿Las dificultades para comunicarse de forma práctica y asertiva se han convertido en un problema diario? ¿La empresa no dispone de sistemas de gestión y acceso seguros en remoto a los equipos de trabajo?

Son algunas de las principales preocupaciones sobre el teletrabajo a las que debes prestar mucha atención. Esta disciplina laboral desarrollada desde lugares diferentes a las propias instalaciones de la organización es cada vez más habitual en las empresas.

Sin embargo, para garantizar un teletrabajo seguro, práctico y eficaz hace falta algo más que una iniciativa. Sobre todo, teniendo en cuenta los múltiples factores que intervienen: motivación de los empleados, riesgos de ciberseguridad, trabajo colaborativo, seguimiento de tareas, gestión de personas, cumplimiento normativo, toma de decisiones, reuniones remotas, etcétera.  

El teletrabajo seguro y eficiente se consigue practicando, trabajando y mejorando. Pero su gestión es mucho más sencilla cuando la empresa dispone de una guía completa con las mejores herramientas para trabajar en remoto. 

¿Preparado para descubrirlas?

9 herramientas definitivas para teletrabajar con éxito

“No es posible resolver los problemas de hoy con las soluciones de ayer” – Roger Van Oech

Hace ya más de dos años que miles de empresas optaron por el teletrabajo. Nunca lo plantearon como un riesgo, sino como una oportunidad. Se cerraban las puertas de sus oficinas, se abrían las de sus hogares. Porque la clave del progreso es la innovación y la capacidad de adaptarnos a los cambios para conseguir mejores resultados. Para la empresa. Para la sociedad. Para todos.

Las formas de trabajar han cambiado en los últimos años, lo que implica un cambio en la manera de organizar, operar y procesar. Eso también explica que las nuevas herramientas de teletrabajo de Cibernos sean imprescindibles para la buena marcha de cualquier negocio. 

Te contamos cuáles son:

• Auditorías de Ciberseguridad especiales para teletrabajo con el fin de comprobar si tus sistemas e infraestructuras tecnológicas están a salvo de riesgos informáticos.

Las Auditorías de Ciberseguridad permiten saber si los sistemas con los que trabajan tus empleados son robustos ante errores internos, descuidos o ataques externos. No se nos ocurre mejor forma de conocer el estado en el que se encuentra la seguridad interna y perimetral de tu empresa, así como la de los equipos que trabajan en remoto. ¿Es malo? ¿Bueno? ¿Bajo? ¿Normal?

Las pruebas se realizan a todos los niveles de seguridad. Cuando se encuentra una vulnerabilidad crítica, se reporta al cliente. Hablamos contigo para evaluar su resolución y evitarla en el futuro. Es un proceso de identificación, descubrimiento y valoración de las vulnerabilidades de tus sistemas.

Si quieres que tus empleados trabajen de forma segura desde casa, sin lidiar con posibles problemas de ciberseguridad, te recomendamos que nos consultes. Te aconsejaremos qué tipo de auditoría te conviene más en función de la situación de tu empresa. 

• Gestión de identidades y accesos con IAM Secure y control del acceso a los recursos de la empresa con SmartLogin 

IAM Secure es la herramienta de Cibernos que permite gestionar las identidades y los accesos de manera simple y segura. Es decir, asegura que la persona adecuada acceda al recurso necesario en el momento y el lugar oportunos. Además, la Suite IAM Secure resuelve un triple reto en el acceso seguro a los recursos empresariales:

• Para la empresa: gestiona múltiples servicios de autenticación.
• Para los empleados: mantiene una larga lista de contraseñas.
• Para el departamento de IT: dedica multitud de recursos a la gestión de acceso de usuarios en un entorno controlado y seguro.

SmartLogin es una solución pensada para controlar el acceso a los recursos de la empresa, donde muchas aplicaciones utilizan claves sencillas para ser recordadas con facilidad. No obstante, el principal inconveniente que presentan es el de la seguridad y el olvido de contraseñas, lo que en muchas ocasiones supone un trabajo extra para el equipo de soporte.

• Gestor de Comités para garantizar el trabajo colaborativo, sacar adelante las tareas en remoto y mejorar la productividad.

La gestión de reuniones eficaces es la base de las empresas a la hora de maximizar el rendimiento y mejorar la productividad. Sobre todo, en aquellas donde la estructura es cada vez más compleja o están geográficamente dispersas. En ese caso, reunir a todo el mundo para tomar decisiones se convierte en una tarea compleja.

Coordinar, planificar, convocar a los implicados, recopilar información y distribuir resultados de las decisiones tomadas requiere mucho tiempo y organización. El Gestor de Comités permite optimizar estas reuniones de principio a fin, porque cada minuto cuenta. No importa si tus empleados trabajan en remoto o desde las instalaciones de la empresa, podrán acceder a la plataforma desde donde estén y utilizar todas sus funcionalidades: dar de alta asuntos por las personas autorizadas, priorizar asuntos de forma automática, actuar por roles, lanzar avisos y notificaciones correspondientes a las tareas, gestionar reuniones remotas síncronas o asíncronas y conocer el estado de los asuntos.

