¿En qué consiste el control del cumplimiento en una empresa?

La gestión de los riesgos, la legalidad y las normativa internas es uno de los puntos más importantes para las organizaciones. Sobre todo, teniendo en cuenta la velocidad con que se actualizan los reglamentos y normas en busca del buen ejercicio y la máxima protección. 

Entre las últimas novedades, encontramos el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) relativo a la protección de los datos de carácter personal de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de estos datos y a la libre circulación de éstos, y las normas referentes al medioambiente (certificaciones ISO, norma Ekoscan o Reglamento Europeo EMAS III). 

¿Cómo puedo cumplir una empresa con las obligaciones que le imponen y se autoimpone de una manera eficaz y automática? ¿Está mi compañía cometiendo errores que la ponen en riesgo? 

Hoy vamos a compartir contigo en qué consiste el control de cumplimiento en una o en un grupo de empresas. 

Control del cumplimiento de una empresa, ¿qué es y para qué sirve?

El RC (Responsable de Cumplimiento) es la figura que actúa como cinturón de seguridad en las compañías. Sus funciones son vitales, ya que nuestras tareas del día a día, a veces, pueden ponernos en peligro sin ni siquiera ser conscientes de ello. 

Imagina que envías un correo con información confidencial a la persona equivocada, que se produce un error informático, no cumplimos con el impacto de nuestras actividades en el medioambiente, se produce algún delito contra la propiedad intelectual porque se revelan secretos empresariales o se lleva a cabo una mala gestión de los impuestos. 

¿Conoces los riesgos a los que se enfrenta tu compañía si comete alguna de estas imprudencias? 

El control del cumplimiento es el encargado de velar por que los controles implantados para minimizar o eliminar riesgos (mitigar) estén operativos y dando de sí lo máximo que se espera de ellos. Para ello, si queremos contemplar todos los aspectos GRC (buen Gobierno, gestión de Riesgos y Cumplimiento normativo), debemos dar un impulso hacia a un control integral del cumplimiento.

¿Cuáles son los incumplimientos más comunes?

Basta con echar un vistazo a la falta de medidas de control sobre la documentación para garantizar la seguridad, para darse cuenta de que la corrupción, el blanqueo de capitales, el RGPD, la materia fiscal y los proveedores se encuentran en las primeras posiciones del incumplimiento. 

• Blanqueo de capitales. Es más común en las grandes empresas y sus consecuencias pueden ser muy graves. El RC debe saber cómo prevenirlo y buscar soluciones, dado que se trata de un delito tipificado en el Código Penal y regulado en el artículo 301.

• Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Desde su aplicación en 2018, se ha convertido en una de las principales obligaciones de las empresas. El incumplimiento supone multas de hasta 20 M€ como máximo o de una cuantía equivalente al 4% como máximo del volumen de negocio total anual global del ejercicio financiero anterior. 

• Fiscal. El RC debe encargarse de definir la política fiscal interna que va a seguir la empresa, así como no perder de vista las nuevas incorporaciones de elementos que obligan a las empresas al cumplimiento. Por ejemplo: la Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales. 

• Proveedores. Cumplimiento de las obligaciones de los contratos, estar al tanto del cumplimiento con la Seguridad Social y Hacienda, además de otras obligaciones normativas.
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• ... y la lista continua en aspectos más específicos de su negocio.

¡Evita los incumplimientos en tu empresa, la mayoría de ellos se pueden prevenir!

4 características de un buen control de cumplimiento 

Para disponer del buen control de cumplimiento en tu empresa, lo primero que necesitas es un sistema de gestión que cubra al menos estos aspectos:

1. Configurable: Como el cumplimiento es un traje a medida para cada empresa, esto debe tener acomodo en el modelo de control a establecer.
2. Automantenimiento: La información a aportar para poder hacer una evaluación del estado de cumplimiento debe poder hacerse de forma que no moleste o exija mucho tiempo al resto de la empresa.
3. Autoevaluación: La identificación de los controles que no funcionan correctamente y de los riesgos que superan los umbrales fijados debe realizarse de forma automatizada. Por contra,  será manual la reacción de corrección ante estos problemas detectados en forma de Plan de Corrección. 
4. Autoseguimiento: La ejecución de las acciones de corrección identificadas debe ser exhaustivamente controlado para asegurarse de ella o en su lugar determinar los problemas que lo hayan impedido.

¿Apuestas por un control de cumplimiento integral? ¿Cómo puedes conseguirlo e implantarlo en tu compañía?

A continuación, te mostramos las principales características del control del cumplimiento con nuestro sistema tecnológico:

• Trazabilidad. Para hacer seguimiento eficaz de quién, cuándo, dónde y cómo ha participado en el diseño y evaluación del control del cumplimiento.
• Completitud. Inclusión de todos los elementos (datos, vigencias, evidencias, recordatorios, ...).
• Colaboración. Todos los empleados pueden participar en el control del cumplimiento en función de su rol asignado, incluyendo socios, proveedores y clientes.

¿Tienes dudas acerca del control del cumplimiento? ¿Quieres saber más acerca de nuestro producto Motor de Cumplimiento?  Llámanos.