¿En qué consiste el gestor de tareas de Cibernos?

Elaborar documentos, repartir tareas, conocer el estado de los asuntos, reunirse… ¿Te recuerda a algo? Es el pan de cada día de las medianas y grandes empresas. Si dedicas gran parte de tu tiempo a estas tareas y eres una compañía geográficamente dispersa, seguramente sepas lo difícil que resulta reunirse y coordinarse para decidir.

Y como no hay mal que por bien no venga, hoy estamos de buena suerte, porque te traemos el gestor de tareas de Cibernos. Es la solución organizativa que acabará con todas las carencias estructurales de tu compañía.

¿Quieres saber de qué se trata? Vamos, no se diga más.

5 problemas organizativos de las empresas 

Es cierto que muchas empresas siguen utilizando la figura de los comités para tomar decisiones, pero al no usar datos, ni tener a mano información relevante para conocer el estado de sus tareas y organizar reuniones, inevitablemente, se cometen numerosos errores:

• Asuntos sin priorizar. 

Si no se identifica ni declara correctamente un asunto, o incluso si se inicia sin los documentos de apoyo necesarios, esa tarea generará ruido. Puede que se envíe al lugar equivocado, o peor aún, que se olvide en el tintero, provocando un caos administrativo que se traducirá en pérdida de tiempo, algo que a los participantes de los comités no les sobra. Necesitan priorizar, es clave. Al igual que declarar los requisitos para cada tipo de asunto. Deja de perder minutos y horas en tareas que no te llevarán a ningún sitio. Es tu tiempo y vale oro.

• Falta de agilidad.

En muchas compañías, a menudo, la tramitación de asuntos se convierte en una tarea tediosa, eterna y con numerosos retrasos que provocan graves consecuencias. Y lo que es peor, podrían haberse evitado si se hubieran gestionado correctamente los asuntos desde el primer momento. La toma de decisiones por parte de los comités es una labor clave para la compañía, por lo que un retraso puede provocar un time to market más elevado, pérdidas económicas, etc. ¿Todavía no eres lo suficientemente ágil en la toma de decisiones?

• Falta de seguimiento en las tareas y asuntos.

A veces, los gestores solicitan tareas por inconcreción del asunto o para requerir información complementaria para la tramitación. Ok. Está bien. Pero, ¿acaso alguien sabe en qué estado están las tareas solicitadas? ¿Qué estás haciendo para informar al respecto? Ya no vale con decir ‘lo sabe tal o Pascual’, porque en cualquier momento puede encontrarse ausente por vacaciones, jubilación o cualquier otra causa. Lo mejor es asociar automáticamente los resultados de las tareas al asunto tratado.

• Presencia física de los participantes.

Sí, estamos acostumbrados a largas reuniones presenciales en la sala de nuestra oficina. Con un binomio fijo formado por lugar y hora. Pero parece que las tecnologías, y la situación ocasionada por el Covid-19, nos han obligado a abrir la mente en tiempo record para unirnos al universo de las videoconferencias. ¿Qué pasa con los participantes en otras localizaciones, ciudades, países, municipios…? Ya no es un problema, dado que puede resolverse a través de reuniones virtuales y algún mecanismo complementario de firma diferida. Ni siquiera tienes que preocuparte por la hora entre participantes de distintos continentes. Está todo controlado.

• Falta de gestión estructurada de Actas.

El correo electrónico, el mensaje de texto, y ni qué decir tiene el envío físico de documentos, son mecanismos poco o nada estructurados de cara a las actas. Es más, requieren que cada gestor organice su propia documentación. Gracias a los modernos gestores de tareas ya puede organizarse la documentación y en relación a los asuntos tramitados por comité decisor.

¿Aún no has puesto solución? Déjanos decirte algo: estás perdiendo dinero.

Gestor de tareas de Cibernos: ¿cómo implantarlo en tu empresa?

Todo lo que necesitas para implantar el gestor de comités en tu organización resumido en 3 pasos:

• Parametrización. 

• Se declaran los distintos comités y su forma de funcionar y los asistentes.
• Se declaran los tipos de asunto a tratar y cuál es el comité de primera instancia, así como los autorizados para ser promotores.
• Se diseña una ficha con los campos adicionales que requiere el tipo de asunto.
• Se declara qué lista de decisiones puede tomar el comité con cada asunto (aplazar, aprobar, devolver rechazar, etc.).

1. Ejecución.

• Los promotores dan de alta los asuntos que se envían a los comités, aportando la documentación y los datos necesarios.
• El secretario genera un índice del día con los asuntos recibidos de cada comité.
• Los participantes reciben los asuntos de la convocatoria de su comité y el acceso a la documentación asociada.
• El día de la convocatoria se toman las decisiones para cada asunto.
• El sistema generará el acta y la conformación de las decisiones.

• Consulta.

• Los implicados podrán consultar el estado de los asuntos y actas de las convocatorias celebradas.

Gracias al gestor de tareas de Cibernos, cada miembro puede conocer el estado de cada asunto, evitar traslados, priorizar de forma automática, agilizar y normalizar la toma de decisiones, crear un buzón para cada comité, lanzar avisos y notificaciones correspondientes a cada tarea y mucho más. Además, se integra fácilmente con otros sistemas.

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