Gestiona adecuadamente el cumplimiento de tu empresa

Si bien la reforma del Código Penal, en 2010 y 2015 en España, ha elevado el cumplimiento de riesgos penales a la mayor categoría, esto ha provocado mayor importancia de la profesión del responsable de cumplimiento dentro de las empresas. Ya no se puede prescindir de él. Por eso, creemos necesario dar a conocer las posibles actuaciones que puede llevar a cabo el responsable del cumplimiento de tu empresa y, por ende, cómo realizar una buena gestión de este.

¿Estás preparado para asumir el reto?

Posibles actuaciones de los responsables del cumplimiento (RC)

En las empresas, y en relación con las funciones de cumplimiento, podemos encontrarnos con las siguientes actuaciones:

1. No realizar las funciones de cumplimiento de la empresa. Se trata de la peor de sus actuaciones, pues el RC es el responsable de establecer las políticas y procedimientos adecuados para garantizar que la empresa en la que trabaja desarrolle sus actividades de acuerdo con la normativa vigente. Para lograrlo debe promover una cultura de cumplimiento entre sus empleados, directivos y otros agentes vinculados. Si la empresa no cumple con sus obligaciones, con toda probabilidad recibirá sanciones e incluso pondrá en riesgo su propia actividad.

2. Cumplir con el mínimo recomendado. En algunas empresas ocurre que sus responsables de cumplimiento son asesorados por abogados que les recomiendan cumplir con determinadas políticas y normas. Como consecuencia, se aferran a este mínimo dejando de lado el resto del cumplimiento normativo y, por ende, poniendo en riesgo su actividad. El compliance es el responsable de esta actitud, pues pese al asesoramiento que pueda recibir de expertos en la materia, nunca podrá externalizar su responsabilidad penal.

3. Garantizar una buena prevención. El RC de la empresa debe gestionar los riesgos y llevar a cabo todo lo relativo a la prevención de éstos. Para ello, el RC tiene la responsabilidad de elaborar un programa de prevención e implementar las medidas necesarias para neutralizar dichos riesgos y formar al personal de la empresa. En este sentido, la figura del RC es una especie de “protector de la organización”.

4. Gestionar adecuadamente los NO cumplimientos. El RC es el responsable de administrar la estrategia de cumplimiento de la empresa para evitar y gestionar las posibles incidencias delictivas. Es el encargado de proteger a la empresa frente a su responsabilidad penal. Una buena forma de evitar estos ‘no cumplimientos’ sería establecer procedimientos y medidas de control para supervisar y monitorizar las obligaciones en esta materia.

Si tuviéramos que hacer un ranking descendente desde la peor actuación hacia la mejor, seguiríamos el orden que hemos establecido en los cuatro puntos que acabamos de desarrollar. Gestionar adecuadamente los NO cumplimientos normativos de la empresa es fundamental para evitar riesgos en la responsabilidad penal de las personas jurídicas.

¿Cómo puedes gestionar adecuadamente el marco normativo?

El RC de las empresas tiene como objetivo principal poner en marcha un Gestión Programa de Cumplimiento.

En él deben quedar reflejados los procedimientos a seguir para realizar las actividades de cumplimiento normativo interno y externo de forma segura. Este proceso se está convirtiendo en un punto cada vez más importante y complejo para las empresas debido, principalmente, al amplio número de normas que componen su actividad.

Para gestionar adecuadamente el marco normativo de las empresas, el responsable del cumplimiento puede hacer uso de las herramientas más innovadoras, como, por ejemplo, un software especializado. La tecnología ha venido a dejar en el tintero el hastío que, hasta hace unos años, generaba la actividad de compliance, y lo ha logrado gracias a los profesionales que trabajan en desarrollo y consultoría tecnológica especializada.

El Programa de Cumplimiento desarrollado por esta figura puede tomar forma de una manera satisfactoria gracias a estas técnicas, aunque todavía existen numerosas empresas que no han tomado conciencia de la digitalización. Quienes ya lo han hecho, han encontrado en la tecnología una oportunidad real para hacer crecer sus negocios y unirse a la carrera de la competición.

Cumplir con los objetivos corporativos, la gestión de los riesgos y el cumplimiento normativo de las empresas puede convertirse en un importante reto si no se dispone de las técnicas necesarias, y contar con ellas nos permite detectar fácilmente cualquier irregularidad. El conocimiento y las habilidades son fundamentales para desarrollar este trabajo, pero no hay que perder de vista que no son suficientes.

Una buena opción sería dejarse guiar por profesionales y consultores reputados capaces de complementar todas las capacidades del cumplimiento automatizado y hacer de ello un único ejercicio eficaz, rápido y sencillo.

¿Cuáles son mis responsabilidades como responsable de cumplimiento de la empresa?

En el ámbito del cumplimiento, los responsables terminan convirtiendo sus preocupaciones en sus principales funciones. Así, el responsable de cumplimiento piensa, observa, analiza y se preocupa por cuestiones como: el control de los riesgos de cumplimiento sobre lo penal, protección de datos, blanqueo, PRL, SYS, conocer las posibles fugas de cumplimiento y todo lo referente al marco normativo de la empresa.

Sus responsabilidades se encuentran apoyadas en las tareas que acabamos de mencionar. La figura del compliance es la encargada de realizar la gestión del cumplimiento de los objetivos corporativos, los riesgos y el cumplimiento normativo, detectar incumplimientos y proporcionar acciones de corrección, y, finalmente, evitar sanciones relevantes al poder demostrar que la empresa ha sido activa en la prevención, detección y corrección.

Dicho de manera más específica, el RC de las empresas es el responsable de las siguientes tareas:

1. El artículo 31 del Código Penal, en relación con la responsabilidad penal de las personas jurídicas, cree necesario: “Haber establecido antes del juicio oral medidas eficaces para prevenir y descubrir los delitos que en el futuro pudieran cometerse con los medios o bajo la cobertura de la persona jurídica”.
2. El responsable del Programa de Cumplimiento de las empresas debe gestionar adecuadamente el modelo de prevención, así como verificar que los riesgos se han identificado de acuerdo con una valoración adecuada y real de estos.
3. Vigilar y controlar el personal sometido a la figura del RC.
4. Divulgar entre el personal de la empresa todo el contenido del programa de prevención, es decir, que debe informar y formar sobre el modelo de prevención que ha desarrollado.
5. Revisar y modificar el modelo de prevención siempre que sea necesario. Para ello, debe hacer un seguimiento constante del mismo.

En definitiva, en las empresas pueden darse diferentes situaciones de cumplimiento. Unas veces se cumple correctamente con las obligaciones, otras solo se cumplen con el mínimo recomendado, y, en ocasiones, se gestiona adecuadamente. Sea como sea, no hay que perder de vista que todos los aspectos que nos rodean en nuestra vida siguen avanzando. Por ello, es necesario adoptar aquellas herramientas que han venido a facilitarnos la toma de decisiones, pues el cumplimiento es la clave para evitar costes económicos, reputacionales o penales.

Recuerda…

“Todos pedimos que se aplique la ley, y todos, consciente o inconscientemente, tratamos de eludir el cumplimiento de alguna”. No dejes que tu empresa roce el peligro. Ayúdate de los sistemas que ya existen. ¿Conoces nuestro producto Motor de Cumplimiento?