Las 4 fugas más comunes de cumplimiento

Hoy en día, existen empresas en las que la figura del responsable del cumplimiento no está presente. Otras veces, lo está, pero no saben cómo sacarle el mayor partido. Por ello, es importante que, tras la reforma del Código Penal que se llevó a cabo en 2015, todas las empresas tengan claros cuáles son los riesgos a los que se enfrentan, las fugas más comunes de cumplimiento que pueden producirse, y orientar de la mejor forma el cumplimiento de leyes, normativas, procedimientos y el control de los riesgos.

¡Estar informado de los posibles incidentes en tu trabajo te otorga un poder extraordinario!

Incidentes en el cumplimiento normativo: una práctica común entre las empresas

Si nos detuviéramos por un instante a pensar en todos los riesgos a los que se someten las empresas día a día, probablemente generásemos una lista interminable de datos, situaciones y circunstancias. Son riesgos que hacen tambalear su actividad, situaciones que ponen en tela de juicio el desarrollo de su labor y acciones que juegan con su reputación. Todo ello lleva a las empresas a situarse en un constante vaivén de incidentes de seguridad.

Este tipo de situaciones encuentran parte de sus causas en los responsables del cumplimiento de las empresas y en la gestión de cumplimiento normativo que hagan. La importancia de su papel dentro de las mismas es incuestionable, pues son ellos quienes cuentan con las habilidades necesarias para evitar estos incidentes, de manera que sus principales responsabilidades se sustentan en:

• Identificar los riesgos.
• Analizar los cambios estatuarios y reguladores.
• Determinar las medidas tanto preventivas como correctivas.
• Aplicar las medidas.
• Hacer revisiones periódicas en la actualización de los procedimientos.
• Impartir formación a directivos y empleados para que las apliquen y estén al tanto de dichos procesos. De esta forma podrán completar una larga lista de tareas encaminadas a un solo objetivo: implementar un Programa de Cumplimiento basado en procedimientos capaces de asegurar un diseño adecuado de las actividades de cumplimiento normativo interno y externo de la empresa.
• Gestionar el cumplimiento de los objetivos corporativos, los riesgos y el cumplimiento normativo.
• Detectar posibles incumplimientos y proporcionar acciones de corrección.
• Evitar sanciones relevantes en la empresa.

En resumen, se trata de evitar situaciones que acaben en coste o multa, pérdida de imagen o situaciones de cárcel.

Estas son las nueve acciones propias de los responsables del cumplimiento normativo de las empresas. Sin embargo, todas ellas se encuentran enfocadas en un objetivo final: implementar un Programa de Cumplimiento.

Las fugas más comunes en el cumplimiento normativo: empleados, proveedores, clientes y socios

En el marco de las empresas existen diversos factores determinantes en su actividad: internos y externos. Cuando hablamos de factores internos estamos haciendo referencia a elementos como los recursos humanos y, en definitiva, las fuerzas y debilidades de la empresa. Los factores externos, sin embargo, juegan un papel difícil de controlar. Constituyen un ámbito de cambio que puede influir rápidamente en las operaciones diarias.

Sin embargo, todavía hoy, algunos factores internos se encuentran fuera de alcance de la propia empresa. ¿Qué quiere decir esto? Que se puede trabajar para mejorar las debilidades y aumentar las fortalezas, dos características internas de todo DAFO. En el ámbito interno, nos encontramos con el factor humano, quizás el menos mencionado, pero no por ello el menos importante. Al contrario. El factor humano constituye el verdadero corazón de la empresa. Los empleados, los proveedores, los clientes y los socios son algunas de las figuras que movilizan los recursos, establecen sistemas y procedimientos, entablan relaciones y, en definitiva, encaminan a la empresa para alcanzar sus objetivos.

En la figura del responsable del cumplimiento normativo de las empresas conviene tener en cuenta que la figura de los empleados, los proveedores, los clientes y los socios se ha convertido en las cuatro vías de fuga más comunes:

1. Debe hacerse una revisión periódica de los contratos. Los empleados cumplen un papel protagonista de acuerdo con la calidad del servicio. No se trata de un mero cumplidor de normas y procedimientos impuestos, sino de un interlocutor real entre la empresa y el cliente. Está en sus manos gran parte de la capacidad de ofrecer un servicio de calidad excelente y adaptado al cliente.
2. El responsable de cumplimiento debe establecer medidas legales. Por ejemplo: cláusulas de confidencialidad y de aceptación de las políticas de la compañía con proveedores.
3. Al igual que con los proveedores, los responsables del cumplimiento normativo deben establecer políticas con los clientes para evitar posibles riesgos o incumplimientos que puedan afectar a la compañía.
4. Es recomendable contar con guías prácticas de Cumplimiento para los socios de las empresas que puedan valorar la situación normativa del sector, así como los efectos y su adaptación a los cambios regulatorios.

La figura del Compliance debe de tener en cuenta estas cuatro vías para detectar y gestionar los riesgos de incumplimiento en las obligaciones regulatorias internas y externas de la empresa. De esta forma, el desarrollo y supervivencia de éstas depende, en gran medida, del desempeño de las responsabilidades de cumplimiento normativo sobre los empleados, proveedores, clientes y socios.

El foco de la figura del Compliance: riesgos en el entorno de las empresas

Podría resultar atrevido decir que las empresas, normalmente, se centran en sus actividades internas y, a veces, descuidan los riesgos de su entorno empresarial. Ponen su foco en la producción, los recursos y, en definitiva, en aumentar sus beneficios. Sin embargo, para ello, es fundamental tener presentes las cuatro fugas más comunes de cumplimiento normativo.

Son cuatro figuras imprescindibles en la gestión de todo ejercicio empresarial. Precisamente por ello, los responsables del cumplimiento normativo deben tenerlas presentes y no olvidarse de que, en ocasiones, pueden ser las causantes de determinados riesgos. Mantenerse alerta forma parte de su trabajo, y es que la supervisión y la gestión de todas las cuestiones relacionadas con el cumplimiento normativo se han convertido en el pilar de su trabajo.

El Director de Cumplimiento se ha convertido en un cargo imprescindible de las empresas, independientemente de su tamaño. Su papel debe calar en la sociedad, y es que la reforma del Código Penal, que entró en vigor el 1 de julio de 2015, y el alud normativo que han recibido algunas actividades, ha hecho necesaria la incorporación del Compliance dentro de las empresas. 

En tu negocio ¿es importante la cartera de clientes?, ¿la actividad?, ¿los objetivos?, ¿la reputación?, ¿los beneficios?, ¿la calidad?, ¿tus trabajadores?... Seguramente, tu respuesta haya sido sí.

Pero …, ¿no te olvidas alguno?