Además, se integra fácilmente con otros sistemas presentes en las empresas y coordina el trabajo de secretarios, promotores, decisores, participantes e informados sin necesidad de su presencia física.

Gana flexibilidad, obtén trazabilidad y mejora la coordinación. 

• Fomenta el trabajo colaborativo y el seguimiento de cada labor con el Gestor de Tareas GTD.

Todas las empresas necesitan organizar diferentes tareas clave para su funcionamiento, bien entre colaboradores de una misma área o bien entre diferentes departamentos. Pedidos que pasan de la web al área financiera, trámites que se envían al área de producción para después acabar en el departamento comercial, etcétera. En definitiva, se comparten multitud de documentos.

El Gestor de Tareas GTD permite resolver la asignación, el control y el seguimiento de todas las tareas asignadas así como de la organización de actividades en bandejas según la filosofía GTD (Getting Things Done).

Esta herramienta de teletrabajo permite a los empleados acabar con todas las carencias estructurales de la empresa, incluso en remoto. Sirve para coordinar y hacer seguimiento de la actividad realizada a través de un sistema de gestión que incluye plazos, prioridades y responsabilidades. Aumenta la agilidad y evita los retrasos.

• Facilita la gestión de personas con ayuda de la Suite Caleidos 

Los empleados son el activo más importante para el presente y para el futuro de la empresa. Cuando sienten que están en el mejor lugar para desarrollar su trabajo, dan lo mejor de sí y contribuyen a incrementar el valor dentro de la compañía. 

La Suite Caleidos de Cibernos está 100% orientada al área de RRHH y es un software que facilita los procesos relacionados con esta área, tanto en el momento de incorporar nuevos talentos como durante su vida laboral en la empresa.

Permite organizar y planificar el personal, gestionar el reclutamiento y la selección, desarrollar planes de carrera y promoción profesional, formar al personal, evaluar su desempeño, mejorar el clima y la satisfacción laboral, administrar los recursos humanos, mejorar las relaciones laborales y prevenir riesgos.

En el teletrabajo, más que nunca, debes gestionar personas.

• Facilita la contratación de nuevos empleados asegurándote de su validez con Gecko Videoidentificación Remota.

La Vídeo Identificación Remota se ha convertido en un proceso en el que un sujeto identifica de forma remota y segura a sus clientes. Gecko es la herramienta de teletrabajo que acredita la custodia segura de la sesión de vídeo y los documentos aportados, con la fecha de la operación y sin manipular las evidencias.

Es un servicio apoyado en la norma SEPBLAC de Vídeo Identificación, publicada el 11 de mayo de 2016. Sus principales características son: 

• Número de operaciones de vídeo identificación que se estima se van a realizar por mes.
• Verificación de listas negras para cuando el servicio se utiliza para contratar nuevos clientes en remoto.
• Custodia y almacenamiento de evidencias por tu cuenta o con nuestra ayuda. 
• Back Office online (los operadores validan el momento en el que se realiza la vídeo identificación), Back Office offline (los operadores hacen la validación después de la sesión de vídeo identificación).
• Nivel de servicio con las siguientes coberturas horarias de los operadores de validación: 8x5h, 16x5h y 24x25h de lunes a viernes, y 24x7h los 7 días de la semana, incluyendo festivos no nacionales.

Contratar clientes y empleados también es posible durante el teletrabajo gracias a la videoconferencia remota.

• Mantén una cultura homogénea en valores y procedimientos de trabajo, así como la motivación de los trabajadores con eMotiva.

Las grandes empresas se enfrentan a tres grandes retos: el mantenimiento de una cultura homogénea, la transición sencilla para que los cambios operativos y organizados sean asumidos con rapidez, y mantener la motivación de los teletrabajadores.

eMotiva es la herramienta que aporta la dosis adecuada de motivación para alinear continuamente al empleado con la cultura operativa. Ha sido diseñada pensando en cada entidad, aplicación y personal. Durante el teletrabajo, la gestión de la motivación y la comunicación vertical son claves de oro para garantizar trabajadores más productivos y eficientes.

La sensación de soledad, la menor socialización y la desmotivación son inconvenientes habituales en el teletrabajo. Pueden producir un efecto túnel donde los empleados solo perciben una pequeña parte de lo que ocurre en el entorno laboral, perdiendo la perspectiva del resto de la empresa. Afecta a la motivación y al rendimiento laboral. Pero equiparse con herramientas como eMotiva, puede poner fin a estos problemas.

No dejes que el aislamiento afecte a tus empleados.

• Servicio Anual de Concienciación en Ciberseguridad para convertir a tus empleados en el mejor firewall humano. 

Tomar conciencia es el primer paso para buscar solución a cualquier problema. Por eso, la concienciación de tus empleados en materia de ciberseguridad, de sus riesgos e implicaciones supone una garantía adicional en la custodia y el tratamiento de la información.

