Documento electrónico de empresa, aprende cómo mantenerlo seguro

¿Cómo proteges actualmente los documentos importantes de tu negocio? Los documentos electrónicos se han convertido en el pilar fundamental de la gestión empresarial. Desde contratos y facturas hasta información confidencial, la seguridad documental es esencial para proteger los activos más valiosos de tu organización. 

En este artículo, explicaremos la importancia de la seguridad documental y ofreceremos consejos prácticos para mantener tus documentos electrónicos seguros y protegidos contra amenazas cibernéticas. 

¿Qué es la seguridad documental?

La seguridad documental es el conjunto de medidas y prácticas utilizadas para proteger todos los documentos importantes en una empresa, desde su creación hasta su eliminación: facturas, albaranes, nóminas, contratos, etc. En un mundo digitalizado, donde los documentos electrónicos son cada vez más frecuentes, garantizar su seguridad es fundamental para proteger la información sensible y confidencial. En el siguiente apartado de este artículo explicaremos algunos consejos clave para su protección. 

Consejos para mantener seguros tus documentos electrónicos empresariales

Toma nota de las siguientes recomendaciones para mantener seguros tus documentos electrónicos:

Utiliza contraseñas seguras

Asegúrate de utilizar contraseñas fuertes y únicas para cada documento y plataforma. Evita contraseñas predecibles y compártelas solo con empleados autorizados.

Utiliza firma digital y software de firma electrónica

La firma digital es una herramienta que asegura la autenticidad e integridad de los documentos electrónicos. Utiliza software de firma electrónica para asegurar la validez legal de los documentos firmados.

Crea un plan para acceder a los documentos antes de escanear

Antes de escanear documentos físicos, planifica cómo se accederá a ellos digitalmente. Define permisos y niveles de acceso para garantizar que solo las personas autorizadas puedan verlos.

Establece un camino a seguir de respaldo durante desastres

Crea una estrategia de copias de seguridad para proteger tus documentos en caso de desastres, como incendios o ataques cibernéticos. Mantén copias de seguridad fuera del lugar de trabajo para aumentar la seguridad.

Cifra la información sensible

Utiliza herramientas de encriptación para proteger los documentos más importantes. Así, aunque alguien acceda a ellos, no podrá leer su contenido sin la clave de desencriptado.

Actualiza tus sistemas

Mantén al día tus sistemas operativos y aplicaciones con las últimas actualizaciones y parches de seguridad para evitar vulnerabilidades y proteger tus documentos de posibles ataques. 

Establece una política de seguridad

Crea una política de seguridad clara y comunica a todos los empleados sobre las prácticas y medidas de seguridad que deben seguir al manejar documentos electrónicos. 

Utiliza redes VPN

Cuando se accede a documentos fuera de la oficina es necesario usar una red privada virtual (VPN) para proteger la información de posibles interceptaciones en redes públicas. Las VPN aseguran la privacidad y confidencialidad de los datos transmitidos.

Forma a tus empleados en ciberseguridad

Educa a tus empleados sobre las prácticas de seguridad, como la creación de contraseñas fuertes, la detección de correos electrónicos de phishing y el uso de redes WiFi seguras. La capacitación y formación en ciberseguridad es esencial para evitar brechas de seguridad causadas por errores humanos.

¿Quieres saber más?

Ten en cuenta que mantener seguros tus documentos electrónicos empresariales requiere una combinación de tecnología, políticas y concienciación. Al aplicar estos consejos, podrás proteger la información valiosa de tu empresa y mantener la integridad y confidencialidad de tus documentos en el entorno digital actual.

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