A medida que los ataques en ciberseguridad han ido aumentando, las organizaciones han avanzado en su lucha para evitarlos. Enviar correos electrónicos, almacenar contraseñas, crear presupuestos…. ¿Y si te dijéramos que pueden robarte toda esta información sin ni siquiera entrar en la oficina? De ahí, la importancia de las herramientas  de ciberseguridad para monitorizar, detectar y responder a los incidentes de seguridad que pueden incurrir en tu empresa. Teniendo en cuenta que los empleados intervienen en la mayoría de los ciclos de vida de la información, ¿son conscientes de los riesgos que corren en materia de  ciberseguridad o cómo actuar en caso de sufrir una fuga de información?

El Servicio Anual de Concienciación en ciberseguridad está orientado a mitigar los riesgos producidos por el mal uso de la tecnología. Se distribuye en un ciclo anual basado en planificar, atacar, evaluar y formar, y que puedes conocer en detalle a través de una consultoría.

Con el objetivo de prevenir, actuar y recuperar, en Cibernos proponemos el uso de las siguientes soluciones de ciberseguridad:

1. Detecta y corrige vulnerabilidades antes, durante y después de aplicar medidas de protección frente a ataques de seguridad. Las Auditorías de Ciberseguridad deben ser periódicas, y en Cibernos realizamos diferentes tipos, desde test de penetración/intrusión (pentesting) y análisis del Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI), hasta la preparación para certificaciones en estándares de seguridad, entre otras.
2. Implanta un sistema para gestionar identidades y contraseñas (IAM Secure). Es una solución modular con la que provisionar y controlar el acceso de usuarios a aplicaciones locales o en la nube en base a perfiles, roles o reglas de negocio. Además, establece políticas globales de contraseñas comunes a dichas aplicaciones y resuelve problemas habituales, como la identificación y el acceso seguro con una sola contraseña multifactor.
3. Conciencia a tus empleados en materia de ciberseguridad y haz que esta concienciación se mantenga en el tiempo. Recuerda que los errores humanos están detrás de la mayoría de los ataques con éxito en materia de ciberseguridad. Por ejemplo, la ingeniería social causa alrededor del 80% de los incidentes producidos en las empresas.

La concienciación es una garantía adicional en la capacidad de demostrar la responsabilidad activa de la empresa en la custodia y el tratamiento de los datos. 

• No pierdas de vista la prevención de riesgos laborales (PRL) durante el teletrabajo. SySprocess PRL es la suite de soluciones de seguridad y salud que puede ayudarte a mantener una gestión productiva y a cumplir con la normativa.

Es la solución de cumplimiento normativo orientada a la gestión de la prevención de riesgos laborales. Su objetivo es facilitar el cumplimiento de la normativa OHSAS 18001 y el artículo 16 de la ley española 31/1995 para la prevención de riesgos laborales.

Además, es la única plataforma del mercado que dispone de un sistema productivo de planificación con agenda de tareas, estado de las acciones y sistema de avisos. De esta forma, permite:

• Cumplir con todos los requisitos de la ley en materia de prevención de riesgos laborales, una tarea que a veces se complica, como puede ser durante el teletrabajo o en empresas de gran envergadura.
• Aumentar la fluidez en el cumplimiento de la ley, mientras libera a la empresa y permite dedicar sus recursos al negocio.
• Integrarse fácilmente y de manera bidireccional con el back office.
• Contemplar los requisitos de la especificación ISO 45001 para la gestión documental de toda la información sobre prevención.

Entre sus funcionalidades están: la consulta a través del buscador, pudiendo extraer datos para el análisis; la identificación de acciones pendientes o planificadas y urgente; la generación de alarmas y notificaciones; la coordinación de centros, unidades y departamentos implicados en la prevención, independientemente de su distribución geográfica; y la asignación de responsabilidades por rol para participar en la prevención.

Lo que deberías recordar sobre las herramientas del teletrabajo

Los tiempos en los que las empresas solo se preocupaban de sus instalaciones físicas quedaron atrás. Y no solo por la llegada de la digitalización, sino también por la llegada del teletrabajo. Sin duda, ha permitido  a muchos negocios continuar su actividad durante la pandemia del COVID-19, pero ha venido acompañado del gran reto de la ciberseguridad por varias razones:

• Deja más expuestos a los sistemas y equipos de la compañía.
• Amplía el perímetro de ataque.
• Insuficiente control del acceso a las aplicaciones y a los recursos compartidos.
• Escasas herramientas de colaboración y securización de las conexiones remotas.

Las empresas más productivas e innovadoras han encontrado en la tecnología un aliado perfecto para que sus negocios sean más eficientes y rentables. Sin equipos seguros, no hay trabajo posible. Los empleados necesitan desarrollar su actividad con equipos seguros y de forma coordinada. Por eso, te ayudamos a solucionar cada uno de los problemas que impiden a tus empleados trabajar desde casa.

En los tiempos que corren, el teletrabajo ya es una modalidad más. No podemos dudar que hay que cambiar la manera en la que trabajamos y adoptar tecnologías que nos permitan desarrollar nuestra actividad con éxito. 

¿Quieres conocer más detalles de la serie de herramientas de teletrabajo de Cibernos? Contáctanos y conoce todos los detalles.